Troisième d’une série de 3 billets dressant le bilan du chantier de traitement des notices d’autorité Personnes physiques en statut 1  (dites notices Tp1), ce billet  présente  la dernière phase du chantier, menée de novembre 2022 au 21 mars 2024, avec le concours de collègues volontaires.

Le billet n°1 décrit la finalité et l’ampleur du chantier. Le billet n°2 décrit les opérations menées de janvier 2022 à octobre 2022, dont la sollicitation des correspondants autorité au printemps 2022 (étape qui a fait l’objet d’un billet Punktokomo ad hoc publié le 29 mars 2022).

Le chantier a été mené en quatre étapes en croisant différentes méthodologies. Ce billet détaille la méthodologie, strictement manuelle, utilisée de novembre 2022 à mars 2024 dans la joie et la bonne humeur, par un groupe de volontaires. Toutes les méthodes pour regrouper des cas similaires et les traiter en masse ayant été utilisées au préalable, il s’agissait désormais de traiter à la main, une par une, les 15 806 notices Tp1 restantes.

Novembre 2022 – mars 2024 : traitement manuel par des volontaires

Fin octobre 2022, l’Abes a envoyé une bouteille à la mer sur ses listes de diffusion : qui accepterait  du travail en plus était invité à se faire connaitre pour venir en renfort des 4 personnes du service Autorités & Référentiels déjà impliquées dans ce chantier.

Nombre de volontaires

Dès le lancement de l’appel au volontariat, le chantier a eu du succès : 42 personnes provenant de 38 établissements distincts ont répondu présents fin octobre 2022. En définitive, pendant les 17 mois qu’aura duré cette phase, plus de 70 personnes provenant de plus de 40 établissements auront été volontaires.

Répartition du travail

L’Abes a établi des paquets de 100 notices à distribuer aux volontaires et tenait à la disposition de ceux qui avaient épuisé leur liste, un nouveau lot si c’était souhaité. Les volontaires étaient également libres de renoncer et de rendre leur liste inachevée à l’Abes.

Rythme d’avancée du chantier

Chaque volontaire a reçu une liste de 100 notices Tp1. Dans la plupart des cas, cette liste était destinée à une seule personne qui l’a traitée de A à Z. Mais certains établissements ont choisi de tronçonner cette liste pour faire des paquets plus petits donnés à un groupe de catalogueurs. Aucun délai n’était imposé pour traiter cette liste. Plusieurs collègues ont ainsi pris 8 ou 9 listes (alors que d’autres, notamment à l’Abes, ont mis 17 mois à finir leur unique liste !). Peu importe, l’essentiel était d’en faire un peu, beaucoup, ou à la folie, le but étant de les traiter toutes.

Des temps d’échange collectifs

Même si assez peu d’échanges ont transité par cette voie, une liste de diffusion comportant l’ensemble des volontaires a été mise en place pour l’occasion.
Pour rendre la démarche conviviale, l’Abes a proposé régulièrement des « cafés Tp1 », temps d’échange collectifs, facultatifs, volontairement informels,  organisés en visio pendant la pause-café de 13h30 à 14h. Ainsi, sur la durée de ce chantier, une dizaine de « cafés Tp1 » ont été organisé au cours desquels, en moyenne, 14 volontaires se sont retrouvées, sans compter les participants Abes. Certains étaient très assidus, certains ne sont jamais venus. De fait, il n’y avait pas de corrélation entre la participation aux cafés et le rythme de traitement des listes.

Chaque café a donné lieu à la présentation par l’Abes d’un court diaporama qui donnait à voir l’avancée statistique du chantier. La discussion s’engageait ensuite sur des sujets variés en rapport avec le chantier, comme par exemple : comment traiter des homonymes ? quels usages de Paprika ? e…

Au fil des cafés, nous avons fêté ensemble les marronniers de l’année.

Les affiches des « cafés Tp1 »

Un poster aux Journées Abes 2023

Au printemps 2023, nous avons proposé aux volontaires de présenter un poster lors des Journées Abes 2023, défi relevé par les collègues de l’Université Paris Cité qui, cerise sur le gâteau, ont remporté le prix du meilleur poster !

Nous avons aussi profité du cocktail des Journées Abes pour faire une photo avec les volontaires présents.

Le tout dans une ambiance conviviale

Le traitement des Tp1 peut parfois s’apparenter à une mini-enquête : ce François Martin est-il le même que cet autre François Martin ? A moins qu’il ne s’agisse de Martin François ?! On déniche aussi des perles : « Médecin spécialiste en médecine générale » ou bien « né en 1883 et ayant soutenu une thèse en 1892 » ou des aptonymes : « nom de famille d’une personne qui est étroitement lié à son métier ou à ses occupations », selon la définition donnée par le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française.
Pour accompagner ce chantier, nous avons proposé à chacun de partager nos sourires, voire nos fou-rires, dans un fichier collaboratif commun ; nous avons également conçu ensemble la « playlist des identités » pour travailler en musique : c’est fou le nombre de chansons en rapport avec les Tp1 !

Enfin, lors du dernier café Tp1, en direct pendant la visioconférence, nous avons transformé les 3 dernières notices d’autorité Tp1 qui subsistaient. Le chantier était terminé !

En conclusion

L’Abes remercie très chaleureusement l’ensemble des participants à ce chantier, que ce soit les Correspondants Autorités sollicités au printemps 2022 ou les collègues qui ont répondu à l’appel à volontariat entre novembre 2022 et mars 2024.
La première satisfaction est bien sûr d’avoir atteint l’objectif fixé : en finir avec des notices d’autorité tellement pauvres qu’elles ne pouvaient « faire autorité ». En améliorant la qualité intrinsèque de dizaines de milliers de notices de Personnes physiques,  c’est l’ensemble des liens aux ressources bibliographiques qui ont été fiabilisés.
La seconde satisfaction, encore plus précieuse car moins anticipée, est d’avoir, très concrètement et pendant plusieurs mois, perçu ce que veut dire « faire réseau ». Plus qu’un principe, le catalogage partagé est une réalité très puissante.

Merci à tous !

Second d’une série de 3 billets dressant le bilan du chantier lancé début 2022 et terminé le 21 mars 2024 pour traiter des notices d’autorité Personnes physiques en statut 1  (dites notices Tp1), ce billet  décrit les opérations menées entre janvier 2022 et octobre 2022, dont la sollicitation des Correspondants Autorités au printemps 2022 (étape ayant fait l’objet d’un billet Punktokomo publié le 29 mars 2022).

Le billet n°1 décrit la finalité et l’ampleur du chantier et le billet n°3 présente la dernière phase du chantier, menée de novembre 2022 à mars 2024, avec le concours de collègues volontaires. 

Le chantier a été mené en quatre étapes en croisant différentes méthodologies. Ce billet détaille les opérations menées de janvier à octobre 2022. 

 Janvier – février 2022 : correction automatique de ce qui était automatisable

Début 2022, 11 295 notices d’autorité Tp1 avaient pour double caractéristique : 

• de n’être liées qu’à une seule notice bibliographique 
• le fait que l’Abes soit le dernier modificateur
  

Ces notices ont été isolées dans un projet OpenRefine. Après analyse humaine et multiples sondages pour vérifier que ce lot était homogène et pouvait faire l’objet d’un traitement en masse, l’Abes a décidé d’enrichir ces notices d’une zone A810 construite grâce à la notice bibliographique liée et de basculer le statut de 1 à 5.

Mars 2022 – août 2022 : travail manuel par ciblage vers des établissements précis

Parmi les 24 000 notices d’autorité Tp1 restant à l’issue de ces corrections, l’Abes a isolé environ 4 800 notices ayant un établissement du réseau Sudoc comme dernier modificateur. Un fichier a été généré puis partagé, enrichi de cette information, afin de ventiler le poids du chantier sur pdavantage d’acteurs. 134 Correspondants Autorités ont alors été sollicités pour prendre en charge les lignes les concernant. Pour accompagner les Correspondants Autorités dans ce chantier Qualité :

• Un billet Punktokomo  explicitant ce qui était attendu a été publié
• Un J-e.cours a été organisé le 7 avril 2022
• Un point d’étape a été proposé lors de la journée des Correspondants Autorités du 24 mai 2022 :  Les autorités étoilées : partageons nos recettes pour des données de qualité ! 

Ouvert fin mars, il était prévu que le chantier se termine fin juin 2022, ce qui a été le cas pour 70% des 134 établissements, effectivement intervenus dans les temps. Suite à un rappel fait fin juin sur les listes de diffusion puis de manière personnalisée auprès de 48 établissements, un nouveau pointage réalisé mi-aout montraient que seuls 16 établissements n’avaient pas encore corrigé les notices qui leur incombaient.  Sollicités individuellement, la plupart des retardataires ont corrigé les notices avant la fin août 2022.

Septembre 2022 – octobre 2022 : constitution de lots homogènes pour correction en masse

Début septembre, il restait 18 780 notices Tp1 encore présentes dans la base. Quatre personnes du service Autorités & Référentiels de l’Abes se sont attelées à la tâche. Après analyse, deux lots homogènes ont été constitués qui ont pu être traités en masse.

Pour ce faire, l’outil Bibliostratus  a été utilisé pour rapprocher les notices bibliographiques liées aux notices d’autorité Tp1 et les notices bibliographiques BnF identiques liées à une autorité BnF. Quand les données BnF étaient plus riches, les notices d’autorité BnF ont été dérivées puis fusionnées avec les notices Tp1. 1 965 notices d’autorité Tp1 ont ainsi été basculées en statut 5. 

Parmi les notices Tp1 restantes, les notices les plus riches ont été isolées, notamment du fait qu’elles contenaient des zones de notes (A300 ou A340). 749 notices d’autorité Tp1 ont ainsi été basculées en statut 5. 

Une fois ces travaux réalisés, nous avons conclu qu’il n’était plus possible de constituer des lots homogènes : l’analyse aurait pris plus de temps qu’un traitement à l’unité. L’équipe a donc décidé de faire appel aux bonnes volontés. 

La suite du chantier est détaillée dans le billet n°3. 

Premier d’une série de 3 billets dressant le bilan du chantier lancé début 2022 et terminé le 21 mars 2024 pour traiter des notices d’autorité Personnes physiques en statut 1 (dites notices Tp1), ce billet décrit la finalité et l’ampleur du chantier. Le billet n°2 décrit les opérations menées de janvier 2022 à octobre 2022, dont la participation des Correspondants Autorités au printemps 2022 (étape ayant fait l’objet d’un billet Punktokomo publié le 29 mars 2022). Le billet n°3  décrit la dernière phase du chantier, menée de novembre 2022 au 21 mars 2024, avec le concours de collègues volontaires. 

 17 mois, 4 phases de travail aux méthodologies distinctes, 150 catalogueurs de plusieurs dizaines d’établissements, beaucoup de café et de gâteaux, de la musique, de la convivialité auront été nécessaires pour améliorer la qualité de 35 000 notices d’autorité Personnes physiques et de leurs liens bibliographiques dans le Sudoc. 

C’était quoi les notices Tp1 ? 

Le statut 1, précisé dans la zone A008, une zone UNIMARC spécifique au Sudoc, permet de distinguer des notices d’autorité Personnes physiques (Tp) particulièrement pauvres des autres. Le chantier visait à la disparition de ces notices au profit de notices enrichies et fiabilisées, basculées en statut 5 pour acter ces améliorations. 

Pourquoi des notices en statut 1 ?  

Ces notices provenaient du chargement initial, au début des années 2000, des données du catalogue de la BnF vers la base des autorités Sudoc.  Réduites à un simple point d’accès, ces notices d’autorité avaient été chargées avec un statut particulier indiquant leur faible complétude.  

Quels problèmes posaient ces notices d’autorité ? 

Les catalogueurs Sudoc pouvaient utiliser ces notices mais avaient pour consigne de les améliorer pour les basculer en statut 5. Plusieurs cas de figure étaient à distinguer :

• Dans certains cas, les améliorations avaient été réalisées mais les catalogueurs avaient cependant oublié de modifier le statut. 
• Dans d’autres cas, les notices n’avaient pas été retouchées et restaient très pauvres. Faute d’élément discriminant, les catalogueurs les avaient laissées en l’état, créant parfois d’autres notices en statut Tp5 qui se sont révélées être des doublons de notices Tp1. 
• Dans d’autres cas encore, ces notices pauvres avaient tout de même été utilisées à des fins de liage. Ainsi, une notice d’autorité pauvre pouvait être dotée d’une douzaine de liens bibliographiques correspondants à plusieurs personnes « dans la vraie vie ». 

A partir de 2017,  quand l’Abes a commencé à développer et utiliser massivement des programmes d’alignement automatisés, ces notices Tp1 « attrape-tout » ont posé problème, notamment du fait qu’elles induisaient les programmes en erreur. 

L’ampleur du chantier 

Si, au milieu des années 2010, on décomptait jusqu’à 100 000 notices d’autorité en statut Tp1, dès 2017, l’Abes a cherché à en réduire le nombre. Début 2022, il restait environ 35 000 notices TP1 à traiter, il a donc été décidé de régler définitivement cette question par le lancement de ce chantier Qualité.

Dix-sept mois auront été nécessaires. Les billets n°2 et n°3 détaillent les méthodologies employées.