Bilan du chantier Qualité autour des notices d’autorité Personnes physiques de statut 1 - #billet3

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Troisième d’une série de 3 billets dressant le bilan du chantier de traitement des notices d’autorité Personnes physiques en statut 1  (dites notices Tp1), ce billet  présente  la dernière phase du chantier, menée de novembre 2022 au 21 mars 2024, avec le concours de collègues volontaires.

Le billet n°1 décrit la finalité et l’ampleur du chantier. Le billet n°2 décrit les opérations menées de janvier 2022 à octobre 2022, dont la sollicitation des correspondants autorité au printemps 2022 (étape qui a fait l’objet d’un billet Punktokomo ad hoc publié le 29 mars 2022).

Le chantier a été mené en quatre étapes en croisant différentes méthodologies. Ce billet détaille la méthodologie, strictement manuelle, utilisée de novembre 2022 à mars 2024 dans la joie et la bonne humeur, par un groupe de volontaires. Toutes les méthodes pour regrouper des cas similaires et les traiter en masse ayant été utilisées au préalable, il s’agissait désormais de traiter à la main, une par une, les 15 806 notices Tp1 restantes.

Novembre 2022 – mars 2024 : traitement manuel par des volontaires

Fin octobre 2022, l’Abes a envoyé une bouteille à la mer sur ses listes de diffusion : qui accepterait  du travail en plus était invité à se faire connaitre pour venir en renfort des 4 personnes du service Autorités & Référentiels déjà impliquées dans ce chantier.

Nombre de volontaires

Dès le lancement de l’appel au volontariat, le chantier a eu du succès : 42 personnes provenant de 38 établissements distincts ont répondu présents fin octobre 2022. En définitive, pendant les 17 mois qu’aura duré cette phase, plus de 70 personnes provenant de plus de 40 établissements auront été volontaires.

Répartition du travail

L’Abes a établi des paquets de 100 notices à distribuer aux volontaires et tenait à la disposition de ceux qui avaient épuisé leur liste, un nouveau lot si c’était souhaité. Les volontaires étaient également libres de renoncer et de rendre leur liste inachevée à l’Abes.

Rythme d’avancée du chantier

Chaque volontaire a reçu une liste de 100 notices Tp1. Dans la plupart des cas, cette liste était destinée à une seule personne qui l’a traitée de A à Z. Mais certains établissements ont choisi de tronçonner cette liste pour faire des paquets plus petits donnés à un groupe de catalogueurs. Aucun délai n’était imposé pour traiter cette liste. Plusieurs collègues ont ainsi pris 8 ou 9 listes (alors que d’autres, notamment à l’Abes, ont mis 17 mois à finir leur unique liste !). Peu importe, l’essentiel était d’en faire un peu, beaucoup, ou à la folie, le but étant de les traiter toutes.

Des temps d’échange collectifs

Même si assez peu d’échanges ont transité par cette voie, une liste de diffusion comportant l’ensemble des volontaires a été mise en place pour l’occasion.
Pour rendre la démarche conviviale, l’Abes a proposé régulièrement des « cafés Tp1 », temps d’échange collectifs, facultatifs, volontairement informels,  organisés en visio pendant la pause-café de 13h30 à 14h. Ainsi, sur la durée de ce chantier, une dizaine de « cafés Tp1 » ont été organisé au cours desquels, en moyenne, 14 volontaires se sont retrouvées, sans compter les participants Abes. Certains étaient très assidus, certains ne sont jamais venus. De fait, il n’y avait pas de corrélation entre la participation aux cafés et le rythme de traitement des listes.

Chaque café a donné lieu à la présentation par l’Abes d’un court diaporama qui donnait à voir l’avancée statistique du chantier. La discussion s’engageait ensuite sur des sujets variés en rapport avec le chantier, comme par exemple : comment traiter des homonymes ? quels usages de Paprika ? e…

Au fil des cafés, nous avons fêté ensemble les marronniers de l’année.

Les affiches des « cafés Tp1 »

Un poster aux Journées Abes 2023

Au printemps 2023, nous avons proposé aux volontaires de présenter un poster lors des Journées Abes 2023, défi relevé par les collègues de l’Université Paris Cité qui, cerise sur le gâteau, ont remporté le prix du meilleur poster !

Nous avons aussi profité du cocktail des Journées Abes pour faire une photo avec les volontaires présents.

Le tout dans une ambiance conviviale

Le traitement des Tp1 peut parfois s’apparenter à une mini-enquête : ce François Martin est-il le même que cet autre François Martin ? A moins qu’il ne s’agisse de Martin François ?! On déniche aussi des perles : « Médecin spécialiste en médecine générale » ou bien « né en 1883 et ayant soutenu une thèse en 1892 » ou des aptonymes : « nom de famille d’une personne qui est étroitement lié à son métier ou à ses occupations », selon la définition donnée par le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française.
Pour accompagner ce chantier, nous avons proposé à chacun de partager nos sourires, voire nos fou-rires, dans un fichier collaboratif commun ; nous avons également conçu ensemble la « playlist des identités » pour travailler en musique : c’est fou le nombre de chansons en rapport avec les Tp1 !

Enfin, lors du dernier café Tp1, en direct pendant la visioconférence, nous avons transformé les 3 dernières notices d’autorité Tp1 qui subsistaient. Le chantier était terminé !

En conclusion

L’Abes remercie très chaleureusement l’ensemble des participants à ce chantier, que ce soit les Correspondants Autorités sollicités au printemps 2022 ou les collègues qui ont répondu à l’appel à volontariat entre novembre 2022 et mars 2024.
La première satisfaction est bien sûr d’avoir atteint l’objectif fixé : en finir avec des notices d’autorité tellement pauvres qu’elles ne pouvaient « faire autorité ». En améliorant la qualité intrinsèque de dizaines de milliers de notices de Personnes physiques,  c’est l’ensemble des liens aux ressources bibliographiques qui ont été fiabilisés.
La seconde satisfaction, encore plus précieuse car moins anticipée, est d’avoir, très concrètement et pendant plusieurs mois, perçu ce que veut dire « faire réseau ». Plus qu’un principe, le catalogage partagé est une réalité très puissante.

Merci à tous !

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