Synthèse de l’enquête « Évaluation du dispositif CERCLES »

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Le dispositif CERCLES (Corrections et Enrichissements par le Réseau de Corpus de l’Enseignement Supérieur) a été lancé en 2015.
Depuis, 17 chantiers ont été lancés, dont 9 encore en cours.

Avec le double objectif d’évaluer les modalités de fonctionnement actuelles et de réfléchir à l’évolution du dispositif, une enquête a été menée, en février 2018, auprès des 18 responsables de chantiers CERCLES.

Voici un résumé de leurs opinions sur le dispositif.

Taux de participation : 77,7 %

18 responsables de chantier ont été sollicités, 14 ont validé le questionnaire. Cela constitue le corpus de réponses complètes et exploitables.
Ceux qui n’ont pas répondu appartiennent à des chantiers co-gérés ; à chaque fois, leurs binômes ont validés leurs réponses, de telle sorte qu’on peut affirmer que, si l’enquête ne reflète pas la totalité des établissements CERCLES, elle reflète en revanche la totalité des chantiers.

Sur l’organisation mise en place par le responsable de chantier :

  • le plus souvent, une petite équipe est mise en place, sans organisation très formelle (échanges sans réunions systématiques et planifiées), mais avec un document collaboratif.
  • s’il n’y a qu’1 agent sur le chantier, l’organisation se met en place en tenant compte de ces moyens limités ; la conduite solitaire d’un chantier n’entrave pas sa réalisation.
  • tous les responsables évoquent la difficulté à faire du « reporting » auprès de leur direction, par manque de document modèle.
  • chacun ressent le besoin de créer des documents spécifiques (procédures, scripts).
  • il semble difficile de prévoir en amont la durée du chantier :
    • le travail en mode projet (estimation, contrôle, révision) n’est pas systématiquement appliqué ;
    • les tâches d’organisation, de coordination ne sont pas quantifiées, au départ, dans le temps estimé nécessaire pour le chantier ;
    • il faut gérer des aléas et des charges de travail imprévues.
  • par contre, le travail CERCLES reste souvent prioritaire, en cas d’aléas.

Sur la reconnaissance de la fonction de responsable de chantier :

  • le plus souvent, un chantier est lancé à l’initiative de l’équipe de catalogage.
  • le travail CERCLES est davantage lié à l’agent (la personne) qu’à sa fonction (la fiche de poste). Ainsi :
    • il n’y pas d’objectifs et d’indicateurs associés dans la fiche de poste des agents responsables de chantier ;
    • aucune pérennité du chantier n’est assurée si l’agent quitte l’établissement.

Sur les enrichissements apportés par le chantier :

  • les axes d’enrichissements s’avèrent toujours plus importants que ceux prévus au départ.
  • les difficultés rencontrées pour les corrections sont liées aux difficultés du traitement des documents électroniques, pas au dysfonctionnement du dispositif CERCLES.
  • la collaboration avec l’éditeur du corpus, au sein du chantier, est utile, mais pas obligatoire.

Sur l’apport de l’ABES :

  • les services sont appréciés, à part l’espace de travail collaboratif, perfectible dans sa forme et dans son usage.

Sur la reconnaissance du réseau :

  • les responsables de chantier n’ont pas vraiment d’avis sur la question. Mais ignorer si on est reconnu ne veut pas dire qu’on ne l’est pas. Cela signifie simplement qu’on n’a jamais eu le moyen de mesurer cette reconnaissance (par exemple, l’ABES n’ pas inclut cette question dans l’enquête 2017 sur les usages professionnels du Sudoc).

Sur les évolutions du dispositif CERCLES :

  • les responsables actuels n’envisagent pas forcément de nouveaux chantiers, puisque la charge de travail est déjà importante.
  • le besoin de lancer des chantiers liées aux données d’autorités de leurs corpus n’apparait pas comme une priorité.
  • les chantiers à venir devraient être d’une volumétrie moins importante, pour attirer d’autres bibliothèques.

 

CERCLES_crayonsEt maintenant… ?

L’équipe de l’ABES en charge de coordonner le dispositif CERCLES analyse ces résultats pour formuler une série de préconisations, qui seront ensuite communiquées au réseau.

La synthèse complète et détaillée des résultats est disponible  ICI.

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