CERCLES Bibliothèque Numérique Dalloz : retour d’expérience du SCD de l’université de Strasbourg

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« Genèse » du Chantier CERCLES de la Bibliothèque Numérique Dalloz

Le chantier “CERCLES BNDalloz” a été initié par le SCD de l’Université de Strasbourg en avril 2016 (sa fin est prévue pour le printemps 2017).

Il fait suite à l’immersion de Catherine Storne à l’Abes en janvier/février 2016.
Les objectifs de cette immersion étaient à la fois de rapprocher les équipes “docelec” et “catalogage” pour mieux signaler les ressources électroniques et de circonscrire la relation éditeurs et bibliothèque dans le traitement des métadonnées.

La documentation électronique seconde, voire prend le pas –pour certaines disciplines- sur la documentation papier. Il est dès lors nécessaire aux bibliothèques de s’inscrire comme acteur de leur signalement. Le SCD de l’université de Strasbourg a voulu participer, au travers de ce projet, à cette transition.

Organisation du Chantier CERCLES

L’équipe

L’équipe en charge de ce projet se compose de deux personnes :

  • Stéphanie Himber, responsable du chantier CERCLES BNDalloz.
  • Stéphane Rehlinger

Ne bénéficiant pas de temps dégagé pour se consacrer prioritairement à ce projet, nous y avons travaillé aussi régulièrement que possible lorsque nos activités propres à notre structure nous le permettaient.
Le départ de l’initiatrice du chantier, en septembre 2016, aurait pu nous fragiliser car nous ne disposions alors que des extractions initiales. L’appui des services Interfaces & Traitements et Métadonnées de l’Abes a donc été d’une grande aide : au niveau des outils, nous avons disposé d’extractions ad hoc et bénéficié de modifications en lot ; au niveau de l’accompagnement, nous avons pu nous appuyer sur des conseils et orientations de travail.
Nous avons également pu nous appuyer sur notre collègue Catherine Banos, correspondante “publications en série périodiques et collections” au sein du SCD de l’université de Strasbourg, et sur l’équipe du CR Alsace du Sudoc-PS de la BNUS – Christine Hecht et Estelle Cade – pour les demandes de numérotation ISSN des collections électroniques.

Périmètre du chantier

Le corpus initial – circonscrit en février 2016 – compte environ 1950 notices bibliographiques auxquelles s’ajoutent les versements réguliers de nouveaux titres, soit actuellement près de 2150 notices.
Il convient d’y ajouter les 40 notices de collection dont seulement 6 étaient présentes dans le Sudoc avant le début du chantier.

Lors du travail préparatoire sur ce corpus, les notices Oa ont été créées par copie des notices Aa existantes puis enrichies et corrigées par l’Abes.

Ci-dessous le tableau des modifications apportées par script vbs lors de la création par copie

Notice papier Notice d’e-book correspondante
001 Non repris
002 Non repris
003 Non repris
008 Par défaut : $aOax3
010 Non repris
020 Non repris
021 Non repris
033 Non repris
034 Non repris
035 Remplacé par défaut par : ##$aBNDalloz
073 Non repris
106 Non repris
135 Ajout par défaut : ##$av$br$cm$e#$gm$ia$ja
181 Ajout par défaut : ##$P01$ctxt
182 Ajout par défaut : ##$P01$cc
215 Non repris
225 Non repris
230 Ajout par défaut : ##$aDonnées textuelles
337 Ajout par défaut : ##$aNécessite un logiciel capable de lire un fichier au(x) format(s)Widelook ou Widelook Flash
410 Non repris
452 Ajout par défaut : ##$0″ + ancienPpn
801 Non repris
802 Non repris
830 Non repris

Ci-dessous les enrichissements

zone
010 ISBN électronique
100$a / 210$s dates du tableau-Dalloz ajoutées en 100$a et 210$d (par écrasement de celles éventuellement présentes)
205 Numéro d’édition tiré de la BNDalloz
676 $a340
859 URL fourni par l’OAI-Dalloz

Une fois ces deux opérations terminées, il restait environ 570 notices ou titres à traiter :
Cataloguer les documents électroniques pour lesquels la notice papier n’existe pas ;
Vérifier / corriger les notices Oa déjà présentes dans le Sudoc ;
Vérifier les notices susceptibles d’être des doublons. Dédoublonner quand nécessaire ;
Enrichissement des notices absentes de l’entrepôt OAI-Dalloz.

… et quelques 1830 notices Oa créées par l’Abes à enrichir ou à corriger.

Si la taille de ce corpus est relativement modeste, son signalement dans les catalogues est fortement attendu par les collègues. Aussi, plus que la complexité du traitement catalographique, c’est l’impératif de la réalisation du chantier pour fin 2016/janvier 2017 (comme nous nous l’étions fixé) qui nous a préoccupé.

Organisation du travail

  • Nous avons élaboré des outils de travail que nous avons partagés sur un dossier commun et nous disposions d’un espace collaboratif de travail proposé par l’Abes.

Outils de suivi
▹Tableau de suivi étape par étape ;
▹Tableau de suivi des demandes ISSN ;
▹Tableau des erreurs à corriger : notices doublons, 859 doublons, pb. d’eISBN, erreur de référencement Dalloz, … ;
▹Sauvegarde de plusieurs extractions servant de base de travail ;
▹Tableau détaillé des zones retenues pour le catalogage des documents électroniques.
▹Liste des nouveaux titres versés sur la base depuis mars 2016 : pISBN-eISBN-titre-édition-collection-date de mise en ligne-eppn-URL ;
▹Suivi pour info. au réseau / tableau de bord ;
▹Extractions réalisées par l’Abes.

Le manuel CERCLES de suivi du chantier est disponible ICI

  • Nous avons construit nos scripts vbs :
    Avec Nicole Krieger, correspondante SUDOC pour notre structure, nous avons déterminé les zones Unimarc que nous utiliserons pour créer et enrichir les notices Oa. Dans un document interne, nous avons commenté chaque zone et détaillé la forme du contenu de celle-ci.
    Nous avons formalisé le tout au travers d’un script que nous avons enrichi au fur et à mesure des consignes communiquées par l’Abes (ex. zones 339, 035).

Script vbs des notices bibliographiques :

"010 ##$AISBN$bebook"&vblf&_
"035 ##$aBNDalloz_"&vblf&_
"135 ##$av$br$cm$e#$in"&vblf&_
"181 ##$P01$ctxt"&vblf&_
"182 ##$P01$cc"&vblf&_
"230 ##$aDonnées textuelles"&vblf&_
"303 ##$aDescription d'après la consultation du 2017-MM-JJ"&vblf&_
"304 ##$aTitre provenant de la page de titre de la version électronique"&vblf&_
"305 ##$aVersion électronique de la XXe édition, Paris : Dalloz, 20"&vblf&_
"307 ##$aPagination de l'édition imprimée : XXX p."&vblf&_
"310 ##$aAccès réservé aux usagers des établissements qui en ont fait l'acquisition"&vblf&_
"320 ##$aBibliogr. p. XXX de l'édition imprimée"&vblf&_
"339 ##$aHTML$d20"&vblf&_
"339 ##$aSWF$d20"&vblf&_
"337 ##$aNécessite un logiciel capable de lire un fichier au(x) format(s) Widelook ou Widelook Flash"&vblf&_
"452 ##$0PPN imprimé"&vblf&_
"676 ##$a340$v22"&vblf&_
"830 ##$aChantier CERCLES 2016 ! Ne pas modifier cette notice sans avoir vérifié le périmètre d'intervention sous la responsabilité de : SCD de l'université de Strasbourg. Pour plus d'information, consultez le manuel CERCLES du GM."&vblf

  • Nous avons procédé de la même façon pour les notices Od
    Script vbs des notices de collection :
008 ‎$aOdx3
100 0#‎$a200X‎$d200X-
101 0#‎$afre
102 ##‎$aFR
104 ##‎$ak‎$by‎$cy‎$dba‎$e0‎$ffre
106 ##‎$ar
110 ##‎$ab‎$by‎$cb‎$em‎$f0‎$gy‎$hy‎$i0
135 ##‎$av‎$br‎$cm‎$dn‎$e#‎$gm‎$hn‎$in‎$ja‎$kn
181 ##‎$P01‎$ctxt
182 ##‎$P01‎$cc
200 1#‎$a@Codes Dalloz universitaires et professionnels
210 ##‎$aParis‎$cÉditions Dalloz‎$d[200?]-
230 ##‎$aDonnées textuelles
301 ##‎$aDemande de numérotation ISSN en cours
303 ##‎$aNotice réd. d'après la consultation du 2016-07-06
304 ##‎$aTitre provenant de l'écran-titre
310 ##‎$aL'accès à cette ressource est réservé aux usagers des établissements qui en ont fait l'acquisition.
326 ##‎$aCollection
337 ##‎$aNécessite un logiciel capable de lire un fichier au(x) format(s) Widelook ou Widelook Flash
452 ##$0LIEN VERS Ad
517 ##‎$a@Codes Dalloz

Travaillant à deux personnes sur ce corpus et étant dans des établissements distants, il était capital d’assurer un traitement uniforme des notices au risque de devoir s’entre-corriger.

Le traitement

Suite à l’étude des extractions initiales et à l’étude de la qualité des métadonnées, il a été décidé de créer les notices Oa par duplication des notices Aa pré-existantes et de les corriger / compléter le cas échéant à l’aide des données venues du site  Dalloz.
Aussi, contrairement à d’autres chantiers CERCLES, nous n’avons pas été concernés par la création d’autorités.

Plusieurs opérations ont fait l’objet de modifications en lot par l’Abes à partir d’extractions de sous-ensembles. C’est le cas de l’insertion des zones 035, 225/410, 304, 310, 339, 830, 859.
Le reste des vérifications et traitement des « cas spéciaux » s’est fait manuellement.

Concrètement, les opérations que nous avons eues à mener étaient :

  • des enrichissements ou corrections de notices bibliographiques et de collection : pour cela, nous avons travaillé à partir des extractions initiales et à partir des extractions de sous-ensembles, résultats de modifications en lot, faites tout au long du chantier.
  • des créations de notices bibliographiques et de collection : nous nous sommes appuyés – quand cela a été possible – sur la notice Aa existante que nous avons dupliquée et modifiée à l’aide de notre script.

Chaque création / vérification de notice s’est faite à partir de la « fiche de l’ouvrage » Dalloz + affichage / consultation du document électronique.

Quelques chiffres

Notices de collection Traitement en lot Traitement manuel
Création de notices de collection + demande de numérotation ISSN 39 notices
Doublons
notices dédoublonnées env. 50 notices
URL
Vérification de notices sans URL 34 ppn
Modifications
Insertion zone 010 $a 120 notices
Insertion zone “035BNDalloz” 2081 notices 13 notices
Insertion zones 181/182 5 notices
Insertion zones 225/410 1434 notices 716 notices
Insertion zone 230 1901 notices
Insertion zone 830 1901 notices
Insertion zone 859 “URL” 1726 notices
Zone 859 : substitution de l’URL pointant vers la notice de présentation par l’URL pointant vers le document 380 notices
suppression zone 073 273 notices
Suppression zone 839 30 notices
Créations
création manuelle de notices Oa env. 240 notices

Problèmes rencontrés

  • Numérotation ISSN des collections électroniques :
    L’intitulé de la collection électronique mentionné sur la fiche de présentation de la base Dalloz diffère de la mention de collection signalée sur la page de titre de la version électronique du document (nouvelle collection ou absence de série). Du coup, certaines demandes de numérotation ISSN ont été rejetées par le Centre ISSN France. Ces dernières ont été relancées en mars 2017 avec un dossier étoffé. Sont concernées les collections suivantes :
    ▹Cours
    ▹Dictionnaires Dalloz
    ▹Etudes, mélanges, travaux
    ▹Hors collection
    ▹Hors collection Dalloz / Hors collection Delmas / Hors collection Sirey
  • Communication de l’URL d’accès :
    Nous avons communiqué  les URL au fur et à mesure à l’Abes en complétant un fichier partagé (contenant déjà les PPN des notices créées).  l’Abes ne peut les récupérer directement et facilement via le service dédié Dalloz, un long nettoyage préalable des données récupérées est nécessaire via Open Refine avant de pouvoir les insérer en lot dans les notices.
    Nous avons utilisé le service mis à disposition par Dalloz :
    Test de service BND ☞ http://www.dalloz-bibliotheque.fr/services/bndtest.php?isbn
  • Accès aux anciennes éditions déjà retirées de la base Dalloz. Grâce au même service Dalloz, via l’ISBN (consigné dans les premières extractions) nous avons pu trouver les informations éditeur du document électronique.

dalws

  • Fiche de présentation BNDalloz incomplète ou erronée : absence de l’édition, ISBN doublon, … ;
  • Nombre réduit de connexions simultanées (5) nous obligeant à différer la consultation / le traitement des documents.

Questions soulevées

  • Lors du traitement catalographique :
    • Quel sort réserver à la zone 205 ?
      Pour la BNDalloz, la version électronique est la reproduction de la version imprimée ; c’est donc tout naturellement que Dalloz signale dans la « fiche de présentation » de l’ouvrage électronique, le numéro de l’édition imprimée. La BNDalloz donnant accès à plusieurs éditions du même titre, nous avons choisi de mentionner le numéro d’édition de la version imprimée conformément à ce que Dalloz fait dans sa base.
      Nous avons ajouté également la zone 305 :
      Ex. 305 ##‎$aVersion électronique de la 2e édition, Paris : Dalloz, 2016
    •  Que faire de la mention « matériel d’accompagnement » ?
      Il a été décidé de garder cette information en zone 327.Ex. 327 2#‎$aLa ressource ne donne pas accès aux données contenues sur le CD-ROM accompagnant l’édition imprimée
    • Notices de collection : comment dater le début d’une collection électronique, sachant que la BNDalloz est une base dont la mise à jour est régulière ?
      Il a été convenu que c’est l’année de mise en ligne du premier titre dans la collection qui compte. A défaut de la connaître, nous avons considéré la date comme incertaine :
      100 $a 20XX, 100 $d20XX-… et en 210 $d [20??]-
  • Cas de l’exemplarisation :

La question s’est posée de s’exemplariser de suite sous les notices créées par duplication en février/mars 2016 ou d’attendre la fin du chantier CERCLES.
Certaines bibliothèques, en option « Mises à jour propres » pour leur transferts réguliers, ont décidé de se localiser sous les notices fraîchement créées par copie, au risque de récupérer en local des notices incomplètes et perfectibles. D’autres, en option « toutes mises à jour » ont pu bénéficier de la mise à disposition rapide de nos créations, en ayant la garantie de recevoir au fil de l’eau nos enrichissements.
Ici, le SCD de l’université de Strasbourg a opté pour l’exemplarisation en fin de chantier. Les modalités n’ont pas encore été définies ; il a toutefois été décidé de créer une double localisation si la ressource électronique est présente sur deux bases (le plus souvent ScholarVox) car la BNDalloz est pressentie comme une base relativement stable.

  • La pertinence du corpus :
    Les sciences juridiques étant une discipline pour laquelle l’information est vite obsolète, nous nous sommes demandé s’il était utile et pertinent de signaler des éditions anciennes.
    La réponse n’étant pas clairement tranchée, nous avons traité tous les titres dont nous avions connaissance.
    A voir par la suite si nous procéderons à une sorte de « désherbage » du catalogue.A titre d’exemple, le titre suivant (ppn 191184985) : Comptabilité et gestion des associations : système comptable, gestion financière, analyse et contrôle de gestion / Francis Jaouen. – 11e éd. [à jour au 22 décembre 2008]. – Paris : Dalloz : Delmas, 2009. – (Encyclopédie Delmas).
    La notice ne comporte pas le champ 859 car le titre n’est plus accessible via la base et l’URL n’est pas connu.

Nos impressions sur cette expérience

Ce type de chantier nécessite un investissement important :

  • du temps pour organiser le travail, pour assurer un suivi régulier et être réactif aux diverses sollicitations ;
  • de la concentration pour jongler, au sein de la même journée, entre nos activités initiales et l’étude d’extractions / traitement de notices.

Nous n’avons été que deux personnes à nous lancer dans ce chantier. Après réflexion, cela n’a sans doute pas été un mal car le travail de coordination n’aurait été que plus important si nous avions été plus nombreux.

La création des notices Oa par copie des notices Aa nous a grandement soulagé. Du coup, nous avons eu relativement peu de notices à créer eu égard à la taille du corpus initial.
En outre, il me semble que pour mener à bien ce type de chantier, il est nécessaire de trouver l’appui d’une équipe capable de manipuler les métadonnées dans tous les sens, de faire des extractions du corpus et des modifications d’ensemble. Grâce aux équipes de l’Abes, nous avons pu avancer à pas de géant dans le traitement des notices.

Et la suite ?

Conformément au principe du dispositif CERCLES, où l’établissement reste le référent sur le corpus pour le réseau Sudoc, le SCD de l’université de Strasbourg maintiendra l’effort de mise à jour. En effet, Dalloz fait partie des éditeurs qui ne fournissent pas (encore ?) de métadonnées exploitables qu’il serait possible de traiter de façon automatique ou presque pour alimenter le SUDOC et d’autres outils.
En s’appuyant sur le nombre de titres versés sur la base en 2016, nous pouvons estimer le nombre de nouveaux titres annuels à environ 200.
Se pose en sus la gestion des titres quittant la base : introuvables via la BNDalloz mais consultables si l’URL est connue (… pour le moment).

La page dédiée au corpus Dalloz bibliothèque numérique est désormais disponible dans le manuel import ICI

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« Kandinsky circles int’l july » (CC BY-NC-ND 2.0) by CaZaTo Ma

Stéphanie Himber
Responsable du chantier CERCLES BNDalloz

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CERCLES : retour d’expérience du SCD de l’Université de Picardie Jules Verne sur le corpus CAIRN

Les origines

Les questions sur SUCAT

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Nouvelle adjointe à la gestion de la bibliothèque numérique dans mon établissement, et chargée du signalement des e-books, je me suis posé beaucoup de questions quant au traitement de ces ressources. J’ai étudié de près les avantages et inconvénients de l’exemplarisation automatique, notamment en terme de qualité et de complétude des notices, et lancé une question ouverte aux catalogueurs de ressources en ligne sur SUCAT (ndlr : la liste de diffusion des catalogueurs du réseau Sudoc), posant les questions qui me taraudaient, intitulée : « Aux catalogueurs des bibliothèques numériques ».

Les réponses ont afflué, l’ABES a également répondu que cela figurait parmi ses préoccupations actuelles.

La mise en place de CERCLES

Des pistes de résolution et une expérimentation avec un SCD sur le principe de mutualisation du traitement de la qualité des données de ressources électroniques dans le Sudoc étant déjà en cours, l’ABES m’a proposé de faire partie du projet naissant.

L’engagement

Avec l’accord de ma hiérarchie, un acte d’engagement a été signé entre mon établissement et l’ABES, mentionnant le périmètre d’action et les délais engagés.

Délimitation du périmètre d’action :

Un corpus clos a été établi par l’ABES, avec l’édition d’un tableau de PPN, édité à une date D, et dans lequel tout nouveau versement n’apparaîtra pas, soit une liste de 4852 notices à traiter.

Axes d’enrichissements :

L’accord initial prévoyait une mise en lien des 7xx, et le travail collatéral : indicateurs, codes de fonction, création d’autorités au besoin.

Évaluation en amont des notices du corpus :

Un travail préalable, sur un échantillon de 50 notices, m’a permis de faire une estimation du temps passé, mais aussi et surtout de constater nombre de surprises, et donc, d’élaborer quelques changements d’orientation, exposés et acceptés par l’ABES : ainsi, les notices dans lesquelles les auteurs étaient déjà liés, ont été exclues de mon champ d’action. Les notices dans lesquelles des liens étaient à créer sont restées à ma charge (1484 PPN).
Pour celles-ci, je me suis engagée, en plus de créer les liens et les notices d’autorité le cas échéant (+ travail collatéral pré-cité) :

  • à contrôler la construction des 200 ($f $g) ;
  • à redistribuer en conséquence les zones et codes de fonction en 7xx ;
  • à assurer les modifications suivantes : caractères parasites, arobase mal positionné, désordre des sous-zones en 200 ;
  • à signaler tout problème d’URL (ABES et Cairn).

Mon périmètre initial a été certes réduit (on est passé de 4852 notices à 1484), mais les modifications apportées sont finalement plus nombreuses et plus poussées.

Le chantier d’enrichissement

Traitement en pratique

By_Horla_Varlan_CC_BY

Étape 1 : j’ouvre les outils dont j’ai besoin

  • l’espace collaboratif CERCLES (les 3 documents « tableau de bord », « suivi pour info réseau » et « tableau de suivi »)
  • WinIBW
  • la plateforme « Cairn.info« 

Étape 2 : j’affiche la notice WinIBW à étudier (je copie/colle le PPN à partir de mon « tableau de suivi »)

Étape 3 : je copie/colle l’URL de la zone 859 dans « Cairn.info » pour vérifier l’URL fournisseur et accéder à la ressource

Si l’URL est erronée, je recherche par titre puis demande de modification de la zone 859 à l’ABES via le guichet d’assistance + signalement à Cairn + transmission au Correspondant Catalogage pour diffusion de l’information sur les listes, afin que les bibliothèques actualisent leur E856. Je corrige immédiatement la zone E856 de mon exemplaire.

Étape 4 : j’ouvre le document dans « Cairn.info » (en PDF ou en HTML) pour accéder à la page de titre notamment, source principale de catalogage. Je commence le travail de vérification / enrichissement :

  • vérification de la conformité de la zone 200 $a, $e ; $f ; $g, et corrections le cas échéant
    • toujours, les auteurs, toutes responsabilités confondues, sont présents en $f
    • souvent, il manque $e
    • souvent, $e est mal placée (après $f)
  • redistribution des 7XX et des codes de fonction, corrections
    • toujours, il n’y a que des 700 et 701, pas de 702 (beaucoup d’auteurs en réalité « directeurs »)
    • toujours, les indicateurs des 7XX sont erronés
  • mise en lien des 7XX
    • création d’Autorités Personnes Physiques (APP) le cas échéant
    • vérification des liens déjà faits : parfois, les liens sont erronés (homonymes)
    • vérification des données codées des APP (zone 106 en particulier)
    • si un doublon APP est identifié, transmission au Correspondant Autorité
  • vérification de l’indication du type de document : 200 $b ou 181-182
    • parfois, les deux coexistent : suppression de 200 $b
  • vérification de la zone 300, et corrections le cas échéant
    • souvent, des caractères parasites sont présents

Étape 5 : je légende mon document « tableau de suivi », selon mon code couleurs

Étape 6 : je trie et chiffre le travail effectué

Étape 7 : je reporte les informations dans le « tableau de bord » (le récit au jour le jour de mon travail, pour l’ABES et pour moi) et dans le document « Suivi pour info réseau » (les infos sur l’avancée du chantier, pour les membres du réseau).

Dans le SIGB Horizon, la mise à jour du catalogue local s’effectue au fil des corrections, par le transfert régulier quotidien.

Les moyens

Outil collaboratif et référent :

Le répertoire BOUDA (GED de l’ABES), un temps utilisé, puis le GoogleDrive permettent un accès garanti aux outils de suivi. Merci à l’ABES de les avoir mis à disposition.

Outils « maison » :

Pour gagner du temps, je me suis créé des « messages-modèles », à destination du guichet d’assistance ABESstp, des Correspondants Catalogage et Autorité de mon établissement, de mon interlocutrice chez Cairn. Je n’ai plus qu’à y remplacer les PPN et/ou URL.

Les difficultés :

  1. L’engagement dans le temps : seule sur la gestion de ce chantier, et occupée comme tout un chacun par les tâches quotidiennes et les autres projets de mon établissement, je n’ai pas pu respecter le délai imparti. De plus, l’accord initial ne prévoyant pas un travail si poussé sur les notices, l’estimation du temps de traitement s’est vite avérée complètement fausse.
  2. Les créations d’APP : elles peuvent s’avérer difficiles, si ni IdRef ni l’ouvrage lui-même ne fournissent d’information sur l’auteur. La zone 340 de l’autorité ne peut donc être renseignée.

Conclusion

Bilan quantitatif

C’est là où le bât blesse : surprises au gré du chantier, suivi du chantier en solitaire, charge de travail, … La quantité de notices traitées est loin de celle visée. Le traitement est long. En cette fin d’ année universitaire 2015-2016, 493 notices sont traitées selon les modalités approfondies, pour 814 liens en 7XX et 56 créations d’APP.

Bilan qualitatif

  1. La qualité du Sudoc : à propos du travail effectué, je suis plutôt satisfaite. Une satisfaction à la fois personnelle, parce que le format des notices d’e-books, nouveau à mes yeux n’a plus de secret pour moi, et aussi professionnelle, de par la contribution à l’enrichissement de ces notices, et ceci non seulement pour mon établissement, mais à l’échelle du réseau (ndlr : depuis avril 2016, la BNU de Strasbourg s’est aussi lancée dans un chantier CERCLES sur les monographies encyclopédiques CAIRN).
  2. La qualité des notices fournies par l’éditeur : mon interlocutrice chez Cairn compile les types de problèmes rencontrés, et veille à l’amélioration future de la fourniture des métadonnées, afin de ne pas reproduire ces problèmes désormais identifiés.

L’ABES et moi

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Mon référent est toujours disponible. Merci à Kattialyn G. et aussi à Laurent P. ! J’ai été très honorée que l’ABES m’ait proposé ce projet. Je me sens d’autant plus active au sein du réseau que mon établissement participe à un chantier de mutualisation d’enrichissement des données.

La valorisation et la visibilité des données n’est pas une mince affaire, mais à l’heure de l’évolution des catalogues de bibliothèques, une collaboration entre les éditeurs et l’ABES, mise en pratique par les membres du réseau, est capitale.

Aurélie Bec, pour le SCD de l’université de Picardie Jules Verne  logo_scd_upjv

 

 

CERCLES : 4 NOUVEAUX CORPUS

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Le dispositif CERCLES s’agrandit : 4 nouveaux corpus vont être pris en charge par 4  établissements (2 nouveaux établissements, et 2 établissements déjà référents sur un précédent corpus).

Corpus « American Mathematical Society », Bibliothèque Universitaire Pierre et Marie Curie

  • Corpus : e-books AMS, dont les séries « Memoirs of the AMS » – 2500 titres
  • Période de travail : mai 2016 – décembre 2017
  • Responsable du chantier : Yves Momboisse
  • Axes d’enrichissement : vérification des ISBN, création et complétude des liens 4XX, 6XX et 7XX, création et numérotation ISSN des collections électroniques
  • Le «+» du chantier  :
    • engagement sur la fusion de notices en cas de doublon
    • bonne connaissance du dispositif par le responsable de chantier
    • chantier initié par les bibliothèques MIR qui ont lancé un appel à collaboration auprès des établissements du réseau national des bibliothèques de mathématiques (RNBM) dont elles font partie
    • fort engagement de cet établissement dans le dispositif : la BUPMC prend déjà en charge le corpus ENI (avec la BIU Montpellier) et s’apprête à lancer un 3ième chantier, sur un autre corpus de mathématiques.

Corpus « Cambridge University Press – Sociology 2013-2015 », Bibliothèque de la Fondation Maison des Sciences de l’Homme

  • Corpus : e-books Cambridge University Press – 167 titres
  • Période de travail : avril 2016 – septembre 2016
  • Responsable du chantier : Jeanne Longevialle, Fabrice Mouillot
  • Axes d’enrichissement : création et complétude des liens 4XX, 6XX et 7XX, création et numérotation ISSN des collections électroniques, création des notices d’autorités si nécessaire, traitement des zones 309.
  • Le «+» du chantier  :
    • bonne connaissance du dispositif par les responsables de chantier
    • fort engagement de cet établissement dans le dispositif : la FMSH milite depuis longtemps pour un signalement de qualité des ressources électroniques, et pas seulement dans les outils de découverte.
    • appel ouvert à collaboration avec un autre établissement : la FMSH a fait le choix de ne pas lier sa politique documentaire à la politique commerciale de l’éditeur, et n’a acquis, sur ce bouquet « Sociology 2013-2015 », que les 162 titres qui intéressent ses usagers. L’ABES lance donc un appel aux établissements du réseau intéressés par ce corpus, pour collaborer avec la FMSH dans le cadre de CERCLES et prendre en charge les 41 titres restants.

Corpus « Cairn – monographies encyclopédiques », Bibliothèque Nationale Universitaire de Strasbourg

  • Corpus : e-books « Que sais-je ? » et « Repères » – 1955 titres
  • Période de travail : avril 2016 – avril 2017
  • Responsable du chantier : Christine Hecht
  • Axes d’enrichissement : création et numérotation ISSN des collections électroniques, création et complétude des liens 4XX et 6XX
  • Le «+» du chantier  :
    • choix d’un corpus pluridisciplinaire, intéressant un grand nombre d’établissement
    • collaboration raisonnée et concertée avec un autre établissement CERCLES, le SCD de l’université Jules Verne – Picardie, en charge du corpus CAIRN « toutes collections ». Les axes d’enrichissements ont bien été délimités entre les deux chantiers : à Amiens, on enrichit les zones 7XX (et les mentions de responsabilité en 200) alors qu’à Strasbourg, on ne travaillera qu’à l’amélioration des zones 4XX et 6XX.

Corpus « Dalloz », SCD de l’université de Strasbourg

  • Corpus : e-books  Dalloz – 600 titres (sur 1800 notices)
  • Période de travail : avril 2016 – décembre 2016
  • Responsable du chantier : Stéphanie Himber
  • Axes d’enrichissement : création des notices manquantes, vérification des dates sur les notices existantes, contrôle et correction des URL d’accès, création et numérotation ISSN des collections électroniques
  • Le «+» du chantier  :
    • choix d’un corpus indispensable pour toutes les bibliothèques de droit
    • collaboration en amont avec l’équipe du Hub de métadonnées de l’ABES : comme cela s’est passé pour le chantier CERCLES mené par le SCD de l’université de Lyon 1 Claude-Bernard, en 2015, le chantier DALLOZ a bénéficié d’une première salve de traitements automatisés, pour laisser l’établissement se concentrer par la suite sur les enrichissements plus complexes. Le récit de cette collaboration intéressante fera l’objet de plusieurs billets, publiés prochainement, sur ce blog.

 

 

Comment suivre ces 4 nouveaux chantiers, et les autres ?

Un Manuel « CERCLES  » est désormais en ligne, sur le Guide méthodologique du Sudoc. Le détail de chaque chantier y est mentionné, et tout le monde peut suivre la progression du travail, s’il consulte régulièrement le rapport statistique alimenté par chaque responsable. Un moyen de rester  informé, et de soutenir ces collègues ! CERCLES_manuel

Comment CERCLES fait bouger les lignes

CERCLES_Hula_Hoop_bu_Mari_Francille_via_Flick_CC_BY_SA_2_0Le dispositif, qui pour l’instant répond aux objectifs et semble convenir au réseau, fait évoluer les comportements et les pratiques, non seulement entre les établissements, mais aussi avec l’ABES et également -parfois- avec les éditeurs. Le « cercle vertueux », visé à l’origine, commence à se mettre en place, comme en témoignent de récentes collaborations Etablissement-ABES – éditeurs, dont il sera question lors de la session parallèle « Un cercle vertueux », le 10 mai prochain, pendant les Journées ABES 2016.

CERCLES : tous concernés !

 Mon établissement n’est pas dans CERCLES. En quoi suis-je alors concerné par ce dispositif ?

Le dispositif CERCLES est le premier dispositif formalisé d’enrichissement collaboratif au sein du réseau Sudoc. Les établissements volontaires prennent en charge un corpus, et concentrent leur activité d’enrichissement des notices sur ce seul corpus. Au niveau du réseau, la charge de travail est mieux répartie, et les corpus qui bénéficient d’un travail d’enrichissement programmé sont mieux identifiés.

Le résultat sert la communauté. Tout membre du réseau Sudoc est donc concerné par CERCLES, que son établissement soit actif dans le dispositif ou pas.

Tout catalogueur peut être amené à travailler sur une notice d’un corpus CERCLES.

Parce que son établissement a acquis la ressource, au titre ou dans le cadre d’un bouquet, un catalogueur peut être amené à se localiser sous une notice bibliographique d’un des corpus pris en charge.

Parce qu’il est toujours consciencieux, le catalogueur examinera la notice avant d’y créer son exemplaire, et sera tenté, s’il y voit des erreurs ou des lacunes, de les corriger. S’agissant d’erreurs ou de lacunes « classiques » (i.e. vérification de conformité aux normes de catalogage), il a toute la légitimité pour le faire. S’agissant d’enrichissements ciblés et propres aux particularités de ce corpus, il pourrait empiéter sur les prérogatives des référents dudit corpus. Et risquer, en toute bonne foi mais par mégarde, d’interférer dans leur travail.

Un exemple récent illustre ce risque.

Sharp crayons pointing up

Le corpus des e-books d’Open Edition, pour lequel le SCD François Rabelais de Tours est référent CERCLES,  présente des notices bibliographiques avec de multiples mentions de responsabilité (en 200 $f ou $g). En accord avec l’ABES, une consigne particulière a été adoptée pour le traitement de ces notices : basculer les mentions de responsabilité en zone 314, créer des liens auteur (701) pour au moins les 3 premières mentions signalées, et laisser les autres accès auteur, même non liés.
Un catalogueur non avisé de cette consigne risquerait de défaire le travail initié par les collègues tourangeaux.

La consigne a donc fait l’objet d’un message sur la liste des catalogueurs (SUCAT) et des correspondants catalogage (CORCAT).

CERCLES_message_Tours

Nous invitons par conséquent tout catalogueur, lorsqu’il souhaite intervenir sur une notice d’un corpus CERCLES pour y apporter des modifications d’importance,  à contacter le référent du corpus, afin de s’assurer que son intention ne contredit pas un consigne spécifique.

Pour cela, il lui faut bien connaître les corpus CERCLES, les chantiers en cours, et les référents à contacter.

Une excellente solution serait l’insertion, dans ces notices, d’une note interne 830, destinée aux catalogueurs des réseaux Sudoc et Sudoc-PS, qui dirait (pour l’exemple du corpus Open Edition) « Chantiers CERCLES : cette notice fait partie du corpus Open Edition (collections courantes). Merci de ne pas la modifier sans l’accord du responsable de chantier (SCD de l’université François Rabelais de Tours). Pour plus d’information, consulter le guide méthodologique… ». L’ABES y est favorable, mais la solution n’est pas encore techniquement mise en place. Alors en attendant, pour informer largement le réseau des chantiers en cours, c’est un nouveau manuel qui donnera aux catalogueurs toutes les informations nécessaires.

CERCLES_acces_manuel

Un nouveau manuel, accessible depuis le Guide méthodologique

Dans ce nouveau manuel « CERCLES », on trouvera :

  • la présentation du dispositif CERCLES
  • la procédure pour candidater
  • le tableau récapitulatif des chantiers, et l’établissement référent

Et chaque lecteur aura la possibilité de suivre l’avancée d’un chantier particulier, via un document d’information dynamique mis à jour par le responsable du chantier lui-même.

cercles_info_reseau

Document d’information, dynamique, destiné au réseau.

Tout administrateur du catalogue peut vouloir récupérer les notices enrichies

L’enrichissement des notices doit profiter à tous les établissements, c’est le principe de la mutualisation. Comment peut-on récupérer dans son SIGB local les notices bibliographiques enrichies dans le cadre de CERCLES ?

A) Si mon établissement est déjà localisé sous les notices

  • la récupération peut se faire via les transferts réguliers ; la condition, pour cela, est de paramétrer son transfert avec l’option « toutes mises à jour ». L’établissement récupère alors chaque notice bibliographique enrichie par l’établissement CERCLES, pour laquelle il possède au moins un exemplaire.
  • la récupération peut se faire via le service Export à la demande, si l’établissement souhaite conserver l’option « mise à jour propre » de ses transferts réguliers. Un fichier de notices bibliographiques du corpus lui sera envoyé sur demande, gratuitement dans la limite d’une demande par an.

B) Si mon établissement n’est pas encore localisé sous les notices

  • la récupération se fera lors de l’exemplarisation automatique que l’établissement aura demandé ; il récupérera les notices enrichies, et son exemplaire.

CERCLES_quel_formulaire_choisir

Export à la demande ? Exemplarisations automatiques ? Quel formulaire choisir ?

En résumé

 

The word Go made from jigsaw puzzle pieces

Puzzle par Horia Varlan CC-BY-NC-2.0 via Flickr

 

  • Un établissement prend en charge l’enrichissement d’un corpus au nom de tous.
  • Tous les établissements en bénéficient, en récupérant, via les services ABES, des notices enrichies.
  • Un manuel informe les catalogueurs des chantiers en cours.
  • Tous les catalogueurs peuvent solliciter les responsables des chantiers, et collaborer.

CERCLES : Retour d’expérience de La Sorbonne & l’École Française d’Athènes

L’engagement BIS / EFA

CERCLESLa Bibliothèque Interuniversitaire Sorbonne (BIS) et l’École Française d’Athènes (EFA), rejoignent le dispositif CERCLES en juillet 2015 et s’engagent à corriger les notices des bouquets 2011 à 2014 des Classical Studies publiés par De Gruyter. Ces e-books ont été acquis par le CADIST Antiquité pour les usagers des deux établissements.

Délimitation du périmètre d’action :

  • Corpus De Gruyter, Classical studies : 288 notices à traiter
  • Bouquets 2011, 2012, 2013 et 2014
  • Répartition par établissements :
    •      EFA : bouquet 2014
    •      BIS : bouquets 2011, 2012, 2013
  • Calendrier prévisionnel établi d’après une estimation du temps de travail par notice : 40 minutes en moyenne
  • Début du chantier : août 2015
  • Fin du chantier : fin novembre 2015

Axes d’enrichissements

Les axes d’enrichissements prévus au départ :

  • Fusion de notices en cas de doublons ;
  • Création des zones 4XX, 6XX et 7XX, et liens (amélioration et correction) ;
  • Ajout de l’indexation-matière ;
  • Nettoyage des notices (francisation des notes, correction des caractères grecs erronés) ;
  • Ajout des zones propres aux documents électroniques (305, 306, 307, etc.) ;
  • Création des notices d’autorité lorsqu’elles n’existent pas ;
  • Demande de numérotation ISSN des notices de collection et création de notices de collection si besoin.

L’évaluation en amont des notices du corpus

Pour les premiers bouquets traités (bouquet 2011-BIS, et 2014-EFA), il a été décidé de noter de façon systématique toutes les corrections apportées aux notices, afin de repérer les plus récurrentes, et ainsi avoir l’analyse la plus précise de la qualité du corpus à traiter. Pour les bouquets 2012 et 2013 en revanche, les corrections étant les mêmes, nous avons choisi de ne plus les reporter. Nous avons préféré signaler d’autres problèmes qui sont apparus avec ces bouquets : les titres présents dans plusieurs bouquets, les titres non parus et les formats disponibles (PDF et/ou EPUB).

 

Le chantier d’enrichissement

 Traitement dans WinIBW 

CERCLES_2L’EFA qui a commencé le chantier avant la BIS avec le bouquet 2014, a pu nous faire bénéficier de son avancement et de son expérience.

 Dans la pratique :

  • Recherche par MTI (mots du titre) ou TOU (tous les mots) ou ISB (ISBN) des titres fournis par l’éditeur ne permettant pas toujours de trouver la notice
  • Affichage des notices papier et électronique en « mosaïque verticale » et mise des 2 notices en « modification »
  • Copier-coller des zones 101/102/104/105, 200
  • Copier-coller de 452 ##$0 dans les 2 notices puis copier-coller du PPN de l’autre notice après le $0
  • Copier-coller des 6XX du papier vers l’électronique
  • Copier-coller des 7XX du papier vers l’électronique
  • Copie de l’URL DOI pour afficher le document sur Internet et vérifier les informations mentionnées par l’éditeur : date, format PDF/EPUB, pagination, Table des matières, document pas encore paru, gratuit/payant…
  • Exemplarisation

En avançant dans le traitement des différents bouquets, nous avons  constaté que  l’enrichissement des notices ne se limitait pas aux seules prévisions de départ. Voici, pour bon nombre d’entre elles, les corrections et améliorations apportées :

  • 100, 101, 135 (les zones des données codées) : incohérences au niveau des dates (100/210), erreurs dans les langues, etc ;
  • 200 $a, $f, $g (la zone du titre propre) : nombreuses erreurs d’indicateurs, parfois reprise du titre et des mentions de responsabilités. Egalement, suppression du « $bRessource électronique » ;
  • 3XX :
    • 302 (note sur les langues) : reprise des notes sur la version et traduction ;
    • 328 (note de thèse) : absentes le plus souvent, ou non structurées ;
    • 359 (zone de la table des matières) : l’une des parties la plus chronophage a été pour nous la reprise systématique des tables de matières ;
  • 500, 503 (titre de forme et titre uniforme) : absence systématique.

Plusieurs vérifications/corrections sur des champs particuliers ont été faites à la fin de chaque lot traité : cela a permis la reprise d’oublis.

 Traitement dans le SIGB Millennium

Un travail en amont a dû être fait avec la Cellule des Ressources électroniques et le Service informatique de la BIS afin de déterminer les données d’exemplaire à saisir dans Millennium. Après plusieurs mois de réflexion, les données exemplaires ont été validées en juillet 2015, et les paramétrages dans le SIGB effectués dans la foulée. Ainsi, dès le chargement des notices SUDOC dans Millennium, nous avons pu reprendre les données locales dans les notices items (création et exécution de fichiers de révision), et avoir un affichage satisfaisant à l’OPAC pour le lecteur.

 Traitement des demandes ISSN

Notre engagement prévoyait aussi la création des notices de collections électroniques (Od) et la demande de numérotation ISSN pour ces collections. C’est pourquoi nous avons également été amenées à travailler avec Véronique Comby, responsable du CR 26.

Nous nous sommes interrogées sur les justificatifs à fournir pour la demande de numérotation ainsi que sur la conservation des liens 452 (lien type de support de la version électronique vers  la version papier – la conservation d’un lien impliquant deux demandes de numérotation : une pour la version électronique et une pour la version imprimée). Au final, pour les justificatifs nous avons fourni les captures d’écran des collections du site éditeur. Et, pour les zones de lien 452 vers la version imprimée de la collection, les demandes n’ont tout simplement pas été traitées quand nous n’avions pas de localisation sous ces notices.

 

Les moyens mis en place

Création de scripts locaux et zones spécifiques

Afin de gagner du temps et éviter les oublis et les erreurs de saisie, différents scripts ont été créés :

  • Scripts des zones 3XX (zones spécifiques aux ressources électroniques) : Suite à un rechargement de l’ABES des notices de De Gruyter, le script de départ a dû être légèrement modifié (remplacement de la zone 336 par la zone 339). Par ailleurs, certaines zones propres aux ressources électroniques étaient déjà présentes dans beaucoup de notices, comme la 310 ou 337. Nous avons alors veillé à ne pas doubler ces zones.
 303 ##$aNotice rédigée d’après la consultation du AAAA-MM-J
304 ##$aTitre provenant de l’écran titre
305 ##$aVersion électronique de l’édition de Berlin : De Gruyter, XXXX
307 ##$aLa pagination de l’édition imprimée correspondante est de : … pages
310 ##$aL’accès complet à la ressource est réservé aux usagers des établissements qui en ont fait l’acquisition
337 ##$aNécessite navigateur et un lecteur de fichier PDF
339 ##$aPDF$dAAAA
339 ##$$aEPUB$dAAAA
  •  Script de la Zone 615 : nous avons choisi cette zone pour identifier chaque bouquet car la recherche sur le sous-bouquet « Classical studies » était impossible dans le SUDOC. Cette zone 615 permettra aux établissements qui voudront se localiser sous certains bouquets de les distinguer parmi les 38 418 notices d’e-book de l’éditeur De Gruyter. Cette zone a été ajoutée dans chaque notice, y compris lorsqu’il y avait plusieurs bouquets. La sous zone $n permet d’identifier le bouquet grâce à un numéro ISBN fourni par l’éditeur (une discussion est en cours au sein de l’ABES pour valider cette façon d’identifier les sous-lots).
615 ##$aClassical Studies 2011$n978-3-110-26121-9$2De Gruyter
615 ##$aClassical Studies 2012$n978-3-11-028896-4$2De Gruyter
615 ##$aClassical Studies 2013$n978-3-11-031709-1$2De Gruyter
615 ##$aClassical Studies 2014$n978-3-11-036961-8$2De Gruyter
  •  Script de localisation des e-books payants : zone E856 d’accès direct à la ressource en ligne : lien permanent doi -Digital Object Identifier -, ou à défaut autre lien fourni par l’éditeur  (décision collégiale avec la cellule informatique et des ressources électroniques).

 e01 $bx

930 ##$b751052105$aRessource en ligne$js
999 ##$aInitiales catalogueur
E856 4#$qPDF$zTexteintégral$uhttp://janus.biu.sorbonne.fr/login?url= http://dx.doi.org/…..
  •  Script de localisation des e-books gratuits : zone 856 et non E856 et code PEB différent (= « g » – non disponible pour le PEB car disponible pour tous).
 856 4#$qPDF$uhttp://www.degruyter.com/doc/cover/9783110266405.jpg
859 4#$qPDF$uhttp://www.degruyter.com/search?f_0=isbnissn&q_0=9783110266405&searchTitles=true
859 4#$qPDF$uhttp://dx.doi.org/10.1515/9783110266405
e01 $a21-09-15$bx
930 ##$b751052105$aRessource en ligne$jg
999 $aInitiales catalogueur
  •  Script de localisation d’une collection d’e-books :

 

e01 $bxO
930 ##$b751052105$js
955 41$4Collection de livres électroniques
999 ##$aInitiales catalogueur
E856 4#$uhttp://www.degruyter.com…

 

Outil collaboratif

Pour avancer dans ce chantier, en plus de l’organisation de plusieurs réunions et d’une correspondance email avec l’EFA pour faire le point sur les difficultés rencontrées, nous avons pu disposer d’ un espace de travail collaboratif en ligne pour un échange entre l’ABES et les établissements participant à CERCLES .

Cet outil nous a permis d’accéder à différents fichiers modifiables ou en mode de lecture seule , notamment un tableau de bord nous permettant de communiquer avec l’EFA et l’ABES. Nous avons également pu y déposer un fichier afin de suivre notre avancée sur les différents bouquets : quatre tableaux Excel indiquant la progression de notre travail avec la liste des PPN, les notices traitées, les corrections et remarques, etc..

Nous avons parfois dû reprendre l’ensemble des notices d’un bouquet en fonction des réponses données dans le tableau par l’ABES ou l’EFA ; en  exemple, la zone 336 et 339 sur le(s) format(s) : toutes les zones 336 ont été écrasées lors de chargements de l’ABES. Après demande via Bouda et attente de confirmation de l’ABES, il a fallu reprendre l’ensemble d’un bouquet pour ajouter cette zone quand elle ne figurait pas déjà dans la notice.

Bilan du chantier

Le chantier s’est déroulé sur 5 mois, de juillet à novembre 2015.

 Bilan quantitatif

L’outil Check Sudoc a permis de corriger quelques oublis : incohérences entre la date saisie en zone 100 et 210, absence de zone 410.

Eléments quantitatifs du chantier : 288 notices

  • 9 notices de collections créées
  • 15 demandes de numérotation ISSN via CIDEMIS
  • 9 autorités auteurs créées
  • 195 liens 410 faits
  • 10 liens 461 faits
  • 260 notices ayant reçu une indexation matière
  • 1026 liens 6XX faits
  • 417 liens 7XX faits  (+ les 71X non visibles par Check Sudoc)
  • 522 liens 452 dans les notices de monographies (de l’électronique vers le papier et inversement)
  • 76 liens 452 faits dans les notices de collection (de la collection électronique vers la collection papier et inversement)

 

Bilan qualitatif

La qualité des notices fournies par l’éditeur :

Les notices fournies par l’éditeur De Gruyter sont complètes mais leur structuration ne correspond pas à celle attendue dans le Sudoc.

Si le gain de temps est manifeste grâce à la saisie des données et à l’utilisation des notices bibliographiques décrivant les versions papier des ouvrages, il ne l’est pas sur les modifications à apporter pour rendre les notices du bouquet De Gruyter conformes aux exigences de qualité du Sudoc.

En moyenne, nous évaluons à 40 minutes le temps passé sur une notice entre le contrôle de la saisie des données (titres faux, tronqués …), la restructuration des champs (notamment pour le bloc des 3XX, avec des 359 inexploitables), la création des liens, l’exemplarisation …

L’ABES incite chaque établissement à mener des négociations directes avec l’éditeur afin d’obtenir des notices de meilleure qualité. (cf. démarche suivie par la MSH auprès de CUP, Cambridge University Press, ils ont conditionné leurs futurs achats à la fourniture de notices de qualité).

Un outil collaboratif plus performant :

L’outil utilisé par l’ABES (Bouda) pour permettre des échanges simplifiés entre l’EFA, l’ABES et la BIS n’a pas toujours été performant. Il devait permettre aux bibliothèques participant au projet CERCLEde poser des questions, de voir les questions posées par les autres établissements ainsi que les réponses apportées par l’ABES. Il devait aussi permettre à l’ABES d’avoir une visibilité sur le travail accompli.

Il faut noter que cet outil ne permet pas aux participants d’être prévenus lorsqu’une question a été posée ou qu’une réponse a été apportée par l’ABES ou par un autre établissement.

Sur le plan technique, la plate-forme a connu plusieurs dysfonctionnements nous obligeant à trouver des solutions pour pallier les manques (notamment lorsque l’accès à la plate-forme n’a pas été possible pendant plusieurs jours).

L’ABES est consciente des limites de cet outil (double saisie, suivi difficile des questions et des réponses) et travaille à son évolution. Une solution de contournement provisoire est le recours à Google Drive.

Réactivité de l’ABES :

Suite aux contraintes de l’EFA (mutation au 31 août de la responsable du chantier), le travail sur les notices a débuté au mois de juillet.

La période estivale a perturbé les temps de réponses de l’ABES et les temps de traitement par l’équipe de la BIS. Certaines réponses tardives de l’ABES nous ont contraintes plusieurs fois à reprendre des données (336/339, E856…).

 

Conclusion

CERCLES_le_cercle_eternel_Serge_Gladky

Rideau de fond pour Le Cercle Eternel (http://gallical.bnf.ark:/12148/btv1b8436894k)

 

 

Un traitement « facilité » :

Pour le corpus De Gruyter, nous avons bénéficié de la présence quasi systématique des notices bibliographiques de la version imprimée des documents. Cela nous a permis de copier-coller l’indexation, les liens vers les notices Autorités…

Dans une certaine mesure, on peut penser que cela a un peu contrebalancé le temps nécessaire à la restructuration des données.

La collaboration :

Ce projet a permis le travail en collaboration de deux bibliothèques distantes. Nous avons pu discuter de nos pratiques de catalogage respectives, les mettre en perspective et parvenir à établir un socle commun sur les modifications à faire.

La même démarche a été mise en place à la BIS. Des réunions régulières (6 réunions d’environ 2 heures entre juillet et début décembre) nous ont permis de discuter de nos pratiques, d’échanger nos points de vue et de valider des choix. Ces réunions étaient aussi l’occasion de faire le point sur l’avancée du chantier, de répartir les notices à traiter ou les reprises de données, poser des questions à l’ABES et discuter de leur réponse via la plate-forme Bouda …

Les objectifs et les moyens définis au départ (nombre de notices, délais, nombre restreint de personnes impliquées) ont permis que ce chantier soit conduit dans de bonnes conditions.

 La valorisation et la visibilité :

Les livres électroniques présents depuis plusieurs années en bibliothèques sont encore, à ce jour, rarement catalogués.

Le dispositif CERCLE mené par l’ABES autour de 10 corpus permet de :

  • mener une réflexion sur le catalogage des ressources électroniques
  • mettre l’accent sur la collaboration en mettant à disposition du réseau des notices de qualité, permettant une localisation automatique
  • valoriser ces ressources en les rendant visibles dans le Sudoc et dans les catalogues des établissements participants.

Pour la BIS, il permet de rendre visibles des ressources électroniques non intégrées à ENCORE et de s’inscrire dans un programme national de valorisation de ces ressources. Pour donner une suite à ce chantier, on pourra s’orienter vers une nouvelle participation à CERCLEsur un autre corpus, ou, en lien avec la Cellule des Ressources électroniques, envisager le catalogage des bases de données.

 

BISPour la bibliothèque de la Sorbonne : Marie-Line Guillaumée, Pascale Guillen-Casadesus, Natacha Sauques, Virginie Sourget.

Lien vers le catalogue de la BIS : https://catalogue.biu.sorbonne.fr/

EFAPour la bibliothèque de l’Ecole Française d’Athènes : Clélia Roos, Marie Jean.

Lien vers le catalogue de l’EFA : http://www.catalogue.efa.gr/client/efa

CERCLES : retour d’expérience de la FMSH

Un premier chantier terminé

Un premier chantier terminé

Pour un signalement collectif des ebooks

À la bibliothèque de la Fondation Maison des sciences de l’homme, l’accroissement de l’achat d’ebooks à titre pérenne en bouquets, et la volonté de valoriser ces achats par un signalement titre à titre qui soit à la fois de qualité et partagé dans le catalogue collectif du Sudoc, nous a amené à rejoindre en mars 2015 l’expérimentation CERCLES lancée par l’ABES.

Une question sur SUCAT…

Dès novembre 2014, sur la liste SUCAT, en réponse à une question au sujet de la complétude des notices de ressources électroniques, nous avions en effet pointé le risque pour le réseau des bibliothèques universitaires et de recherche, de voir le Sudoc rater le tournant numérique pour les ouvrages, si les bibliothèques qui y participent n’y signalaient pas leurs bouquets d’ebooks, et souligné l’utilité du catalogue collectif national pour toute politique documentaire cohérente quel que soit son niveau (local, COMUE, national, …). Nous ne pouvions que soutenir la volonté de l’ABES d’associer les forces du réseau à sa propre action en promouvant  le partage du travail au sein du réseau.

Alors que pour certains bouquets nous avions pu bénéficier dans le Sudoc du travail d’amélioration de notices d’éditeurs effectué par d’autres établissements (notamment le chantier mené par la Bibliothèque Diderot de Lyon pour le bouquet Cambridge Histories Online), nous n’avons pas trouvé les notices des ebooks de nos bouquets Cambridge University Press dans le Sudoc.

Dialogue de la FMSH avec l’éditeur CUP d’un côté et l’ABES de l’autre

Comme l’ABES le fait au-delà des licences nationales pour un certain nombre d’éditeurs, nous avons mené, à notre échelle, en fin d’année 2014, une négociation directe avec Cambridge University Press (CUP) afin que cet éditeur nous fournisse des notices conformes aux demandes de l’ABES, en faisant valoir auprès de celui-ci le fait que cette adaptation devrait intéresser potentiellement toutes les bibliothèques déployées dans le Sudoc.

Alors que nous avions catalogué l’année précédente, à l’unité, 102 ebooks d’un bouquet thématique (« Social theory ») de cet éditeur, nous souhaitions expérimenter un processus plus rapide sans renoncer à un signalement de qualité au niveau Sudoc. En effet, parallèlement, l’outil de découverte qui était en train de se mettre en place à la FMSH offrait de nombreuses perspectives mais restait insatisfaisant sur le plan de la qualité des métadonnées.

Après de nombreux échanges avec les services informatiques de l’éditeur afin de rendre les notices conformes aux exigeances du Sudoc, notamment pour ce qui concerne les dates de publication (les notices initialement fournies par Cambridge donnaient en date d’édition de l’ebook celle de l’ouvrage papier), les notices ont passé les « tables de validation » de l’ABES.

Celle-ci nous a ensuite facilité le travail qui allait suivre en ajoutant les zones propres aux ressources électroniques (230, 303, 304, 310, 337 etc) et nous a exemplarisé sous ces notices (en deux lots, les 14 janvier et 23 mars 2015).

Une première étape était franchie. Il nous restait le travail d’amélioration de ce corpus de 877 notices.

La FMSH rejoint CERCLES

Alors que nous commencions le travail d’amélioration de ces notices, nous avons logiquement rejoint l’expérimentation « Correction et Enrichissement par le Réseau de Corpus de LEnseignement Supérieur » (CERCLES) pour ce corpus de sociologie et anthropologie de l’éditeur Cambridge University Press (877 titres).

Après signature en mars 2015 d’un « acte d’engagement » entre nos deux établissements, précisant interlocuteurs de part et d’autre, corpus concerné, améliorations qui seraient faites et calendrier prévisionnel, l’ABES nous a donné accès à la plateforme de travail collaboratif. Sur cet espace figuraient un fichier témoin – image du corpus au démarrage du chantier – ainsi qu’un tableau de bord, centralisant nos questions qui ont été nombreuses.  Cet espace nous donnait aussi visibilité sur les documents similaires des autres chantiers CERCLES, nous permettant de prendre connaissance des questions posées dans chaque établissement pour chacun des corpus.

Nous rentrions de plein pied dans le travail.

Fonctionnement technique du travail sur ce corpus à la FMSH

En local, comme nous avions déjà commencé le travail avant de rejoindre CERCLES, nous avons continué à noter son avancement  sur le fichier Excel fourni par l’éditeur (comportant notamment le titre, l’auteur, l’e-ISBN, la collection, etc).

 Nous avons isolé les notices traitées avant l’exemplarisation automatique, puis au fur et à mesure les notices électroniques qui semblaient faire doublon dans le Sudoc, en attendant des réponses à nos questions des établissements les ayant créées ou de l’ABES.

Nous avons ajouté au fichier de l’éditeur des colonnes pour les initiales du catalogueur ayant traité l’ebook, indiqué s’il avait donné lieu à la création d’une collection (dans ce cas nous y notions le PPN créé) ou si, déjà créée, seul le lien avait été fait.

Après l’entrée dans CERCLES, nous avons essayé (sans y parvenir toujours) de noter dans ce document toutes les informations qui nous semblaient utiles (« 1 auteur créé », « pas de notice papier » , etc.).

Nous avons dû revenir sur certaines notices du corpus pour lesquelles nous avions fait un lien 410 à la collection papier avant les recommandations de l’ABES prônant la création de collections électroniques. Mais nous n’avons pas corrigé, au-delà du corpus CERCLES, les 102 ebooks Cambridge UP traités en 2013.

Dans WinIBW, pour aller au plus vite (lorsque la notice papier existait ainsi que les liens), le processus fut le suivant :

  • Recherche par MTI
  • Affichage des notices papier et électronique en « mosaïque verticale » et mise des 2 notices en « modification »
  • Copier-coller de 452 ##$0 dans les 2 notices puis copier-coller du PPN de l’autre notice après le $0
  • Copier-coller des 6XX du papier vers l’électronique
  • Copier-coller des 7XX du papier vers l’électronique
Travail dans WinIBW en

Travail dans WinIBW en « mosaïque verticale »

Pour la création des notices de collections électroniques (Odx), préconisées par l’ABES, et à la création desquelles nous sous étions engagés, nous avons jugé plus rapide, au vu de notre expérience, de créer un modèle sur Word plutôt que de créer un vrai « script local» WinIBW. Pour créer une collection nous partions d’un simple copier/coller de ce document, auquel il nous suffisait d’entrer à la main les données propres à chaque collection.

En fin de chantier, nous avons compté pour chaque Odx créée à combien de notices bibliographiques (Oax) elles étaient liées,  pour savoir combien de demandes de numérotation ISSN il nous faudrait faire, pour suivre la fameuse règle des 5 notices bibliographiques liées à une notice de collection.

Le bilan

Fonctionnement humain :

Il est difficile d’évaluer le temps/homme que nous a pris ce chantier, étant donné que le travail a été très découpé dans le temps et que nous n’avions pas prévu de l’évaluer au départ.

Nous avions d’abord pensé mobiliser nos collègues catalogueurs sur ce chantier d’amélioration des notices et répartir le travail entre 8 personnes, mais nous nous sommes très vite rendu compte qu’être deux sur le chantier, même à temps très partiel, facilitait le dialogue sur les décisions à prendre, gagnait donc du temps, et était préférable pour l’homogénéité du traitement.

Eléments  qualitatifs du chantier :

Aux modifications prévues au départ se sont bien souvent ajoutées d’autres, telles que :

  • Liens Rameau 6XX ajoutés dans la notice papier (quand ils en étaient absents et que nous les avons créés pour la notice électronique)
  • Liens auteurs 7XX ajoutés dans la notice papier (pour les mêmes raisons)
  • Transformation, dans certaines notices papier, des zones 856 (table des matières, description de l’éditeur) en 300 car la 856 dans les notices papier bloque l’enregistrement de la notice après y avoir inséré la 452
  • Demande de dédoublonnage à notre collègue munie du login dédoublonneur pour des notices papier de CUP sous lesquelles nous étions localisés et qui étaient des doublons.

Eléments quantitatifs de ce chantier concernant 877 ebooks :

Calcul fait à l’aide de Check Sudoc, qui nous a permis par d’ailleurs de corriger quelques oublis :

  • 94 notices de collections créées
  • 23 demandes de numérotation ISSN via CIDEMIS
  • 86 autorités auteurs créées
  • 485 liens 410 faits
  • 874 notices ayant reçu une indexation matière (+ les notices papier auxquelles nous avons ajouté l’indexation matière quand elle n’existait pas)
  • 2590 Liens 6XX faits
  • 1528 Liens 7XX faits  (+ les 71X non visibles par Check Sudoc)
  • 1414 Liens 452 dans les notices de monographies (de l’électronique vers le papier et inversement)
  • 158 Liens 452 faits dans les notices de collection (de la collection électronique vers la collection papier et inversement)

… voir double …

Si le traitement tel que défini dans les objectifs s’est comme prévu terminé pour les journées ABES (27-28 mai 2015) – au risque de voir un peu double -, les échanges avec l’ABES nous ont amené ensuite à des ajustements en termes de catalogage et à produire un bilan en septembre-octobre ; les demandes Cidemis ont quant à elles également été faites après l’été.

Le travail sur ce corpus s’est réellement terminé pour nous après la création (automatisée) des exemplaires dans notre SIGB.

Le débat : de l’utilisation de la 452 dans le Sudoc

Au fil du chantier, nous avons sollicité l’ABES de nombreuses fois, via le tableau de bord. Nos questions ont souvent porté sur la zone 452. Les choix faits, il nous a fallu, dans certain cas, revenir sur nombre de notices pour en harmoniser le traitement.

Si les directives de traitement de l’ABES, ajoutées récemment sur le document du Guide méthodologique « Catalogage des monographies électroniques » nous paraissent à présent claires pour les catalogueurs, il nous semble que l’intitulé public de la zone 452 « Autre édition sur un autre support » reste équivoque  pour les lecteurs qui consultent le Sudoc.

La notice de l'ebook dans le Sudoc

La notice de l’ebook dans le Sudoc

En effet,

  • Dans certains cas il s’agit d’un lien vers la même « œuvre » (au sens des FRBR) sur un support différent :
    • Lien vers la version papier parue en même temps chez le même éditeur à partir du même fichier dans le cas des années récentes
    • Lien vers la même œuvre version papier parue chez un éditeur commercial différent dans le cas de la collection « Cambridge Library collection » qui est la version numérisée d’une édition ancienne parue chez un autre éditeur que Cambridge
  • Dans d’autres cas il s’agit d’un lien vers une autre « édition » au sens de la 205, parue chez le même éditeur (donc pas de la même « œuvre » au sens des FRBR), et non vers les n autres éditions (au sens éditeur commercial) qui peuvent exister (ce que pourrait comprendre l’usager à la lecture de l’intitulé dans le Sudoc public).

En conclusion

Notre politique en matière d’ebooks étant orientée à ce jour vers des achats pérennes, nous sommes convaincus que le signalement et la valorisation de nos acquisitions d’ouvrages doit être de même qualité, que le support soit numérique ou papier, et que l’achat se fasse à l’unité ou par bouquets.

L’expérimentation CERCLES témoigne d’une prise de conscience par différents acteurs du réseau de la nécessité d’un signalement de qualité des ressources électroniques, et vient compléter l’action de l’ABES via le Hub de métadonnées, les Licences nationales ou Bacon. Pour réussir, elle nécessitera cependant une mobilisation large des établissements et autres acteurs de l’IST.

Jeanne Longevialle & Fabrice Mouillot, logo FMSHcoordinateurs Sudoc à la FMSH

CERCLES : 4 nouveaux corpus

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Ceux d’entres vous qui ont assisté à la séquence « Actualités de l’ABES », lors des Journées ABES 2015, se rappellent qu’il a beaucoup été question de qualité des données et de mutualisation du travail.

Le dispositif CERCLES a fait l’objet d’un premier bilan (pour revoir la séquence, c’est ICI – à partir de 21mn20s).

Il est possible que ce bilan ait convaincu de nouveaux établissements, ou ait simplement conforté ceux qui s’étaient déjà inscrits sur une « liste d’attente ». Quel que soit l’élément déclencheur, nous pouvons annoncer aujourd’hui l’entrée de 4 nouveaux établissements dans le dispositif, et de 4 nouveaux corpus.

Les 4 nouveaux corpus :

BRILL-RADI – SCD de l’université Jean Moulin Lyon 3

  • Corpus : e-books BRILL, Recueils de cours de l’Académie de droit international de La Haye – 1272 notices
  • Période de travail : août 2015 – février 2015
  • Responsable du chantier : Marie-Françoise Bastien
  • Référents ABES : Julie Lempereur
  • Axes d’enrichissements : traitement de la zone 309, création ou amélioration des liens 4XX, 6XX et 7XX, création des notices d’autorités manquantes.
  • Les « + » du chantier :
    • le tableau dynamique qui permet de suivre la progression du chantier
    • l’aide de la 309, qui propose des PPN à lier

De Gruyter – Bibliothèque de l’Ecole Française d’Athènes et Bibliothèque Interuniversitaire Sorbonne

  • Corpus : e-books De Gruyter Classical Studies – 288 notices
  • Période de travail : août 2015 – novembre 2015
  • Responsables du chantier : Clélia Roos (pour EFA), Marie-Line Guillaumée (pour BIS)
  • Référents ABES : Equipe « CERCLES » de l’ABES
  • Axes d’enrichissements : numérotation ISSN et création des notices Od, ajout des 3XX propres aux documents électroniques, création ou amélioration des liens 4XX, 6XX et 7XX, création des notices d’autorités manquantes, relecture de la notice avant validation, dédoublonnage.
  • Les « + » du chantier :
    • la francisation des zones de notes
    • la correction des caractères grecs erronés
    • la collaboration entre 2 bibliothèques

ENI – Bibliothèque de l’université Pierre et Marie Curie

  • Corpus : e-books ENI – 555 notices
  • Période de travail :septembre 2015 – juin 2016
  • Responsable du chantier : Yves Momboisse
  • Référents ABES : Equipe « CERCLES » de l’ABES
  • Axes d’enrichissements : numérotation ISSN et création des notices Od, vérification des ISBN, lien réciproque 452, relecture de la notice avant validation, dédoublonnage.
  • Les « + » du chantier :
    • la vérification des ISBN (papier ou électronique)
    • le dédoublonnage.

Springer LN- SCD de l’université Claude Bernard Lyon 1

  • Corpus :e-books Springer acquis en Licence Nationale – 7360 notices
  • Période de travail : juin 2015 – décembre 2016
  • Responsable du chantier : Nuria Pastor-Martinez
  • Référent ABES : Marion Grand-Demery
  • Axes d’enrichissements : numérotation ISSN et création des notices Od, traitement de la zone 309, création ou amélioration des liens 4XX, 6XX et 7XX, création des notices d’autorités Congrès manquantes, relecture de la notice avant validation.
  • Les « + » du chantier :
    • la création des autorités Congrès manquantes
    • l’articulation avec le travail du hub de métadonnées : le travail d’enrichissement « humain » viendra après le travail d’enrichissement « automatique » réalisé par le hub sur ce corpus. Tout ce qui n’aura pas pu être réalisé automatiquement par les programmes du hub sera traité par les catalogueurs de l’établissement, notamment les liens. C’est le premier exemple de collaboration catalogueur / hub dans le cadre de CERCLES.

Un corpus traité hors « CERCLES », mais bien traité quand même : BMJ

Au printemps 2015, le SCD de Rennes 1 a signalé avoir travaillé sur le corpus BMJ acquis en licence nationale. Bien que n’ayant pas, pour cela, demandé officiellement à l’ABES d’intégrer le dispositif CERCLES, ce SCD mérite que sa contribution soit signalée, et connue des autres établissements Sudoc. Elle répond tout à fait à l’esprit qui anime le dispositif.

BMJ LN – SCD de l’université de Rennes 1

  • Corpus : périodiques publié par le groupe British Medical Journals –  64 notices
  • Période de travail : début 2015
  • Responsable du chantier : Muriel Cadieu
  • Référent ABES : pas de référent, travail effectué hors « CERCLES »
  • Axes d’enrichissements : 27 demandes de numérotation ISSN et 19 demandes de correction ISSN, création ou amélioration des liens 4XX, 6XX et 7XX, création des notices d’autorités manquantes
  • Les « + » du chantier :
    • le choix de corpus acquis en licence nationale, destinés à toute la communauté des bibliothèques, y compris publiques ; le travail réalisé colle parfaitement à l’esprit « réseau », il bénéficiera à tous.

Le rôle renforcé de l’établissement

Ce n’est plus seulement le travail qu’on mutualise, c’est aussi l’expertise. L’établissement devient désormais légitime, en tant que « responsable qualité » de ce corpus, pour  :

  • intervenir sur les listes de diffusion de type « catalogage » (SUCAT, CORCAT, COORDI) lorsqu’une expertise est requise sur les données ou les axes d’enrichissements,
  • répondre aux sollicitations d’autres établissements,
  • suggérer à l’ABES des enrichissements du guide méthodologique sur les informations liées au corpus,
  • tutorer un établissement qui souhaiterait collaborer à son chantier ou à un chantier afférent.

Ce rôle renforcé est désormais inscrit dans l’acte d’engagement que signe tout établissement à son entrée dans le dispositif.

Récapitulatif des corpus CERCLES

CORPUS Enrichissements proposés Etablissement
BMJ

(périodiques)

Numérotation ISSN

Liens réciproques 4XX

Liens aux autorités 6XX et 7XX

Création des notices d’autorités manquantes

SCD de l’université Rennes 1
Brill RADI

(e-books)

Traitement des 309

Liens réciproques 4XX

Liens aux autorités 6XX et 7XX

Création des notices d’autorités manquantes

SCD de l’université Jean Moulin Lyon 3
Cairn

(e-books)

Liens aux autorités 7XX

Création des notices d’autorités

Relecture de la notice avant validation

SCD de l’université Jules Verne Picardie
Cambridge University Press

(e-books)

Numérotation ISSN

Création des notices Od liées

Traitement des 309

Liens réciproques 4XX

Liens aux autorités 6XX et 7XX

Création des notices d’autorités manquantes

Relecture de la notice avant validation

Bibliothèque FMSH Paris
De Gruyter Classical Studies

(e-books)

Numérotation ISSN

Création des notices Od liées

Traitement des 3XX « doc.élec »

Liens réciproques 4XX

Liens aux autorités 6XX et 7XX

Création des notices d’autorités

Relecture de la notice avant validation

Dédoublonnage

Bibliothèque EFA

Bibliothèque Interuniversitaire Sorbonne

ENI

(e-books)

Numérotation ISSN

Création des notices Od liées

Vérification ISBN

Liens réciproques 4XX

Relecture de la notice avant validation

Dédoublonnage

Bibliothèque de l’université Pierre et Marie Curie
Garnier (Classiques Garnier)

(e-books)

Traitement des 309

Lien réciproques 452

Liens aux autorités 6XX et 7XX

Relecture de la notice avant validation

BIbliothèque Diderot Lyon
Open Editions Books

(e-books)

Traitement des 309

Liens réciproques 4XX

Liens aux autorités 6XX et 7XX

Création des notices d’autorités manquantes

Vérification des liens 859 avant utilisation en 856 et E856

Relecture de la notice avant validation

SCD de l’université François Rabelais Tours
Oxford University Press

(ressources continues)

Numérotation ISSN

Traitement des 309

Liens réciproques 4XX

Liens aux autorités 6XX et 7XX

Relecture de la notice avant validation

SCD de l’université Paris Est Créteil
Springer LN Numérotation ISSN

Création des notices Od liées

Traitement des 309

Liens réciproques 4XX

Liens aux autorités 6XX et 7XX

Création des notices d’autorités « Congrès » manquantes

Relecture de la notice avant validation

SCD de l’université Claude Bernard Lyon 1