Colodus : quel impact sur l’organisation du travail ?

COLODUS-04Interface web, Colodus ne nécessite aucune installation sur les postes de travail. Son utilisation n’est conditionnée qu’à l’attribution de login créés préalablement dans le cadre du réseau Sudoc par le coordinateur Sudoc, dans le cadre du réseau Sudoc-PS par le responsable du centre régional.

Le développement de masques de saisie prédéfinis ou personnalisés permet de travailler dans Colodus rapidement et efficacement sans pour autant exiger de l’utilisateur une forte expertise du format de catalogage.

Chaque établissement devra décider de l’opportunité de former son personnel à Colodus et déléguer à une partie des professionnels des tâches de corrections, de suppression ou de mises à jours des données d’exemplaire.

Colodus est une porte d’entrée pour s’initier puis approfondir sa connaissance du format et des règles de description des exemplaires puisque toutes les subtilités du format peuvent être restituées.

L’ABES souhaite que ce nouvel outil permette la sensibilisation des acteurs des réseaux  Sudoc et Sudoc-PS à la qualité des données d’exemplaires du catalogue Sudoc.

Mais Colodus ne concerne que les données d’exemplaires de son RCR et ne permet aucune intervention sur la notice bibliographique.

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Colodus : coup de projecteur sur les données des exemplaires

COLODUS-03Par rapport à WinIBW, Colodus a des fonctionnalités très limitées. Colodus  propose « seulement » un habillage du format de catalogage  avec des libellés en clair pour faciliter la saisie de l’information. Mais ce « seulement » est l’occasion de se pencher sur les spécificités des données d’exemplaires.

Liés à des impératifs du système central du Sudoc, l’ABES distingue  depuis l’origine  deux formats de catalogage des exemplaires :

1/ un format spécifique aux établissements non déployés et rattachés à un centre régional du réseau Sudoc-PS,

2/ un format propre aux établissements déployés dans le Sudoc.

Aussi, Colodus applique à la lettre les règles de description et les formats de catalogage des exemplaires pratiquées dans le Sudoc depuis plus de 10 ans.

Ces règles sont empiriques et les formats sont des formats maison, sans normalisation internationale comme c’est le cas pour Unimarc ou Marc21 par exemple.

Colodus pourrait bien être l’occasion de s’interroger sur certaines pratiques  en usage. Les listes de discussion des réseaux Sudoc et Sudoc-PS pourront  permettre à chacun de s’exprimer et de faire avancer la réflexion. L’ABES sera à l’écoute de ses débats et si les formats de catalogage des exemplaires devaient évoluer, l’ABES l’implémentera dans Colodus.

N’espérez cependant pas de miracle !

Certains points de description, par exemple l’ordre de validation de codes de sous-zones sont intrinsèquement liés aux impératifs de validation de système central du Sudoc. L’ABES ne pourra pas y remédier, tant que le système central du Sudoc (CBS) est ce qu’il est.

Par contre, d’autres éléments d’ergonomie, d’affichage, voire de nouvelles fonctionnalités pourront être étudiés et l’ABES s’efforcera de faire évoluer Colodus selon vos besoins.

CPD

Colodus et WinIBW ? Colodus ou WinIBW ?

COLODUS-02Avant l’ouverture de Colodus, il n’existait qu’un seul outil pour décrire les exemplaires : le logiciel client WinIBW interconnecté avec le système central du Sudoc, CBS. Ces deux outils ont été développés par la société PICA (rachetée depuis par OCLC).

WinIBW est un outil robuste et complet mais son ergonomie est datée et il nécessite une installation parfois jugée fastidieuse.

S’inspirant de principe de production de données via des interfaces web (IdRef), l’ABES a souhaité développer une interface web pour la production de données d’exemplaires dans le Sudoc (cf. billet « Exemplariser sans WinIBW » https://punktokomo.abes.fr/2012/01/13/exemplariser-sans-winibw/.)

Par rapport à WinIBW, Colodus a les avantages suivants :

  • Colodus est gratuit. L’activité bibliographique réalisée via Colodus par le réseau Sudoc rentre dans le modèle de facturation général.
  • Colodus peut être utilisé sur n’importe quel poste disposant d’un accès internet. Colodus est optimisé pour Firefox.
  • Colodus propose un habillage du format de catalogage  avec des libellés en clair pour faciliter la saisie.

Mais Colodus n’anticipe pas une disparition programmée de WinIBW.

Tout d’abord Colodus ne concerne que les données d’exemplaires soit une infime proportion de l’ensemble des fonctionnalités de WinIBW. Ensuite, le système CBS demeure le cœur central de l’application. En effet, l’accès et l’utilisation de Colodus sont conditionnés par l’existence d’identifiants de connexion au système central du Sudoc (CBS) et le seul outil de création de ces identifiants est WinIBW.

Par conséquent, pour l’environnement Sudoc, Colodus ne peut être utilisé que par les établissements identifiés dans le réseau Sudoc et propriétaire d’au moins une licence WinIBW.

Alors pourquoi choisir d’utiliser Colodus ?

Dans WinIBW, pour décrire des exemplaires, le catalogueur part d’une page blanche : il doit connaître sur le bout de doigt toutes les possibilités du format.

Dans Colodus, le catalogueur se voit proposer des masques de saisie. Ces formulaires peuvent être personnalisés.

Colodus propose des zones par défaut : les zones obligatoires pour la validation d’une notice d’exemplaire, les zones facultatives pour favoriser la complétude de l’information disponible, les zones attendues pour la description d’exemplaires des documents spécifiques (documents électroniques, ressources continues…). En connexion directe avec le CBS, toute  intervention sur les données  – création, modification, suppression des exemplaires – met à jour instantanément la base du Sudoc.

Colodus a pour ambition via une ergonomie simplifiée de faciliter le travail de gestion de vos exemplaires mais aussi de permettre aisément un enrichissement qualitatif de toute l’information disponible sur vos données.

CPD

Colodus : un outil, deux profils

COLODUS-01Exemplariser sans WinIBW a déjà été évoqué sur ce blog (ici https://punktokomo.abes.fr/2012/01/13/exemplariser-sans-winibw/ et ici https://punktokomo.abes.fr/2013/01/14/colodus-exemplariser-sans-winibw/).

L’ouverture de Colodus est effective pour le réseau Sudoc-PS depuis le 2 avril 2013. Elle le sera pour le réseau Sudoc le 16 septembre 2013.

Colodus s’adresse par conséquent à tous les acteurs du réseau Sudoc (Sudoc et Sudoc-PS) habilités à intervenir sur les données d’exemplaires de leur établissement.
Selon son identifiant l’utilisateur accède à un environnement de travail Sudoc ou Sudoc-PS.

L’environnement Sudoc PS

Il fait intervenir deux types d’acteurs chacun doté d’une habilitation particulière.

  • LE RESPONSABLE CR : il est habilité à intervenir sur tous les exemplaires des RCR dont il a la charge au sein de son CR. Il a la charge de créer et de distribuer les logins « exemplarisateur » pour les RCR de son CR (cette opération ne se fait pas dans Colodus (cf. billet Colodus et WinIBW ? Colodus ou WinIBW ? ).
  • L’EXEMPLARISATEUR : il est habilité à intervenir sur les seules données d’exemplaire de son RCR de rattachement.

L’environnement Sudoc

Dans cet environnement, il n’existe qu’un seul type d’acteur, l’EXEMPLARISATEUR. Il est habilité à intervenir sur les seules données d’exemplaire de son RCR de rattachement.
Quel que soit l’environnement concerné, Colodus poursuit un même but : faciliter le travail d’exemplarisation des notices bibliographiques du Sudoc (cf billet Coup de projecteur sur les données des exemplaires ). Il s’agit de permettre une saisie simplifiée des informations de localisation en proposant au professionnel toutes les possibilités du format pour enrichir ses données.

Articulé sur 3 onglets, Colodus propose une suite d’événements logiques depuis la recherche d’une notice bibliographique jusqu’à l’affichage des exemplaires.
Colodus concerne donc le dernier maillon dans la chaîne de traitement du document : la création/modification de l’exemplaire qui a pour conséquence de rendre l’information visible par le grand public. Colodus ne permet aucune intervention sur le niveau bibliographique d’une notice.

Colodus : exemplariser sans WinIBW

Colodus, la nouvelle application pour exemplariser dans le Sudoc, est en cours de recettage.

Il est prévu une ouverture en deux temps, Colodus sera disponible pour le réseau Sudoc-PS à compter du 1er avril 2013 et pour l’ensemble du réseau Sudoc le 1er septembre 2013.

PCP : gérer vos états de collection

Au premier semestre 2012, une interface de visualisation des plans de conservation partagée (PCP) sera ouverte. En exploitant les états de collection des périodiques, elle donnera à voir dans un premier temps les lacunes et les redondances existant dans un périmètre modulable de bibliothèques (PCP, département, région, toute la France, etc.).
Cette interface s’adresse principalement aux gestionnaires de PCP existants mais doit permettre aussi le développement  de nouveaux PCP.
L’application permet la consultation et l’affichage de toutes les notices de périodiques du Sudoc.

  • Ergonomie :

L’accent doit être porté sur l’affichage des données pour permettre efficacement leur analyse et comparaison.

L’interface devrait s’articuler sur 3 écrans :
1-Onglet Recherche
2-Onglet Résultat (liste de notices bibliographiques)
3-Onglet Titre

Ce dernier onglet proposera une visualisation des états de collections disponibles et proposera une information sur les lacunes identifiées.

Connexion :
L’interface ne propose qu’un affichage des informations disponibles et ne permet aucune  possibilité d’intervention sur les données :
L’accès est libre sans condition d’authentification ou d’habilitation particulière.

  • Technique :

Coté serveur :

– Stockage : l’ensemble des notices du Sudoc et leur données d’exemplaires sont stockées dans une base de données Oracle dans un format d’export XML
– Recherche : un moteur de recherche Solr (http://lucene.apache.org/solr/) permet d’identifier des notices selon des critères définis

Coté « client » :

– votre navigateur (Firefox, Internet Explorer…) est capable d’interroger par des requêtes HTTP asynchrones (http://fr.wikipedia.org/wiki/Ajax_%28informatique%29 ) les deux sources de données citées ci-dessus :
* les réponses sont fournies au format JSON (http://www.json.org/) lors de l’interrogation de Solr
* du XML est renvoyé par un serveur Tomcat intermédiaire pour les données d’exemplaire des notices
– des librairies javascript sont ensuite exécutées dans le navigateur (jQuery http://jquery.com/ et ses éléments d’interface principalement) pour manipuler, calculer et présenter les résultats.

Le prototype devrait être présenté une nouvelle fois au groupe de discussion.

Exemplariser sans WinIBW

Au second semestre 2012, l’ABES proposera une interface Web dédiée à l’exemplarisation. Cette nouvelle application s’adressera aux professionnels des réseaux Sudoc et Sudoc-PS pour exemplariser un document, sans modifier le niveau bibliographique des notices.

  • Ergonomie :

La connaissance du format MARC ne sera pas un pré-requis nécessaire à la saisie des données.
L’interface devrait s’articuler sur 4 écrans :
1-Onglet Recherche
2-Onglet Résultat (liste de notices bibliographiques)
3-Onglet Titre
4-Onglet Edition (modification, création)

Toutes les fonctionnalités proposées dans l’outil professionnel actuel WinIBW et permettant la gestion ou l’intervention sur les données d’exemplaires seront préservées.
L’utilisateur sera guidé dans son travail par une aide et des contrôles intégrés aux formulaires de saisie.
Les données seront soumises aux mêmes tables de validation que dans WinIBW.
L’utilisateur pourra créer des modèles de notices d’exemplaires adaptés à ses besoins.
Une exemplarisation par douchette sera aussi proposée.

  • Connexion :

L’interface est à destination des professionnels.
L’accès sera donc réservé aux catalogueurs des réseaux Sudoc et Sudoc-PS, avec authentification (login WinIBW).

  • Technique :

Cette application Web dialogue directement avec le CBS, comme le fait WinIBW en utilisant les technologies XML, JavaScript, java.
L’interface repose donc sur CBS, le système central du Sudoc : les index de recherche, les tables de catalogage, de validation sont ceux définis dans le CBS.

Un prototype est en cours de réalisation. Il servira de base de discussion au sein d’un groupe de travail qui sera bientôt constitué.