De l’accord au contrat : le groupement de commandes Elsevier à la loupe

En complément du billet Fil’Abes au sujet de l’accord Elsevier 2019-2022 (Complete Freedom Collection (CFC), Bibliothèque médicale française (BMF) et Cell Press), les équipes de l’Abes proposent une analyse plus poussée de certains aspects techniques du contrat.

Tout d’abord, comme pour les autres groupements portés par l’Agence, le rôle de l’Abes en tant que coordonnateur du groupement de commandes Elsevier, inclut plusieurs volets. Côté établissements, le plus visible reste le volet financier – rédaction des conventions, calendrier de facturation, relances… – mais il s’agit là seulement de la pointe de l’iceberg.

En effet, les équipes de l’Abes participent, en collaboration avec le consortium Couperin.org, aux discussions menées avec l’éditeur ; en véritable cheville ouvrière, elles gèrent de nombreux aspects de la relation avec l’éditeur, notamment pour retranscrire en clauses contractuelles les principes sur lesquels les négociateurs et l’éditeur sont tombés d’accord et pour assurer, sur toute la durée du groupement, l’exécution du marché.

Plus de 2300 revues et des services associés

Le contrat Abes-Elsevier, avec ses 488 pages (incluant les annexes, bien entendu) et un montant du marché de 138 946 566,63 € HT correspondant à 227 abonnés pendant une durée de 4 ans, témoigne de la complexité de l’exercice, puisqu’il agrège des clauses diverses : abonnement électronique,  livraison de versions imprimées, accès pérenne, versement des données dans d’autres plates-formes (PANIST, ISTEX), fourniture des métadonnées de revues et d’articles, ainsi que plusieurs dispositifs en faveur de l’open access, dans le sillage des accords transformants (accès libre aux manuscrits auteur acceptés, réduction des APC – frais du publication en accès ouvert).

Des abonnements par milliers…

En 2019, la complexité de l’exercice a consisté à intégrer, en plus de la Freedom Collection (près de 2300 titres), la Bibliothèque médicale française, une collection de 47 titres fort utilisée dans les établissements de l’ESR et les établissements de santé.

De nombreuses institutions comptant encore des abonnements imprimés à des titres de cette collection, souscrits essentiellement auprès d’agences d’abonnements, l’épreuve pour l’Abes consistait à mener à bien des vérifications croisées entre les données globales fournies par l’éditeur, les données des bibliothèques, souvent lacunaires, et les centaines de pages de factures censées correspondre aux dépenses des institutions dans leur globalité (BU, services de médecine du travail, centre de documentation…).

Une fois ce jeu de puzzle fini, il a fallu jongler entre des pourcentages, des additions et parfois même des soustractions, pour répartir aussi correctement que possible les montants à l’intérieur même des conventions de certains membres, lorsque, par exemple, l’université porte également l’abonnement d’un ou plusieurs CHU.

Des archives imprimées et numériques…

Le contrat maintient et renforce le dispositif de fourniture d’exemplaires papier au titre de la collection de conservation : des titres correspondant à deux fois le prix de la Complete Freedom Collection et la Bibliothèque Médicale française peuvent être commandés gracieusement (le recueil des besoins est en cours par le consortium Couperin.org). En dehors de cette limite de prix, les établissements peuvent bénéficier de la procédure SPS pour commander davantage d’exemplaires papier, si besoin.

Le contrat prévoit également l’archivage numérique de l’ensemble des titres souscrits (CFC, BMF, Cell Press) via la plate-forme PANIST, ainsi que le versement dans ISTEX des titres de la CFC pour la période 2002-2012.

…sans oublier les métadonnées

Compte tenu du noyau dur des activités de l’Abes, tout abonnement devrait inclure la fourniture des métadonnées des revues pour les outils nationaux de signalement (Sudoc, BACON…). C’est chose faite et, depuis fin novembre, les fichiers KBart correspondant aux trois collections – CFC, BMF, Cell Press – sont disponibles via BACON-base de connaissance nationale, facilitant ainsi leur signalement dans les outils documentaires locaux.

Côté visibilité de la production scientifique française, le signalement du niveau article reste néanmoins incontournable. Le contrat Elsevier fait un pas en ce sens, puisqu’il stipule l’intégration (par API) dans HAL des métadonnées des articles ayant au moins un auteur affilié à une institution française, quel qu’en soit le statut. Les métadonnées seront fournies en licence CC0 ou CC-BY-NC, selon une typologie listée dans l’une des annexes du contrat.

La mise à disposition des manuscrits auteur acceptés dans HAL

Rendre visible va de pair avec faciliter l’accès. Aussi, l’une des nouveautés du contrat concerne la livraison au CCSD des fichiers de tous les manuscrits auteurs acceptés dont l’auteur de correspondance est affilié à une institution de l’ESRI français, pour une diffusion via HAL ou via d’autres archives institutionnelles, au bout de 24 mois à partir de la date de publication.

La livraison des fichiers, sous licence CC-BY-NC, sera semestrielle. Elle interviendra avant la fin de la période d’embargo de 12 mois après la publication en ligne. Comme l’automatisation du dépôt ne doit pas entraver l’auto-archivage, le contrat réaffirme de manière très claire la possibilité pour l’auteur de déposer lui-même – ou grâce à un mandataire autre que l’éditeur – ses écrits dans une archive ouverte, dans les conditions rendues possibles par la Loi pour une République numérique, avec un délai plus court (6 à 12 mois, selon le domaine). Il était effectivement important de lever toute ambiguïté et de préciser que les conditions de la fourniture des fichiers prévue par ce contrat ne se substitue pas à la démarche des chercheurs.

Enfin, une autre clause prévoit l’accès libre à ces mêmes manuscrits auteurs acceptés, au bout de 12 mois après la publication, via une plate-forme spécifique développée par l’éditeur : une URL stable et structurée, intégrée aux notices HAL concernées, pointera vers cette plate-forme externe, à condition que l’auteur n’ait pas déjà déposé son article dans HAL.

Encadrement et suivi des APC

Dans la logique du Plan S, le contrat prévoit une remise de 25% sur le tarif public des APC des revues hybrides et full Open Access à l’exception de certains titres (Lancet ; revues de la collection Cell Press et certains titres de revues de sociétés savantes n’acceptant pas l’intégration de leur portefeuille dans l’accord). La remise s’appliquera de façon rétroactive au 1er janvier 2019 et le remboursement sera effectué auprès du chercheur ou de toute autre personne/entité à qui la facture initiale a été envoyée pour paiement.

L’éditeur mettra en place deux types de tableaux de bord pour le suivi des demandes de financement des publications par les auteurs de correspondance : un tableau par abonné et un tableau de bord national. Chaque abonné désignera un référent qui devra valider les auteurs qui soumissionnent pour une publication en accès ouvert. Les données d’APC seront mises à la disposition de l’Abes à partir de la plate-forme Elsevier et seront téléchargeables dans un format structuré exploitable. Le consortium Couperin.org, l’Abes et l’éditeur  préparent actuellement la mise en place des circuits pour rendre ce volet de l’accord opérationnel dans les meilleures conditions.

  • Pour toute question sur le contrat Elsevier, les équipes de l’Abes restent à votre disposition via le guichet d’assistance ABESstp
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SudocToolkit, une application pour faciliter l’utilisation des web services de l’Abes

Cet article est proposé par Géraldine Geoffroy (SCD Université Nice Sophia Antipolis) en tant que porteuse de l’application SudocToolkit,  première contribution partagée via la toute récente communauté Github « abes-esr« . Qu’elle en soit ici vivement remerciée !

Lors d’une session parallèle des dernières Journées Abes (2019), l’équipe informatique de l’Abes a présenté son projet de co-construction d’applications, basé sur l’ouverture des codes sources et le respect des méthodes de l’open source pour le développement et la diffusion des applications, web services, prototypes etc… C’est un changement de braquet notable sur le chemin de la collaboration intra-réseau… et maintenant que l’Abes a fait le premier pas, c’est à nous, membres des réseaux – “bibliothécaires-systèmes” des BU (pour reprendre la terminologie de l’Abes) – d’emprunter le même chemin en partageant, autant que faire se peut, dans un espace commun les codes des applications que nous développons autour des données du Sudoc (et d’Idref, et de theses.fr…), dans et pour nos établissements respectifs.

C’est chose faite pour le SCD de Nice avec la création d’une team azur-scd dans l’espace Github abes-esr, et le transfert d’une première application répondant au nom de SudocToolkit.

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L’Abes soutient la recherche en humanités numériques (2) : retours sur une coopération fructueuse avec le LARHRA

NB – Ce billet prolonge et détaille le billet FilAbes publié à la même date.

Le 1er juillet 2019, le conseil d’administration de l’Abes a validé la convention de coopération entre l’Abes et le LARHRA – Laboratoire de Recherche Historique Rhône-Alpes (UMR CNRS 5190) situé à Lyon et à Grenoble.

Cette convention formalise une coopération déjà ancienne qui, depuis 2014, vise à promouvoir la réflexion et les actions en faveur de l’interopérabilité des données. Ainsi du projet  Siprojuris – Système d’information des professeurs de Droit (1804-1950), dans lequel les éléments descriptifs des professeurs de droit référencés ont été nativement enrichis par un identifiant IdRef, ce qui permet d’accéder, par rebond, aux références bibliographiques associées dans le Sudoc, comme l’illustre la page ci-dessous

 

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Comment favoriser la co-construction d’applications au sein des réseaux de l’Abes ?

Crédits Pixabay

Lors des Journées Abes 2019, la session parallèle  intitulée “Comment faciliter la co-construction d’applications au sein des réseaux de l’Abes ?” a donné l’occasion de riches échanges avec la centaine de participants présents.

 

Retours d’expérience

ezPAARSE

Dans un premier temps, l’équipe ezPAARSE a montré comment les principes de contribution au logiciel libre ont été exploités – au sein de la communauté de l’ESR et au-delà – lors de la co-construction d’ezPAARSE,  logiciel destiné à l’analyse des logs d’accès aux ressources électroniques des bibliothèques. – voir la présentation

 

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Une politique informatique ouverte pour l’Abes

En ce mois de juin 2019, le schéma directeur informatique est en cours de définition à l’Abes. Venant en soutien au projet d’établissement 2018-2022, ce schéma, entre autre thèmes abordés, promeut l’ouverture des codes sources des applications développées pour les réseaux de l’Abes. Voici les principaux gains attendus  :

  • faciliter les échanges et les partages
  • faciliter les innovations collaboratives qui peuvent se traduire par la co-construction d’applications au sein des réseaux de l’Abes
  • améliorer la qualité et la sécurité logicielle par la transparence
  • valoriser les réalisations techniques

Un Git Hub pour l’Abes et les établissements

L’Abes décide d’ouvrir les codes sources de toutes les applications qu’elle développera à partir de maintenant pour les réseaux de l’Abes. Ces codes sont et seront versés sur la très populaire plateforme GitHub pour en maximiser la visibilité et faciliter la collaboration. L’organisation Github se nomme « abes-esr », elle est accessible ici :

https://github.com/abes-esr/

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CERCLES : bilan du chantier AMS

Le chantier CERCLE « AMS – American Mathematical Society »

Description du corpus

Crédit image : David Stewart

Plusieurs bibliothèques membres du RNBM acquérant des collections d’ebooks publiées par l’American Mathematical Society (AMS), trois d’entre elles ont choisi de participer à un chantier commun CERCLES AMS. Ce travail de correction et d’enrichissement de notices concernait un total de 2760 notices d’ebooks, et presque autant de monographies imprimées.

Le chantier a été circonscrit aux 13 collections disponibles en ebooks au moment de l’ouverture du chantier (l’éditeur a publié depuis de nouvelles collections)

  1. Mathematical Surveys and Monographs (1943 – 2015) : ​SURV​ 215 notices
  2. Graduate Studies in Mathematics (1993-2013) : ​GSM​ 127 notices
  3. Student Mathematical Library (1999-2015) : ​STML​ 73 notices
  4. University Lecture Series (1989-2015) : ​ULECT​ 63 notices
  5. Memoirs of the AMS (1950-2015) : ​MEMO​ 1141 notices
  6. Proceedings of Symposia in pure Mathematics (1959-2015) : ​PSPUM ​117 notices
  7. Proceedings of Symposia in Applied Mathematics (1949-2014) : ​PSAPM​ 73 notices
  8. Contemporary Mathematics (1980-2015) : ​CONM​ 665 notices
  9. CBMS Regional Conference Series in Mathematics (1970-2015) : ​CBMS​ 129 notices
  10. Colloquium Publications (vol.1(1905)-vol.62(2016)) : COLL 63 notices
  11. AMS non-series monographs (2007-2015) :​ MBK​ 53 notices
  12. CBMS Issues in Mathematics Education (1990-2012) : ​CBMATH ​18 notices
  13. Mathematical World (1991-2013) : ​MAWRLD​ 23 notices

Il a également été nécessaire de définir un état de collection précis, notamment pour les collections vivantes ayant un accroissement annuel. L’année 2015 a dans la plupart des cas été choisie comme année de clôture : il s’agissait en effet de la dernière année complète au moment du démarrage du chantier et de l’import des notices de l’éditeur.

Description du chantier

Les 3 établissements ayant participé au projet

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Nouveau workflow d’import automatisé dans le Sudoc : première évaluation


Licence : Paternité. Pas de modification. Certains droits réservés par mbtphoto (away a lot). Source Flickr

Ce billet s’inscrit dans la continuité de l’article Vers un nouveau workflow d’imports de données dans le Sudoc : les notices des ouvrages publiés par Oxford University Press.

Suite aux retours des d’établissements ayant répondu à l’appel lancé le 4 février dernier via la liste Corcat  “Votre avis sur la qualité des notices Oxford University Press – import courant”, l’Abes a pu dresser un premier bilan et adapter ce workflow.

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Un nouveau web service pour les Plans de Conservation Partagée des périodiques


Un nouveau webservice PCP2RCR développé par les équipes de l’Abes est à la disposition des utilisateurs pour obtenir la liste – et la géolocalisation – des bibliothèques (RCR) participant à un Plan de Conservation Partagée (PCP) de Périodiques.

Pour fonctionner, ce webservice utilise la présence, dans les données d’exemplaires, de la sous-zone 930$z [code PCP], ce qui permet de faire remonter les bibliothèques concernées par un PCP ainsi que les informations les concernant : n° ILN, n° RCR, identifiant IdRef de la notice RCR, Nom de l’établissement, Intitulé court de l’établissement, Adresse, Téléphone, Email, Site web, Type de bibliothèque, Latitude, Longitude.

De plus, ce webservice facilite la détection d’erreurs manifestes, comme par exemple les données de latitude/longitude ou la présence d’un code PCP erroné dans un exemplaire.

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CERCLES : le premier chantier dédié aux autorités


En 2015, naissait le dispositif CERCLES (voir le billet) mis en place par l’Abes pour accompagner, aider et valoriser un établissement souhaitant s’investir sur l’enrichissement des données d’un corpus de documents spécifique. Initiée avec 4 établissements, l’expérimentation fut concluante : très vite, d’autres établissements ont rejoint le dispositif puisque 3 ans après, on dénombre 17 chantiers CERCLES d’enrichissements de données bibliographiques.

Dès sa mise en place, l’Abes annonçait son intention d’étendre le dispositif d’accompagnement à d’autres types de données afin de créer un cercle vertueux. Le dispositif a en effet été pensé afin de s’adapter à tous les corpus, puisqu’il s’agit :

    • pour l’établissement : d’enrichir des données
  • pour l’Abes : de conseiller, de faciliter par des traitements automatiques et de rendre compte

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Vers un nouveau workflow d’imports de données dans le Sudoc : les notices des ouvrages publiés par Oxford University Press


[English abstract at the bottom of this blog’s post]D’un point de vue technique, charger des corpus de livres dans le Sudoc n’est pas très difficile. Depuis plusieurs années, les équipes de l’Abes importent régulièrement des ensembles de notices MARC en provenance de différents éditeurs (Springer, CAIRN …) et, globalement, ces notices sont bien utilisées par les bibliothèques du réseau.

Pourquoi un nouveau workflow d’imports de données dans le Sudoc ?

Pour autant, on a pu constater que ce système comporte des limites : en amont, il n’est pas toujours évident de récupérer auprès des éditeurs des notices MARC – si possible de bonne qualité, cette démarche exigeant généralement de nombreux aller-retours. En aval, ce type d’opérations de chargement dans le Sudoc requiert des interventions et compétences spécifiques, relativement rares à l’Abes. Autant d’éléments qui rendent les processus actuels difficilement scalables et difficile aussi l’atteinte de l’objectif de signalement total. Aussi, il s’est avéré indispensable de réfléchir  à la conception de nouveaux  workflows,  afin de réaliser automatiquement les opérations d’ingestion,  transformation, enrichissements et chargement dans le Sudoc.

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