Depuis le 16 mars 2020, du fait de la pandémie du Covid-19, toutes les bibliothèques universitaires ont fermé leurs portes, les personnels étant invités à travailler depuis chez eux dans la mesure du possible. Au sein des établissements Sudoc, cette situation inédite a donné lieu au lancement de nombreux chantiers Qualité des données, bénéficiant – autant que possible – de l’accompagnement de l’Abes.
Ainsi du SCD de l’université Bordeaux Montaigne qui, dès la première semaine de confinement, a incité l’ensemble de ses catalogueurs à mener des chantiers qualité et a choisi de s’adosser sur le webservice AlgoLiens en tant qu’outil de diagnostic. Cependant, AlgoLiens n’étant pas utilisé par les catalogueurs de manière quotidienne, il a fallu envisager soit de former les collègues à distance, soit d’engager des développements pour leur simplifier la tâche. La deuxième option a été retenue.
Ce billet écrit de concert raconte la genèse et présente “AlgoLiens web”, service développé par Sylvain Machefert, initialement pour le propre usage du SCD de l’Université Bordeaux Montaigne, mais désormais à disposition -via le GitHub de l’Abes- des établissements Sudoc qui souhaitent l’utiliser pour leurs propres chantiers Qualité.
Profiter pour améliorer la qualité du catalogue Sudoc : mais les télétravailleurs-catalogueurs disposent-ils de tous les moyens pour le faire ?
Rappelons tout d’abord que le webservice AlgoLiens, à disposition depuis 2016, fait l’objet de deux vidéos d’autoformation (J.e-cours : décembre 2016 et mars 2017) et d’une documentation qui intègre les nouveautés mises en production en mars 2020.
Dans la logique des webservices proposés par l’Abes, l’objectif d’AlgoLiens consiste à mettre à disposition des données brutes (“fournir du cru plutôt que du cuit pour laisser qui veut faire sa cuisine avec”).
Les utilisateurs d’AlgoLiens doivent avoir en tête les principes suivants :
- pour bien utiliser le webservice et générer les rapports adéquats, il est nécessaire de s’approprier les paramètres au préalable pour construire la requête adéquate
- le webservice extrait les infos à un instant t : le fichier doit donc être généré régulièrement pour rester « frais »
- selon les paramètres choisis, la génération du fichier peut prendre quelques dizaines de secondes, voire quelques minutes
- la manipulation de fichiers tabulés peut s’avérer délicate pour qui n’en a pas l’habitude (ex : perte des 0 en début de PPN)
- il peut être complexe de travailler à plusieurs sur un même fichier.
AlgoLiens permet de générer à la volée des fichiers texte pointant les notices bibliographiques dans lesquelles il manque un lien à une notice d’autorité (bloc des B/4XX et B/5XX pour les liens « titre » et « titre en relation » ; bloc des B/6XX pour les liens « sujet » ; bloc des B/7XX pour les liens « auteur »).
La requête d’interrogation du webservice AlgoLiens étant paramétrable, on peut par exemple cibler les notices bibliographiques créées, modifiées ou localisées au sein de son ILN puis ventiler les résultats par RCR. Le résultat de l’appel de ce webservice est un fichier à télécharger, manipulable dans un tableur (Excel, Calc, etc.).
Pleinement opérationnel dans ce cadre, le webservice AlgoLiens est utilisé depuis plusieurs années par plusieurs établissements (Lyon 1, Aix-Marseille, Montpellier, etc.) à l’occasion soit d’opérations ponctuelles, soit comme tâche de fond régulière.
Habiller le webservice Algoliens en proposant une interface web dédiée aux catalogueurs d’un établissement : l’initiative du SCD de l’université Bordeaux Montaigne
Pour mettre en œuvre son chantier Qualité dans des conditions optimales, le SCD de l’université Bordeaux Montaigne souhaitait que les télétravailleurs – catalogueurs puissent accéder simplement à des listes de n°PPN à corriger, à savoir :
- depuis leur poste informatique professionnel ou personnel
- sans avoir à manipuler ni le webservice ni des fichiers Excel
- en effectuant les corrections via WinIBW ou Paprika pour remédier à l’absence de liens
- sans « se marcher sur les pieds » : chaque notice corrigée n’apparaît plus dans la liste des « à corriger ».
Après quelques essais effectués dans les premiers jours du confinement à l’aide de fichiers Excel générés directement à partir du webservice Algoliens et envoyés aux catalogueurs de l’établissement, l’équipe du SCD responsable de ce chantier a constaté la complexité de sa coordination (plus de 20 personnes susceptibles d’intervenir).
Il a donc été décidé de développer un service qui fasse remonter les absences de liens uniquement dans deux types de notices : les unicas de l’établissement et les notices créées par les bibliothèques de Bordeaux Montaigne. Les résultats de la requête AlgoLiens paramétrée de cette façon sont stockés dans une base de données MySQL et affichés via l’interface en fonction de certains critères (RCR associé, langue du document…) et potentiellement d’autres.
Pour le catalogueur, l’interface est simplissime :
- dans son navigateur, il saisit l’URL communiquée par le coordinateur du chantier
- il déclare s’il dispose sur son poste d’un accès à WinIBW pour corriger les notices ou s’il ne dispose que de Paprika : dans ce cas, seules les notices comportant des erreurs AlgoLiens à corriger lui sont transmises
- il visualise ensuite via l’interface web les listes de n°PPN à corriger (classés par RCR ou par langue)
- il peut alors soit corriger la notice, soit la mettre de côté (s’il a besoin par exemple d’avoir le document en mains pour procéder à la correction)
- au fur et à mesure, il voit le nombre de notices à traiter décroitre, ce qui est très motivant !
Vous souhaitez utiliser ce service ? Le SCD de l’université Bordeaux Montaigne est prêt à vous accompagner le temps du confinement
Se réjouissant que le SCD de l’université Bordeaux Montaigne ait saisi l’opportunité du confinement pour travailler la qualité des données Sudoc et IdRef, l’Abes salue l’initiative et se félicite d’avoir échangé avec Sylvain Machefert au fil des développements, une satisfaction d’autant plus grande qu’il ne souhaite pas s’arrêter en si bon chemin.
En effet, maintenant que le service est opérationnel, le SCD de l’université Bordeaux Montaigne propose aux établissements Sudoc de l’utiliser pendant cette période délicate de fermeture des bibliothèques pendant la crise sanitaire. A cette fin, l’interface devra être paramétrée par Sylvain Machefert afin d’appeler les données AlgoLiens d’un autre ILN et de les donner à voir dans une interface web dédiée – calquée sur celle du SCD de l’université Bordeaux Montaigne mais dotée d’une URL spécifique.
Les collègues intéressés sont invités à déposer leur demande via le guichet ABESstp IdRef – domaine Webservices : l’Abes se charge de la mise en relation avec le SCD de l’université Bordeaux Montaigne.
L’Abes remercie chaleureusement Sylvain Machefert d’accepter cette charge de travail supplémentaire le temps du confinement. À l’avenir, si le service intéresse de manière durable plusieurs ILN, une solution plus pérenne devra bien entendu être trouvée.
Vous souhaitez améliorer et adapter ce service ? Les sources sont sur le Github de l’Abes
Déposé sur le Github de l’Abes, le code source de l’application « Algoliens Web » est à disposition pour qui veut le récupérer, l’utiliser, voire l’améliorer pour le bien de tous. La co-construction, dont le mérite revient ici intégralement au SCD de l’université Bordeaux Montaigne, peut se poursuivre : nous invitons toutes les bonnes volontés à se saisir de ce nouveau service qui rend user-friendly le webservice AlgoLiens.
Un grand merci à Sylvain Machefert et à sa direction. Un grand merci d’avance à ceux qui s’empareront de son code. Enfin, un grand merci aux télétravailleurs – catalogueurs qui #restentchezeux mais continuent leurs missions !
Isabelle Mauger Perez et François Mistral (Abes, service Autorités & Référentiels), Sylvain Machefert (SCD Université Bordeaux Montaigne)
Update (01/10/2020)
En plus de la Direction Documentation de l’université de Bordeaux, cette interface a été utilisée par 4 établissements. Voici un bilan du travail réalisé grâce à son usage :
Établissement RCR Notices Corrigées À reprendre Université de Bordeaux – Direction Documentation 11 10 583 5 025 2 139 BIU Montpellier 55 27 757 337 9 SCD université Lyon 1 14 1 1813 883 60 SCD université Rennes 1 17 10 077 24 3 Bibliothèque Sainte-Barbe 1 121 103 18
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