CERCLES : bilan du chantier AMS

Le chantier CERCLES  « AMS – American Mathematical Society »

Description du corpus

Plusieurs bibliothèques membres du RNBM acquérant des collections d’ebooks publiées par l’American Mathematical Society (AMS), trois d’entre elles ont choisi de participer à un chantier commun CERCLES AMS. Ce travail de correction et d’enrichissement de notices concernait un total de 2760 notices d’ebooks, et presque autant de monographies imprimées.

Le chantier a été circonscrit aux 13 collections disponibles en ebooks au moment de l’ouverture du chantier (l’éditeur a publié depuis de nouvelles collections)

1. Mathematical Surveys and Monographs (1943 – 2015) : ​SURV​ 215 notices
2. Graduate Studies in Mathematics (1993-2013) : ​GSM​ 127 notices
3. Student Mathematical Library (1999-2015) : ​STML​ 73 notices
4. University Lecture Series (1989-2015) : ​ULECT​ 63 notices
5. Memoirs of the AMS (1950-2015) : ​MEMO​ 1141 notices
6. Proceedings of Symposia in pure Mathematics (1959-2015) : ​PSPUM ​117 notices
7. Proceedings of Symposia in Applied Mathematics (1949-2014) : ​PSAPM​ 73 notices
8. Contemporary Mathematics (1980-2015) : ​CONM​ 665 notices
9. CBMS Regional Conference Series in Mathematics (1970-2015) : ​CBMS​ 129 notices
10. Colloquium Publications (vol.1(1905)-vol.62(2016)) : COLL 63 notices
11. AMS non-series monographs (2007-2015) :​ MBK​ 53 notices
12. CBMS Issues in Mathematics Education (1990-2012) : ​CBMATH ​18 notices
13. Mathematical World (1991-2013) : ​MAWRLD​ 23 notices

Il a également été nécessaire de définir un état de collection précis, notamment pour les collections vivantes ayant un accroissement annuel. L’année 2015 a dans la plupart des cas été choisie comme année de clôture : il s’agissait en effet de la dernière année complète au moment du démarrage du chantier et de l’import des notices de l’éditeur.

Description du chantier

Les 3 établissements ayant participé au projet

• Bibliothèque de Mathématiques Informatique Recherche (MIR), qui dépend de Sorbonne Université et de l’université Paris Diderot ; 
• Bibliothèque de Mathématiques et Informatique de l’École Normale Supérieure (Paris) ;
• Bibliothèque de  Mathématiques  et  Mécanique,  Institut de Mathématiques de Toulouse, Université Paul Sabatier de Toulouse.

L’équipe CERCLES transversale était composée de 7 personnes : 

• 1 personne à la Bibliothèque de Mathématiques et de Mécanique de Toulouse : travail sur les notices de la collection 7
• 1 personne à la Bibliothèque de Mathématiques et Informatique de l’ENS : travail sur les notices de la collection 9
• 3 personnes en simultané à la Bibliothèque MIR (soit 5 participants au total, au fil des départs et arrivées) : travail sur les notices de 11 collections
• 2 coordinateurs, dont un parti en mutation en 2017

Durée du chantier

Initié fin mai 2016, le chantier s’est prolongé sur un peu plus de 2 ans et demi. Bien que dans l’acte d’engagement signé en février 2017, la fin du chantier avait été évaluée à décembre 2017, celui-ci s’est finalement terminé en février 2019. Le chantier a dû être prolongé pour différentes raisons : mutations  au sein de l’équipe, délai de formation des nouveaux collègues, priorité donnée provisoirement à d’autres tâches. Il est donc assez difficile d’évaluer avec exactitude le temps de travail réel consacré à ce chantier. On peut cependant annoncer –  avec réserve –  une quotité de 20 à 25% d’ETP pour 3 catalogueurs, soit 60 à 75% d’ETP au total.

Déroulement du chantier 

Création des notices d’ebooks 

Au début du chantier, notons que très peu de notices du corpus AMS existaient dans le Sudoc . Les notices des 9 premières collections ont été importées dans le Sudoc suite à la transformation en Unimarc des notices Marc 21 fournies par l’éditeur. Pour ce faire, il a fallu établir un tableau de correspondance pour transformer des notices (de Marc 21 à Unimarc) et enrichir les notices Unimarc avec certaines données codées. Cette phase d’import a été principalement effectuée par le correspondant Sudoc de Sorbonne Université avec le soutien de l’Abes et des catalogueurs de la MIR. Cette étape a également permis de recenser les zones à reprendre dans les notices des imprimés (autorités personnes physiques ou collectivités, codes de fonction, disparité des indexations, notamment dans le cas des mélanges).

Concernant les notices des 4 collections restantes, moins importantes quantitativement, il a été décidé de créer de nouvelles notices ou de dériver des notices descriptives des versions imprimées.

Utilisation d’un document de travail collaboratif 

Un document de travail collaboratif – tableur “Google Document” comportant un onglet par collection – a été conçu puis partagé entre les membres du chantier. Chaque onglet liste des titres de la collection (en ordonnées) ainsi que les champs à corriger/vérifier (en abscisses). Dans chaque cellule, si un ajout/modification est réalisé, on saisit ”1”, sinon “0”. Cette trame de départ a progressivement évolué en fonction des pratiques de chacun, des spécificités des collections et de l’évolution des normes de catalogage. 

Chaque collection a été attribuée à une seule personne, à l’exception des 2 plus importantes collections qui ont été partagées : Memoirs​ of the AMS (5 catalogueurs successifs) et Contemporary Mathematics​ ​ (3 catalogueurs).

Dès le début du chantier, 13 demandes ISSN ont été effectuées via l’application CIDEMIS pour créer les notices de collections électroniques, ce qui a permis d’incrémenter directement le PPN de la collection dans les notices Sudoc importées via le site de l’éditeur. Chacune des collections AMS est désormais identifiable par son code de collection (en gras dans le tableau) et repérable dans WinIBW avec la commande CHE SOU AMS-code de collection​ ​?

Travail sur les notices des monographies imprimés 

Des étapes de vérification, correction, ajout et mise à niveau conformes aux consignes RDA-FR ont été réalisées sur la majorité des notices d’imprimé, lorsqu’elles existaient (voir la liste ci-dessous). La mise à niveau RDA-FR de différents champs, demandée par l’Abes, a impliqué davantage de corrections des notices d’imprimés qu’initialement prévu.

Listes des champs ajoutés/corrigés

La liste ci-dessous donne le détail des principales opérations effectuées. Il s’agit d’une liste indicative, toutes les collections n’ayant pas nécessité la correction de tous ces champs. En outre, chacun des catalogueurs impliqués dans ce chantier a pu adapter cette trame.

Enrichissements préconisés sur les notices des documents imprimés existantes : 

• 181, 182, 183 : insertion des zones si absentes
• 200 : correction des indicateurs, suppression du $b, correction du titre si nécessaire
• 210 / 219 : remplacement de 210 par 219, correction des noms d’éditeur erronés, mise au norme de la zone (abréviations)
• 225 : correction des indicateurs, traitement spécial de publications valant parution dans un périodique (Israël Mathematical Proceedings), traitement de « Centre de recherche mathématiques Proceedings » en sous-collection
• 410 : lien à la collection
• 606 : complétude de l’indexation si nécessaire
• 686 : ajout MSC si absent
• 7XX : création des autorités Auteurs (personnes physiques, congrès), insertion des codes de fonction absents (signalés par une zone de note 309), suppression du code de fonction 420 (« personnes honorées ») et remplacement par une zone 503 et une indexation Rameau « Hommage ».

Enrichissements préconisés sur les notices des documents électroniques, après import des notices : 

• 008 : remplacement « Oay » par « Oax3« 
• 010 : vérification des ISBN, correction si nécessaire
• 035 : vérification de la présence du n° d’import
• 105 : insertion des données codées
• 181, 182, 183 : insertion 
• 200 : remplacement « 200 0# » par « 200 1#« , vérification du titre par rapport à la version imprimée
• 205 : vérification de la mention d’édition, création de la zone 305 ##$aEdition électronique correspondant à l’édition de : Providence (R.I) : American Mathematical Society, cop.2012 (2nd edition)
• 219 :  correction des noms d’éditeur erronés, mise au norme de la zone (abréviations)
• 225 : remplacement de « 225 0# » par « 225 2#« , suppression des collections reprises de la version imprimée, autres que la collection de l’AMS, seule identifiée comme « électronique » sur la plateforme de l’éditeur. 
• 307 : vérification et correction (la notice fournie par l’éditeur est souvent parcellaire, avec des incohérences sur les mentions d’illustrations)
• 320 : insertion des mentions de bibliographie, à partir de la notice de la version imprimée
• 359 : résumés : vérification de la syntaxe générale après la transformation liée à l’import, correction des mentions en anglais
• 410 : lien à la collection électronique
• 452 : lien vers la notice du document imprimé
• 540 : ajout d’autres formes du titre (transcription alphabétique des signes mathématiques)
• 6XX : reprise des éléments d’indexation à partir de la notice de la version imprimée
• 7XX : reprise des accès auteurs à partir de la notice de la version imprimée
• 859 : vérification du lien éditeur, vérification du DOI
• E856 : vérification de l’URL d’accès vers le bon fichier (et bonne édition)

Bilan 

Un contrôle qualité mensuel, effectué par le coordinateur Sudoc sur l’ensemble des notices travaillées à Sorbonne Université, permet de faire ressortir des erreurs et absences de liens en 410, 452, 606, 700, etc.  Ainsi, une cinquantaine de lien 410 sur des notices papier AMS ont pu être corrigées par la coordinatrice du catalogage de la bibliothèque MIR.

Remarques et difficultés rencontrées

La succession des personnes impliquées dans le projet, le départ de personnes compétentes et investies, le nombre et l’éloignement géographique sont des difficultés évidentes pour mener un projet, quel qu’il soit. En outre, le caractère “non urgent” de ce chantier l’a rendu non prioritaire vis à vis d’autres projets d’établissements, ce qui a valu un retard non négligeable sur les prévisions de départ.

Un des participants au chantier propose une légère modification de la forme du tableau de bord partagé du chantier CERCLES (Google Sheet), s’il s’agit d’un modèle destiné à être repris. Il s’agirait d’indiquer simplement le nombre de notices modifiées, champ par champ, sans détailler pour chaque notice à traiter. Supprimer le détail des modifications notice par notice simplifierait la structure et la constitution du tableau (pas de téléchargement d’extraits des notices à traiter de WinIBW vers l’onglet, hormis éventuellement les PPN et le titre), ce qui rendrait aussi immédiatement lisibles les statistiques champ par champ.

L’évolution en cours de route du format de catalogage a légèrement augmenté la « to-do-list ». 
Mais au final, ce chantier a  permis d’améliorer grandement la qualité du signalement des collections imprimées et électroniques. 

À noter : la MIR a fait l’acquisition de tous les ebooks publiés plus récemment dans les collections 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 10 et se charge du catalogage courant de ces ebooks en suivant les mêmes règles de catalogage que celles du chantier. L’ENS se charge quant à elle du catalogage de la collection 5. Un catalogage courant de qualité est donc assuré, dans la continuité de CERCLES.

Rédigé par Bérengère Warneck
avec la collaboration d’Amar Makhlouf, Gilles Aroul, Thibault Ka,
Lise Eschenbrenner, Chantal Sauvageot, Brigitte Laude, Nayara Gil Condé, Julie Janody et Dominique Barrère.

Rappel : Relire tous les billets concernant le dispositif CERCLES