Synthèse de l’enquête sur la fonction de coordinateur thèses

L’enquête auprès des coordinateurs thèses : raison d’être et accueil

Le dispositif de valorisation des thèses de doctorat s’est consolidé en 2011 avec la mise en production du moteur de recherche theses.fr et de l’application Step, venues compléter les services déjà apportés par l’application Star et le Sudoc. La fonction de coordinateur thèses a été mise en place au même moment. L’objectif de cette fonction est qu’un établissement dispose d’une vue globale sur la gestion des thèses et d’un interlocuteur assurant la transmission de l’information entre les différents intervenants dans les applications liées aux thèses. L’ABES a donc ressenti le besoin, 4 ans après la mise en place de ce dispositif, de faire un bilan sur les retours d’expérience des établissements et de recenser les suggestions sur les moyens de faciliter l’action des coordinateurs thèses.
L’enquête à destination des coordinateurs thèses a été lancée par l’ABES du 15 septembre au 31 octobre 2015. L’enquête comportait 21 questions.
71 réponses exploitables ont été obtenues soit un taux de participation à l’enquête de 63%. 112 coordinateurs thèses sont en effet comptabilisés en janvier 2016. Les coordinateurs thèses ayant répondu à l’enquête ont majoritairement été nommés en 2011 (30%) et 2013 (22%). Voici une synthèse des réponses obtenues :

La fiche de fonction du coordinateur thèses : utilisation et amélioration

Cette fiche a été proposée par l’ABES au moment de la création de cette nouvelle fonction au sein des établissements habilités à délivrer le doctorat, en 2011. Comme les autres correspondants de l’ABES, le coordinateur thèse dispose d’une fiche de fonction accessible à partir de son site web : http://www.abes.fr/Media/Fichiers/Theses-Fichiers/Fichiers-Coordinateur-Theses/FIche-de-fonction-Coordinateur-Theses

Cette fiche a été créée à l’origine dans un triple objectif :

• aider le président ou directeur de l’établissement à nommer la personne adéquate,
• faire reconnaître cette fonction au sein de l’établissement en lui allouant une quotité de travail,
• aider le coordinateur thèses à appréhender ses fonctions.

Cette fiche remplit relativement bien ses objectifs. En effet, la fiche de fonction, même si elle reste ignorée par une minorité, sert majoritairement à savoir en quoi consiste la fonction (74%) et à faire reconnaître la fonction dans l’établissement (30%). C’est également une aide pour définir le temps à allouer à cette fonction (7%). Comme le signale l’un des participants, la fiche est surtout utile au moment de la prise de fonction, elle est ensuite peu utilisée (13%). Une suggestion est de réaliser un kit de démarrage incluant la fiche de fonction et d’autres outils à destination du coordinateur thèses nouvellement nommé.
Des améliorations sur la fiche ont été suggérées :

• en terme de diffusion : rappel systématique, une fois par an au moins, de l’existence de cette fiche,
• en terme de contenus : mettre des liens sur des exemples concrets, préciser qu’un intérêt voire une connaissance du milieu de la recherche (laboratoires, écoles doctorales…) est un atout pour cette fonction. La fiche détaille en effet actuellement surtout les relations avec l’ABES tandis que l’essentiel du travail du coordinateur thèses concerne finalement les relations en interne. Les compétences requises semblent insuffisantes : la culture juridique sur la propriété intellectuelle est jugée indispensable ainsi que la connaissance des formats de document liés à l’archivage (PDF…). Il est suggéré de rendre plus visible le fait de devoir quantifier le temps de travail dévolu à cette fonction, car cela n’est pas toujours fait localement.

Une suggestion de fond concerne le non cumul de fonctions : des répondants insistent sur la difficulté à cumuler plusieurs casquettes et suggèrent que l’ABES préconise le non cumul des fonctions sur la tête d’une même personne au-delà d’un certain nombre de thèses soutenues par an ou dissocie systématiquement les fonctions du coordinateur thèses de celle du correspondant STAR.

La fonction de coordinateur thèses : choix, reconnaissance et exercice de la fonction

Cette fonction est heureusement plus majoritairement choisie (55%) qu’imposée (44%).

Elle est reconnue majoritairement par le supérieur hiérarchique. Viennent ensuite le correspondant STAR, la bibliothèque, le correspondant STEP, le service de rattachement du coordinateur thèses, les écoles doctorales, puis la direction de l’établissement, le service de la recherche, les doctorants, les directeurs de thèses. 5% des répondants déplorent toutefois que la fonction ne soit pas reconnue au sein de l’établissement.
Les participants signalent que la fonction de coordination qui est attendue consiste essentiellement en la mise en relation de services internes de l’établissement ce qui, par nature, n’est pas d’une grande visibilité. Toutefois, il est précisé que c’est souvent au démarrage du projet sur les thèses que la fonction peut être assise même si cela nécessite du temps et demande souvent de s’imposer.
71% des coordinateurs thèses estiment avoir les moyens d’exercer leur fonction.
Les difficultés soulignées empêchant de mener à bien cette fonction sont majoritairement le manque de disponibilité du coordinateur thèses qui cumule souvent beaucoup de fonctions dans son établissement ainsi que la multiplicité des interlocuteurs à solliciter pour mener à bien cette fonction. Sont également évoqués le manque de politique de l’établissement, la difficulté à agir sur l’ensemble du circuit des thèses (par exemple pour les thèses en préparation), le manque d’intérêt ou de coordination avec le service recherche.

Parmi les tâches assignées au coordinateur thèses, les plus importantes en terme de temps de travail sont, en ordre décroissant  :

• d’assurer la coordination du travail des acteurs impliqués dans le dispositif de gestion des thèses de son établissement,
• d’assurer la communication de l’information liée au dispositif de gestion des thèses au sein de son établissement et avec l’ABES ,
• d’autres tâches n’étaient pas proposées dans le choix de réponse et émergent. Il s’agit par exemple de revoir le positionnement du SCD et de l’affermir dans le circuit des thèses, de s’investir dans des formations sur l’archivage, la propriété intellectuelle, la gestion des données, de se tenir informé des évolutions du circuit des thèses dans son établissement, de moderniser le circuit des thèses, d’interagir entre doctorants et écoles doctorales. D’autres tâches sont évoquées qui dépassent la fonction de coordinateur thèses, il s’agit sans doute de cas de cumul de fonction (correspondant STAR / STEP) : former les correspondants STAR, les nouveaux secrétaires d’écoles doctorales, vérifier que toutes les thèses soutenues ont bien été validées par les écoles doctorales afin de les traiter, vérifier que les services documentaires ont bien traité toutes les thèses soutenues et validées par les écoles doctorales,
• de désigner les correspondants STAR / STEP,
• d’assurer le suivi de la convention Thèses passée avec l’ABES. Ce suivi ne pose en général pas de difficultés (90%).

Les relations internes et externes des coordinateurs thèses

Partenariat avec d’autres coordinateurs thèses

La majorité des coordinateurs thèses (73%) travaille seule, sans interaction avec d’autres coordinateurs thèses.

Echanges avec les acteurs et/ou services liés au circuit des thèses de son propre établissement : fréquence des échanges et difficultés rencontrées

Les interlocuteurs sont variés et se cumulent, voici une estimation de la fréquence des échanges entretenus par les coordinateurs thèses :

Pour 44% des coordinateurs thèses, aucun échange n’est entretenu avec les directeurs de thèse.

Beaucoup de points très positifs sont relayés dans les relations avec les différents services : bons rapports, implication des services, clarification des rôles. L’objectif de l’enquête était avant tout de mettre en avant les problèmes rencontrés et de faire des suggestions d’améliorations.

Le coordinateur thèses rencontre parfois des difficultés à travailler avec certains services :

La tendance est la suivante concernant les difficultés exprimées :

– le collège doctoral ou les écoles doctorales :

le manque de disponibilité du correspondant STEP, les relations directes avec des écoles doctorales hétérogènes, l’incompréhension des enjeux, des problèmes de communication entre écoles doctorales et collège doctoral, le manque de suivi ou de rigueur, des validations tardives ou hâtives de thèses, la réputation des enseignants qui prime parfois sur une diffusion des thèses de qualité, le manque de contact direct avec la scolarité sont des difficultés exprimées.

– les doctorants :

la difficulté à obtenir les documents nécessaires à la mise en ligne de leurs thèses, des erreurs liées au non respect des consignes ou à la méconnaissance des enjeux et obligations, le manque de formation juridique (méconnaissance de la différence entre embargo et confidentialité par exemple), le non respect des délais sont mentionnés.

– les directeurs de thèses :

l’incompréhension des enjeux du dépôt électronique, le manque de contact avec eux en raison de leur manque de disponibilité, leur opposition au libre accès, la non réception du formulaire de validation scientifique sont des freins à des échanges fructueux.

– le service de la scolarité :

une méconnaissance des enjeux, du rôle du SCD vis-à-vis des thèses, des lourdeurs logistiques, une difficulté à mettre en place des circuits dématérialisés, la difficulté à prendre en compte les paramètres du module thèses d’Apogée, le renseignement des données dans STEP, le manque de reconnaissance de la fonction de coordinateur thèse, la fluctuation saisonnière de l’activité donnant un manque de disponibilité, un manque d’uniformité des pratiques, la non utilisation des outils mis à disposition, la non récupération des documents dans un délai raisonnable, le manque de personnel, les réorganisations de services sont mentionnés comme problématiques.

– le service de la recherche :

l’existence et les enjeux de STEP, STAR et theses.fr ne sont pas toujours bien compris. Ces applications n’apparaissent pas comme des applications nationales prioritaires, il est difficile pour l’établissement habilité de se les approprier et de les considérer comme des outils au service de l’établissement et non des seuls services documentaires. L’incompréhension des enjeux du dépôt légal est nuisible et la communication avec ce service est parfois lente et difficile.

– le service informatique :

problèmes d’imports Apogée Step ou de manque d’implication.

– la bibliothèque :

les enjeux et le temps nécessaire au dossier des thèses ne sont pas toujours bien perçus ni mesurés par la direction du SCD.

La nomination des correspondants STAR ou STEP

La nomination des correspondants STAR et STEP par le coordinateur thèses ne pose en général pas de difficultés (78%). Les problèmes quelquefois évoqués sont : le manque de disponibilité des personnels (13%), le mauvais fonctionnement du circuit des thèses dans l’établissement (9%), la difficulté à identifier une personne ressource (4%).

Les outils mis à disposition pour le coordinateur thèses : connaissance et perfectibilité

La diversité des réponses et des outils mis en place montre une utilisation très différente d’une personne à l’autre.

Viennent en tête des outils considérés comme les plus utiles pour le coordinateur thèses : le guichet d’assistance, la liste de diffusion des coordinateurs thèses, les J.e-cours puis le site web de l’ABES, le guide du doctorant, et enfin la documentation en ligne sur les missions du coordinateur thèses et la plate forme d’auto formation Moodle.

Les suggestions d’amélioration de ces outils sont nombreuses :

–          pour le guichet d’assistance : des réponses plus complètes, la possibilité de suivre un échange quand un collègue est absent, plus de réactivité,

–          pour la liste de diffusion : l’utiliser davantage, que l’ABES apporte un cadre règlementaire,

–          pour les J.e-cours : en proposer sur les droits d’auteur, en rendre un obligatoire sur ce qu’implique être coordinateur thèses,

–          pour le site web de l’ABES : une plus grande complémentarité avec les autres outils et une plus grande facilité d’accès aux guides,

–          pour le guide du doctorant : sa traduction en anglais, plus de précisions sur la rédaction et présentation de la thèse, des consignes par rapport au non verrouillage du fichier de thèse déposé, une éventuelle mise à jour,

–          pour le cours en ligne sur les coordinateurs thèses : utiliser la liste pour en rappeler l’existence deux fois par an. Une documentation datant de 2013 est en effet accessible à partir du site web de l’ABES : http ://documentation.abes.fr/aidecoortheses/index.html
Si la majorité des coordinateurs a bien connaissance de cette documentation (54%), un effort reste à faire pour la faire connaître (22% n’en n’a pas connaissance). Concernant l’utilisation de cette documentation, celle-ci reste faible (14%) tandis que 35% déclare ne pas l’utiliser,

–          pour la plate forme d’autoformation : utiliser la liste pour en rappeler l’existence deux fois par an.

Les suggestions d’outils à mettre en place étaient proposées librement aux répondants à l’enquête. Ces suggestions dépassent parfois le périmètre d’outils à mettre en œuvre, on y trouve certes des outils :

–          un outil sur les questions juridiques, avec des cas pratiques et des solutions applicables qui serait un recours si un doctorant ou directeur refuse d’appliquer le cadre légal (cette suggestion est faite par plusieurs répondants à l’enquête),

–          une vidéo courte et vivante, pour les doctorants, éventuellement leurs directeurs de thèses, sur les archives ouvertes, sur le droit d’auteur des docteurs, le dépôt légal des thèses et sur l’intérêt du signalement des thèses en préparation,

–          des données sur la consultation et le téléchargement des thèses via theses.fr,

–          de la promotion pour la mise en ligne d’articles de recherche sur les archives ouvertes en ligne (HAL par ex.),

–          mettre la documentation APOGEE de l’AMUE en libre accès,

–          faire une enquête sur l’organisation du circuit des thèses dans les établissements travaillant dans STAR.

Concernant les outils, une nuance est à apporter toutefois : la palette des outils proposés est jugée assez complète et le fait de rajouter un outil supplémentaire n’apparaît pas comme résolvant le manque de temps soulevé par certains coordinateurs thèses.

D’autres suggestions sont  :

–          développer et entretenir un « esprit de groupe », sans doute l’esprit réseau de l’ABES !

–          des décisions politiques, des textes réglementaires incontestables,

–          plus de lien entre le Cines et l’ABES.

Initiatives de l’ABES pour aider les coordinateurs thèses

Les coordinateurs thèses devaient proposer dans l’enquête des initiatives que l’ABES pourrait proposer afin de les aider dans leur travail. En voici une typologie :

• actions de stratégie et de communication :

– vidéo mentionnée ci-dessus,

– une démarche de lobbying auprès des présidents d’universités, chercheurs pour les sensibiliser à l’importance du dépôt et de la diffusion des thèses,

– une affirmation renouvelée auprès de la gouvernance, du pôle recherche, de la scolarité, de l’importance des applications liées aux thèses et de l’intérêt de les considérer comme des applications nationales majeures, d’être soucieux de mieux les intégrer,

– une information à la direction du SCD soulignant que les missions des BU dans la conservation, le signalement et la diffusion des thèses et dans le circuit global au sein de l’Université sont importantes, que la fonction de coordinateur est une fonction pivot et transverse , et qu’il est important pour le coordinateur thèses de pouvoir participer aux Journées ABES régulièrement,

– faire comprendre que les travaux sur les thèses évoluent régulièrement, que la fonction n’est pas moins prenante aujourd’hui qu’au démarrage des applications, maintenir le niveau d’intérêt pour les thèses de la part des différents acteurs.

• actions de mutualisation :

– une connaissance fine et partagée des pratiques de dépôts et de diffusion des établissements (savoir quel établissement a tel profil de dépôt/telles questions pourrait permettre de mutualiser des réponses adaptées à des problèmes rencontrés autrement qu’au gré des débats sur les différentes listes, disposer d’un document récapitulatif sur les différents formats pdf adaptés aux droits de diffusion autorisés),

-connaître en pratique les décisions prises par d’autres établissements pour faire face à des difficultés récurrentes de ce travail (que faire des thèses non corrigées, délais acceptées pour les corrections….),

-organiser une demi journée d’échanges entre coordinateurs thèses pour avoir des retours d’expérience des autres établissements en direct mais si possible pas à Montpellier,

-des rencontres, des comptes-rendus de fonctionnement dans d’autres établissements (par ex. l’implication des doctorants dans STEP et STAR), des rendez-vous régionaux sur les pratiques professionnelles.

•  expertise juridique :

– les difficultés se cristallisent souvent autour des questions juridiques, c’est dans ce domaine en particulier qu’une aide supplémentaire serait précieuse,

-le recrutement d’un juriste qui puisse conseiller les coordinateurs thèses sur les cas particuliers auxquels ils sont confrontés.

• action législative et de régulation :

– sous forme de recommandation aux établissements, que l’ABES préconise le non cumul des fonctions sur la tête d’une même personne, par exemple au delà d’un certain nombre de thèses par an,

-une obligation légale de diffuser sa thèse en libre accès, une meilleure législation sur les thèses non corrigées et la non attribution du diplôme de doctorat.

• pilotage :

– le pilotage, par l’ABES, d’une réflexion sur le PEB électronique en vue de proposer une solution nationale à la question.

Participation à des actions de valorisation de la part des coordinateurs thèses

Afin de mieux connaître les activités impulsées par les coordinateurs thèses concernant les actions de valorisation, des détails étaient demandés sur les actions déjà entreprises.

Viennent en tête:

• la formation des doctorants :

formation à la rédaction du document thèse, information sur les règles de la propriétés intellections (contenu et utilisation de documents annexes,…), intervention lors des journées de rentrée, organisation de modules de formation avec acquisition d’ECTS sur différents thèmes autour de la thèse (utilisation de feuilles de style, thèse : du dépôt à la diffusion, formation à Zotero, identité et réputation numérique, bibliométrie, recherche bibliographique, open access), séminaires pour la thèse électronique plusieurs fois par an,  participation au guide du doctorant remis à la rentrée, plan de formation régional, café « 1h pour comprendre le dépôt de ma thèse » tout au long de l’année, présentation du circuit des thèses et des bases bibliographiques.

Quelques exemples cités :

http://www.jubil.upmc.fr/fr/guides_recherche/doctorat_sciences/sem_these_elec.html

http://scd.univ-orleans.fr/depot-theses-electroniques

http://www.formadoc.net/

http://thesesenligne.parisdescartes.fr/Formations/Rechercher-rediger-publier

http://bu.univ-avignon.fr/se-former/journees-urfist-2015/

• la formation des acteurs du suivi des thèses :

formation interne du personnel du Bureau du 3ème cycle, information et formation à l’utilisation du worflow des thèses, démonstration et explication de STEP et de theses.fr, réunions, documents de présentation, formation/suivi des correspondants STAR et STEP, formation des scolarités et écoles doctorales, formation des bibliothécaires impliqués dans le traitement des thèses, développement d’une plateforme dématérialisée.

Un exemple cité :

le wiki Thèses de Strasbourg Unistra : https://wiki.scd.unistra.fr/theses/start

• la création d’une plateforme de diffusion dédiée aux thèses :

mise en place de liens vers theses.fr depuis son propre site web de manière à ce qu’on y arrive directement pour voir les thèses en préparation, thèses numérisées de manière rétrospective, rédaction du cahier des charges, vue spéciale dans le portail documentaire, utilisation de l’intranet.

Quelques exemples cités :

theses.unistra.fr

ori.univ-lille1.fr

http://pepite.univ-lille2.fr/index.html

http://theoreme.univ-valenciennes.fr/index.html

https://hal-clermont-univ.archives-ouvertes.fr/CLEMU-THESES/

http://thesesenligne.parisdescartes.fr/

• la réalisation de plaquettes, d’affiches :

distribution de signets theses.fr et de documentation lors des séminaires, distribution de plaquettes réalisées en lien avec le service communication et distribuées aux doctorants, Libguides en cours de rédaction, plaquettes pour doctorants, guide du dépôt de la thèse distribué aux doctorants de l’université, schéma type algorithme pour déterminer le processus de dépôt par rapport à la diffusion voulue (Ecole des Ponts COMUE Paris Est), création de poster pour les JABES (2015).

Quelques exemples cités :

http://scd.univ-orleans.fr/depot-theses-electroniques

http://bu.univ-lyon3.fr/guide-du-doctorant-depot-signalement-et-diffusion-des-theses-electroniques-de-lyon-3-887132.kjsp?RH=SCD-NUM-thes

http://www.u-bordeaux.fr/content/download/22424/169827/version/2/file/2014_06_05_plaquette_theses-web.pdf

• la rédaction d’article sur un site web :

page web dédiée au dépôt légal et au signalement des thèses, réunions, rubrique liée au projet sur l’intranet régulièrement alimentée au fur et à mesure de l’avancée du projet.

Quelques exemples cités :

http://scd.univ-orleans.fr/depot-theses-electroniques

http://jlsc-pub.org/articles/abstract/10.7710/2162-3309.1230/

http://scd.univ-lille2.fr/depot-de-these-ou-de-memoire/these-de-doctorat.html

http://www.u-bordeaux.fr/Bibliotheque/Theses-et-memoires-numeriques/These-de-doctorat

http://descartesinfo.parisdescartes.fr/2014/12/10/uphd-le-portail-des-theses-au-service-des-doctorants/

http://www.univ-avignon.fr/fr/recherche/college-des-etudes-doctorales.html

http://bu.univ-avignon.fr/service-en-ligne/chercheurs-et-doctorants/

• la formation des directeurs de thèses :

atelier LaTex d’une directeur dans lequel le coordinateur thèses intervient au début, formation proposée à tous les laboratoires, relais assuré par les scolarités.

• la rédaction de billet de blog :

newsletter de la bibliothèque pour tenir au courant les collègues, rubrique Actu’BU sur le site web où sont postés des messages concernant les thèses, un billet prochainement pour la 8 000ème thèse de Paris 4 sur theses.fr.

• les réseaux sociaux :

relais des initiatives de valorisation des thèses (ex : Ma thèse en 180 secondes…), alimentation des comptes Facebook et Twitter avec actualités de la recherche pour doctorants (formations, informations sur dépôt, aide à la recherche…).

• le concours MT180 : ma thèse en 180 secondes

présence à la finale locale, promotion du concours MT180 sur le site de la BU.

• la rédaction d’un article dans une revue professionnelle :

divers articles d’Arabesques, Arabesques 78

• la liste de discussion :

informations vers les écoles doctorales, les doctorants, le pôle recherche, la vice présidence recherche, le comité de pilotage, les directeurs de thèse.

• la participation à une journée d’études, à un congrès :

atelier JABES mai 2013, JABES 2015 (poster), JABES.

• autre :

formation des directeurs de SCD au numérique, formation des nouveaux membres de STAR, siéger en membre invité à la commission recherche et pouvoir présenter des bilans sur les avancées concernant le circuit des thèses et faire valider des nouvelles procédures,
construire un dispositif d’accompagnement pour les doctorants et directeurs de thèse (site web, cellule d’assistance, formations, journée d’étude, réunions informelles de type « témoignage »…), participation à la réalisation d’un mailing auprès des doctorants, travail régulier et informel avec les collègues coordinateur thèses d’autres établissements, participation à un groupe de travail avec les écoles doctorales pour la remise à jour du guide du doctorant, révision de l’ensemble des procédures entre écoles doctorales et bibliothèque universitaire pour le passage dans STAR, adoption en commission recherche de la charte mise à jour, réunion annuelle avec les écoles doctorales pour se tenir mutuellement au courant de l’actualité liée aux thèses.

Pour mener toutes ces actions de valorisation, 28% des coordinateurs thèses ont travaillé avec d’autres établissements.

Merci encore à tous les coordinateurs thèses ayant répondu à cette enquête pour la richesse des informations collectées et les nombreuses suggestions émises.