Synthèse de l’enquête sur la fonction de coordinateur thèses

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L’enquête auprès des coordinateurs thèses : raison d’être et accueil

Le dispositif de valorisation des thèses de doctorat s’est consolidé en 2011 avec la mise en production du moteur de recherche theses.fr et de l’application Step, venues compléter les services déjà apportés par l’application Star et le Sudoc. La fonction de coordinateur thèses a été mise en place au même moment. L’objectif de cette fonction est qu’un établissement dispose d’une vue globale sur la gestion des thèses et d’un interlocuteur assurant la transmission de l’information entre les différents intervenants dans les applications liées aux thèses. L’ABES a donc ressenti le besoin, 4 ans après la mise en place de ce dispositif, de faire un bilan sur les retours d’expérience des établissements et de recenser les suggestions sur les moyens de faciliter l’action des coordinateurs thèses.
L’enquête à destination des coordinateurs thèses a été lancée par l’ABES du 15 septembre au 31 octobre 2015. L’enquête comportait 21 questions.
71 réponses exploitables ont été obtenues soit un taux de participation à l’enquête de 63%. 112 coordinateurs thèses sont en effet comptabilisés en janvier 2016. Les coordinateurs thèses ayant répondu à l’enquête ont majoritairement été nommés en 2011 (30%) et 2013 (22%). Voici une synthèse des réponses obtenues :

La fiche de fonction du coordinateur thèses : utilisation et amélioration

Cette fiche a été proposée par l’ABES au moment de la création de cette nouvelle fonction au sein des établissements habilités à délivrer le doctorat, en 2011. Comme les autres correspondants de l’ABES, le coordinateur thèse dispose d’une fiche de fonction accessible à partir de son site web : http://www.abes.fr/Media/Fichiers/Theses-Fichiers/Fichiers-Coordinateur-Theses/FIche-de-fonction-Coordinateur-Theses

Cette fiche a été créée à l’origine dans un triple objectif :

  • aider le président ou directeur de l’établissement à nommer la personne adéquate,
  • faire reconnaître cette fonction au sein de l’établissement en lui allouant une quotité de travail,
  • aider le coordinateur thèses à appréhender ses fonctions.

Cette fiche remplit relativement bien ses objectifs. En effet, la fiche de fonction, même si elle reste ignorée par une minorité, sert majoritairement à savoir en quoi consiste la fonction (74%) et à faire reconnaître la fonction dans l’établissement (30%). C’est également une aide pour définir le temps à allouer à cette fonction (7%). Comme le signale l’un des participants, la fiche est surtout utile au moment de la prise de fonction, elle est ensuite peu utilisée (13%). Une suggestion est de réaliser un kit de démarrage incluant la fiche de fonction et d’autres outils à destination du coordinateur thèses nouvellement nommé.
Des améliorations sur la fiche ont été suggérées :

  • en terme de diffusion : rappel systématique, une fois par an au moins, de l’existence de cette fiche,
  • en terme de contenus : mettre des liens sur des exemples concrets, préciser qu’un intérêt voire une connaissance du milieu de la recherche (laboratoires, écoles doctorales…) est un atout pour cette fonction. La fiche détaille en effet actuellement surtout les relations avec l’ABES tandis que l’essentiel du travail du coordinateur thèses concerne finalement les relations en interne. Les compétences requises semblent insuffisantes : la culture juridique sur la propriété intellectuelle est jugée indispensable ainsi que la connaissance des formats de document liés à l’archivage (PDF…). Il est suggéré de rendre plus visible le fait de devoir quantifier le temps de travail dévolu à cette fonction, car cela n’est pas toujours fait localement.

Une suggestion de fond concerne le non cumul de fonctions : des répondants insistent sur la difficulté à cumuler plusieurs casquettes et suggèrent que l’ABES préconise le non cumul des fonctions sur la tête d’une même personne au-delà d’un certain nombre de thèses soutenues par an ou dissocie systématiquement les fonctions du coordinateur thèses de celle du correspondant STAR.

La fonction de coordinateur thèses : choix, reconnaissance et exercice de la fonction

Cette fonction est heureusement plus majoritairement choisie (55%) qu’imposée (44%).

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Elle est reconnue majoritairement par le supérieur hiérarchique. Viennent ensuite le correspondant STAR, la bibliothèque, le correspondant STEP, le service de rattachement du coordinateur thèses, les écoles doctorales, puis la direction de l’établissement, le service de la recherche, les doctorants, les directeurs de thèses. 5% des répondants déplorent toutefois que la fonction ne soit pas reconnue au sein de l’établissement.
Les participants signalent que la fonction de coordination qui est attendue consiste essentiellement en la mise en relation de services internes de l’établissement ce qui, par nature, n’est pas d’une grande visibilité. Toutefois, il est précisé que c’est souvent au démarrage du projet sur les thèses que la fonction peut être assise même si cela nécessite du temps et demande souvent de s’imposer.
71% des coordinateurs thèses estiment avoir les moyens d’exercer leur fonction.
Les difficultés soulignées empêchant de mener à bien cette fonction sont majoritairement le manque de disponibilité du coordinateur thèses qui cumule souvent beaucoup de fonctions dans son établissement ainsi que la multiplicité des interlocuteurs à solliciter pour mener à bien cette fonction. Sont également évoqués le manque de politique de l’établissement, la difficulté à agir sur l’ensemble du circuit des thèses (par exemple pour les thèses en préparation), le manque d’intérêt ou de coordination avec le service recherche.

Taches_Punktokomo_Cortheses

Parmi les tâches assignées au coordinateur thèses, les plus importantes en terme de temps de travail sont, en ordre décroissant  :

  • d’assurer la coordination du travail des acteurs impliqués dans le dispositif de gestion des thèses de son établissement,
  • d’assurer la communication de l’information liée au dispositif de gestion des thèses au sein de son établissement et avec l’ABES ,
  • d’autres tâches n’étaient pas proposées dans le choix de réponse et émergent. Il s’agit par exemple de revoir le positionnement du SCD et de l’affermir dans le circuit des thèses, de s’investir dans des formations sur l’archivage, la propriété intellectuelle, la gestion des données, de se tenir informé des évolutions du circuit des thèses dans son établissement, de moderniser le circuit des thèses, d’interagir entre doctorants et écoles doctorales. D’autres tâches sont évoquées qui dépassent la fonction de coordinateur thèses, il s’agit sans doute de cas de cumul de fonction (correspondant STAR / STEP) : former les correspondants STAR, les nouveaux secrétaires d’écoles doctorales, vérifier que toutes les thèses soutenues ont bien été validées par les écoles doctorales afin de les traiter, vérifier que les services documentaires ont bien traité toutes les thèses soutenues et validées par les écoles doctorales,
  • de désigner les correspondants STAR / STEP,
  • d’assurer le suivi de la convention Thèses passée avec l’ABES. Ce suivi ne pose en général pas de difficultés (90%).

Les relations internes et externes des coordinateurs thèses

Partenariat avec d’autres coordinateurs thèses

La majorité des coordinateurs thèses (73%) travaille seule, sans interaction avec d’autres coordinateurs thèses.

Echanges avec les acteurs et/ou services liés au circuit des thèses de son propre établissement : fréquence des échanges et difficultés rencontrées

Les interlocuteurs sont variés et se cumulent, voici une estimation de la fréquence des échanges entretenus par les coordinateurs thèses :

Echanges_mensuels_Punktokomo_Cortheses

Echanges_frequents_Punktokomo_Cortheses

Pour 44% des coordinateurs thèses, aucun échange n’est entretenu avec les directeurs de thèse.

Beaucoup de points très positifs sont relayés dans les relations avec les différents services : bons rapports, implication des services, clarification des rôles. L’objectif de l’enquête était avant tout de mettre en avant les problèmes rencontrés et de faire des suggestions d’améliorations.

Le coordinateur thèses rencontre parfois des difficultés à travailler avec certains services :

Difficultes_Punktokomo_Cortheses

La tendance est la suivante concernant les difficultés exprimées :

– le collège doctoral ou les écoles doctorales :

le manque de disponibilité du correspondant STEP, les relations directes avec des écoles doctorales hétérogènes, l’incompréhension des enjeux, des problèmes de communication entre écoles doctorales et collège doctoral, le manque de suivi ou de rigueur, des validations tardives ou hâtives de thèses, la réputation des enseignants qui prime parfois sur une diffusion des thèses de qualité, le manque de contact direct avec la scolarité sont des difficultés exprimées.

– les doctorants :

la difficulté à obtenir les documents nécessaires à la mise en ligne de leurs thèses, des erreurs liées au non respect des consignes ou à la méconnaissance des enjeux et obligations, le manque de formation juridique (méconnaissance de la différence entre embargo et confidentialité par exemple), le non respect des délais sont mentionnés.

– les directeurs de thèses :

l’incompréhension des enjeux du dépôt électronique, le manque de contact avec eux en raison de leur manque de disponibilité, leur opposition au libre accès, la non réception du formulaire de validation scientifique sont des freins à des échanges fructueux.

– le service de la scolarité :

une méconnaissance des enjeux, du rôle du SCD vis-à-vis des thèses, des lourdeurs logistiques, une difficulté à mettre en place des circuits dématérialisés, la difficulté à prendre en compte les paramètres du module thèses d’Apogée, le renseignement des données dans STEP, le manque de reconnaissance de la fonction de coordinateur thèse, la fluctuation saisonnière de l’activité donnant un manque de disponibilité, un manque d’uniformité des pratiques, la non utilisation des outils mis à disposition, la non récupération des documents dans un délai raisonnable, le manque de personnel, les réorganisations de services sont mentionnés comme problématiques.

– le service de la recherche :

l’existence et les enjeux de STEP, STAR et theses.fr ne sont pas toujours bien compris. Ces applications n’apparaissent pas comme des applications nationales prioritaires, il est difficile pour l’établissement habilité de se les approprier et de les considérer comme des outils au service de l’établissement et non des seuls services documentaires. L’incompréhension des enjeux du dépôt légal est nuisible et la communication avec ce service est parfois lente et difficile.

– le service informatique :

problèmes d’imports Apogée Step ou de manque d’implication.

– la bibliothèque :

les enjeux et le temps nécessaire au dossier des thèses ne sont pas toujours bien perçus ni mesurés par la direction du SCD.

La nomination des correspondants STAR ou STEP

La nomination des correspondants STAR et STEP par le coordinateur thèses ne pose en général pas de difficultés (78%). Les problèmes quelquefois évoqués sont : le manque de disponibilité des personnels (13%), le mauvais fonctionnement du circuit des thèses dans l’établissement (9%), la difficulté à identifier une personne ressource (4%).

Les outils mis à disposition pour le coordinateur thèses : connaissance et perfectibilité

La diversité des réponses et des outils mis en place montre une utilisation très différente d’une personne à l’autre.

Outils_Utiles_Punktokomo

Viennent en tête des outils considérés comme les plus utiles pour le coordinateur thèses : le guichet d’assistance, la liste de diffusion des coordinateurs thèses, les J.e-cours puis le site web de l’ABES, le guide du doctorant, et enfin la documentation en ligne sur les missions du coordinateur thèses et la plate forme d’auto formation Moodle.

Les suggestions d’amélioration de ces outils sont nombreuses :

–          pour le guichet d’assistance : des réponses plus complètes, la possibilité de suivre un échange quand un collègue est absent, plus de réactivité,

–          pour la liste de diffusion : l’utiliser davantage, que l’ABES apporte un cadre règlementaire,

–          pour les J.e-cours : en proposer sur les droits d’auteur, en rendre un obligatoire sur ce qu’implique être coordinateur thèses,

–          pour le site web de l’ABES : une plus grande complémentarité avec les autres outils et une plus grande facilité d’accès aux guides,

–          pour le guide du doctorant : sa traduction en anglais, plus de précisions sur la rédaction et présentation de la thèse, des consignes par rapport au non verrouillage du fichier de thèse déposé, une éventuelle mise à jour,

–          pour le cours en ligne sur les coordinateurs thèses : utiliser la liste pour en rappeler l’existence deux fois par an. Une documentation datant de 2013 est en effet accessible à partir du site web de l’ABES : http ://documentation.abes.fr/aidecoortheses/index.html
Si la majorité des coordinateurs a bien connaissance de cette documentation (54%), un effort reste à faire pour la faire connaître (22% n’en n’a pas connaissance). Concernant l’utilisation de cette documentation, celle-ci reste faible (14%) tandis que 35% déclare ne pas l’utiliser,

–          pour la plate forme d’autoformation : utiliser la liste pour en rappeler l’existence deux fois par an.

Les suggestions d’outils à mettre en place étaient proposées librement aux répondants à l’enquête. Ces suggestions dépassent parfois le périmètre d’outils à mettre en œuvre, on y trouve certes des outils :

–          un outil sur les questions juridiques, avec des cas pratiques et des solutions applicables qui serait un recours si un doctorant ou directeur refuse d’appliquer le cadre légal (cette suggestion est faite par plusieurs répondants à l’enquête),

–          une vidéo courte et vivante, pour les doctorants, éventuellement leurs directeurs de thèses, sur les archives ouvertes, sur le droit d’auteur des docteurs, le dépôt légal des thèses et sur l’intérêt du signalement des thèses en préparation,

–          des données sur la consultation et le téléchargement des thèses via theses.fr,

–          de la promotion pour la mise en ligne d’articles de recherche sur les archives ouvertes en ligne (HAL par ex.),

–          mettre la documentation APOGEE de l’AMUE en libre accès,

–          faire une enquête sur l’organisation du circuit des thèses dans les établissements travaillant dans STAR.

Concernant les outils, une nuance est à apporter toutefois : la palette des outils proposés est jugée assez complète et le fait de rajouter un outil supplémentaire n’apparaît pas comme résolvant le manque de temps soulevé par certains coordinateurs thèses.

D’autres suggestions sont  :

–          développer et entretenir un « esprit de groupe », sans doute l’esprit réseau de l’ABES !

–          des décisions politiques, des textes réglementaires incontestables,

–          plus de lien entre le Cines et l’ABES.

Initiatives de l’ABES pour aider les coordinateurs thèses

Les coordinateurs thèses devaient proposer dans l’enquête des initiatives que l’ABES pourrait proposer afin de les aider dans leur travail. En voici une typologie :

  • actions de stratégie et de communication :

– vidéo mentionnée ci-dessus,

– une démarche de lobbying auprès des présidents d’universités, chercheurs pour les sensibiliser à l’importance du dépôt et de la diffusion des thèses,

– une affirmation renouvelée auprès de la gouvernance, du pôle recherche, de la scolarité, de l’importance des applications liées aux thèses et de l’intérêt de les considérer comme des applications nationales majeures, d’être soucieux de mieux les intégrer,

– une information à la direction du SCD soulignant que les missions des BU dans la conservation, le signalement et la diffusion des thèses et dans le circuit global au sein de l’Université sont importantes, que la fonction de coordinateur est une fonction pivot et transverse , et qu’il est important pour le coordinateur thèses de pouvoir participer aux Journées ABES régulièrement,

– faire comprendre que les travaux sur les thèses évoluent régulièrement, que la fonction n’est pas moins prenante aujourd’hui qu’au démarrage des applications, maintenir le niveau d’intérêt pour les thèses de la part des différents acteurs.

  • actions de mutualisation :

une connaissance fine et partagée des pratiques de dépôts et de diffusion des établissements (savoir quel établissement a tel profil de dépôt/telles questions pourrait permettre de mutualiser des réponses adaptées à des problèmes rencontrés autrement qu’au gré des débats sur les différentes listes, disposer d’un document récapitulatif sur les différents formats pdf adaptés aux droits de diffusion autorisés),

-connaître en pratique les décisions prises par d’autres établissements pour faire face à des difficultés récurrentes de ce travail (que faire des thèses non corrigées, délais acceptées pour les corrections….),

-organiser une demi journée d’échanges entre coordinateurs thèses pour avoir des retours d’expérience des autres établissements en direct mais si possible pas à Montpellier,

-des rencontres, des comptes-rendus de fonctionnement dans d’autres établissements (par ex. l’implication des doctorants dans STEP et STAR), des rendez-vous régionaux sur les pratiques professionnelles.

  •  expertise juridique :

– les difficultés se cristallisent souvent autour des questions juridiques, c’est dans ce domaine en particulier qu’une aide supplémentaire serait précieuse,

-le recrutement d’un juriste qui puisse conseiller les coordinateurs thèses sur les cas particuliers auxquels ils sont confrontés.

  • action législative et de régulation :

– sous forme de recommandation aux établissements, que l’ABES préconise le non cumul des fonctions sur la tête d’une même personne, par exemple au delà d’un certain nombre de thèses par an,

-une obligation légale de diffuser sa thèse en libre accès, une meilleure législation sur les thèses non corrigées et la non attribution du diplôme de doctorat.

  • pilotage :

– le pilotage, par l’ABES, d’une réflexion sur le PEB électronique en vue de proposer une solution nationale à la question.

Participation à des actions de valorisation de la part des coordinateurs thèses

Afin de mieux connaître les activités impulsées par les coordinateurs thèses concernant les actions de valorisation, des détails étaient demandés sur les actions déjà entreprises.

Actions_Valorisation

Viennent en tête:

  • la formation des doctorants :

formation à la rédaction du document thèse, information sur les règles de la propriétés intellections (contenu et utilisation de documents annexes,…), intervention lors des journées de rentrée, organisation de modules de formation avec acquisition d’ECTS sur différents thèmes autour de la thèse (utilisation de feuilles de style, thèse : du dépôt à la diffusion, formation à Zotero, identité et réputation numérique, bibliométrie, recherche bibliographique, open access), séminaires pour la thèse électronique plusieurs fois par an,  participation au guide du doctorant remis à la rentrée, plan de formation régional, café « 1h pour comprendre le dépôt de ma thèse » tout au long de l’année, présentation du circuit des thèses et des bases bibliographiques.

Quelques exemples cités :

http://www.jubil.upmc.fr/fr/guides_recherche/doctorat_sciences/sem_these_elec.html

http://scd.univ-orleans.fr/depot-theses-electroniques

http://www.formadoc.net/

http://thesesenligne.parisdescartes.fr/Formations/Rechercher-rediger-publier

http://bu.univ-avignon.fr/se-former/journees-urfist-2015/

  • la formation des acteurs du suivi des thèses :

formation interne du personnel du Bureau du 3ème cycle, information et formation à l’utilisation du worflow des thèses, démonstration et explication de STEP et de theses.fr, réunions, documents de présentation, formation/suivi des correspondants STAR et STEP, formation des scolarités et écoles doctorales, formation des bibliothécaires impliqués dans le traitement des thèses, développement d’une plateforme dématérialisée.

Un exemple cité :

le wiki Thèses de Strasbourg Unistra : https://wiki.scd.unistra.fr/theses/start

  • la création d’une plateforme de diffusion dédiée aux thèses :

mise en place de liens vers theses.fr depuis son propre site web de manière à ce qu’on y arrive directement pour voir les thèses en préparation, thèses numérisées de manière rétrospective, rédaction du cahier des charges, vue spéciale dans le portail documentaire, utilisation de l’intranet.

Quelques exemples cités :

theses.unistra.fr

ori.univ-lille1.fr

http://pepite.univ-lille2.fr/index.html

http://theoreme.univ-valenciennes.fr/index.html

https://hal-clermont-univ.archives-ouvertes.fr/CLEMU-THESES/

http://thesesenligne.parisdescartes.fr/

  • la réalisation de plaquettes, d’affiches :

distribution de signets theses.fr et de documentation lors des séminaires, distribution de plaquettes réalisées en lien avec le service communication et distribuées aux doctorants, Libguides en cours de rédaction, plaquettes pour doctorants, guide du dépôt de la thèse distribué aux doctorants de l’université, schéma type algorithme pour déterminer le processus de dépôt par rapport à la diffusion voulue (Ecole des Ponts COMUE Paris Est), création de poster pour les JABES (2015).

Quelques exemples cités :

http://scd.univ-orleans.fr/depot-theses-electroniques

http://bu.univ-lyon3.fr/guide-du-doctorant-depot-signalement-et-diffusion-des-theses-electroniques-de-lyon-3-887132.kjsp?RH=SCD-NUM-thes

http://www.u-bordeaux.fr/content/download/22424/169827/version/2/file/2014_06_05_plaquette_theses-web.pdf

  • la rédaction d’article sur un site web :

page web dédiée au dépôt légal et au signalement des thèses, réunions, rubrique liée au projet sur l’intranet régulièrement alimentée au fur et à mesure de l’avancée du projet.

Quelques exemples cités :

http://scd.univ-orleans.fr/depot-theses-electroniques

http://jlsc-pub.org/articles/abstract/10.7710/2162-3309.1230/

http://scd.univ-lille2.fr/depot-de-these-ou-de-memoire/these-de-doctorat.html

http://www.u-bordeaux.fr/Bibliotheque/Theses-et-memoires-numeriques/These-de-doctorat

http://descartesinfo.parisdescartes.fr/2014/12/10/uphd-le-portail-des-theses-au-service-des-doctorants/

http://www.univ-avignon.fr/fr/recherche/college-des-etudes-doctorales.html

http://bu.univ-avignon.fr/service-en-ligne/chercheurs-et-doctorants/

  • la formation des directeurs de thèses :

atelier LaTex d’une directeur dans lequel le coordinateur thèses intervient au début, formation proposée à tous les laboratoires, relais assuré par les scolarités.

  • la rédaction de billet de blog :

newsletter de la bibliothèque pour tenir au courant les collègues, rubrique Actu’BU sur le site web où sont postés des messages concernant les thèses, un billet prochainement pour la 8 000ème thèse de Paris 4 sur theses.fr.

  • les réseaux sociaux :

relais des initiatives de valorisation des thèses (ex : Ma thèse en 180 secondes…), alimentation des comptes Facebook et Twitter avec actualités de la recherche pour doctorants (formations, informations sur dépôt, aide à la recherche…).

  • le concours MT180 : ma thèse en 180 secondes

présence à la finale locale, promotion du concours MT180 sur le site de la BU.

  • la rédaction d’un article dans une revue professionnelle :

divers articles d’Arabesques, Arabesques 78

  • la liste de discussion :

informations vers les écoles doctorales, les doctorants, le pôle recherche, la vice présidence recherche, le comité de pilotage, les directeurs de thèse.

  • la participation à une journée d’études, à un congrès :

atelier JABES mai 2013, JABES 2015 (poster), JABES.

  • autre :

formation des directeurs de SCD au numérique, formation des nouveaux membres de STAR, siéger en membre invité à la commission recherche et pouvoir présenter des bilans sur les avancées concernant le circuit des thèses et faire valider des nouvelles procédures,
construire un dispositif d’accompagnement pour les doctorants et directeurs de thèse (site web, cellule d’assistance, formations, journée d’étude, réunions informelles de type « témoignage »…), participation à la réalisation d’un mailing auprès des doctorants, travail régulier et informel avec les collègues coordinateur thèses d’autres établissements, participation à un groupe de travail avec les écoles doctorales pour la remise à jour du guide du doctorant, révision de l’ensemble des procédures entre écoles doctorales et bibliothèque universitaire pour le passage dans STAR, adoption en commission recherche de la charte mise à jour, réunion annuelle avec les écoles doctorales pour se tenir mutuellement au courant de l’actualité liée aux thèses.

Pour mener toutes ces actions de valorisation, 28% des coordinateurs thèses ont travaillé avec d’autres établissements.

Merci encore à tous les coordinateurs thèses ayant répondu à cette enquête pour la richesse des informations collectées et les nombreuses suggestions émises.

 

 

 

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CERCLES : Retour d’expérience de La Sorbonne & l’École Française d’Athènes

L’engagement BIS / EFA

CERCLESLa Bibliothèque Interuniversitaire Sorbonne (BIS) et l’École Française d’Athènes (EFA), rejoignent le dispositif CERCLES en juillet 2015 et s’engagent à corriger les notices des bouquets 2011 à 2014 des Classical Studies publiés par De Gruyter. Ces e-books ont été acquis par le CADIST Antiquité pour les usagers des deux établissements.

Délimitation du périmètre d’action :

  • Corpus De Gruyter, Classical studies : 288 notices à traiter
  • Bouquets 2011, 2012, 2013 et 2014
  • Répartition par établissements :
    •      EFA : bouquet 2014
    •      BIS : bouquets 2011, 2012, 2013
  • Calendrier prévisionnel établi d’après une estimation du temps de travail par notice : 40 minutes en moyenne
  • Début du chantier : août 2015
  • Fin du chantier : fin novembre 2015

Axes d’enrichissements

Les axes d’enrichissements prévus au départ :

  • Fusion de notices en cas de doublons ;
  • Création des zones 4XX, 6XX et 7XX, et liens (amélioration et correction) ;
  • Ajout de l’indexation-matière ;
  • Nettoyage des notices (francisation des notes, correction des caractères grecs erronés) ;
  • Ajout des zones propres aux documents électroniques (305, 306, 307, etc.) ;
  • Création des notices d’autorité lorsqu’elles n’existent pas ;
  • Demande de numérotation ISSN des notices de collection et création de notices de collection si besoin.

L’évaluation en amont des notices du corpus

Pour les premiers bouquets traités (bouquet 2011-BIS, et 2014-EFA), il a été décidé de noter de façon systématique toutes les corrections apportées aux notices, afin de repérer les plus récurrentes, et ainsi avoir l’analyse la plus précise de la qualité du corpus à traiter. Pour les bouquets 2012 et 2013 en revanche, les corrections étant les mêmes, nous avons choisi de ne plus les reporter. Nous avons préféré signaler d’autres problèmes qui sont apparus avec ces bouquets : les titres présents dans plusieurs bouquets, les titres non parus et les formats disponibles (PDF et/ou EPUB).

 

Le chantier d’enrichissement

 Traitement dans WinIBW 

CERCLES_2L’EFA qui a commencé le chantier avant la BIS avec le bouquet 2014, a pu nous faire bénéficier de son avancement et de son expérience.

 Dans la pratique :

  • Recherche par MTI (mots du titre) ou TOU (tous les mots) ou ISB (ISBN) des titres fournis par l’éditeur ne permettant pas toujours de trouver la notice
  • Affichage des notices papier et électronique en « mosaïque verticale » et mise des 2 notices en « modification »
  • Copier-coller des zones 101/102/104/105, 200
  • Copier-coller de 452 ##$0 dans les 2 notices puis copier-coller du PPN de l’autre notice après le $0
  • Copier-coller des 6XX du papier vers l’électronique
  • Copier-coller des 7XX du papier vers l’électronique
  • Copie de l’URL DOI pour afficher le document sur Internet et vérifier les informations mentionnées par l’éditeur : date, format PDF/EPUB, pagination, Table des matières, document pas encore paru, gratuit/payant…
  • Exemplarisation

En avançant dans le traitement des différents bouquets, nous avons  constaté que  l’enrichissement des notices ne se limitait pas aux seules prévisions de départ. Voici, pour bon nombre d’entre elles, les corrections et améliorations apportées :

  • 100, 101, 135 (les zones des données codées) : incohérences au niveau des dates (100/210), erreurs dans les langues, etc ;
  • 200 $a, $f, $g (la zone du titre propre) : nombreuses erreurs d’indicateurs, parfois reprise du titre et des mentions de responsabilités. Egalement, suppression du « $bRessource électronique » ;
  • 3XX :
    • 302 (note sur les langues) : reprise des notes sur la version et traduction ;
    • 328 (note de thèse) : absentes le plus souvent, ou non structurées ;
    • 359 (zone de la table des matières) : l’une des parties la plus chronophage a été pour nous la reprise systématique des tables de matières ;
  • 500, 503 (titre de forme et titre uniforme) : absence systématique.

Plusieurs vérifications/corrections sur des champs particuliers ont été faites à la fin de chaque lot traité : cela a permis la reprise d’oublis.

 Traitement dans le SIGB Millennium

Un travail en amont a dû être fait avec la Cellule des Ressources électroniques et le Service informatique de la BIS afin de déterminer les données d’exemplaire à saisir dans Millennium. Après plusieurs mois de réflexion, les données exemplaires ont été validées en juillet 2015, et les paramétrages dans le SIGB effectués dans la foulée. Ainsi, dès le chargement des notices SUDOC dans Millennium, nous avons pu reprendre les données locales dans les notices items (création et exécution de fichiers de révision), et avoir un affichage satisfaisant à l’OPAC pour le lecteur.

 Traitement des demandes ISSN

Notre engagement prévoyait aussi la création des notices de collections électroniques (Od) et la demande de numérotation ISSN pour ces collections. C’est pourquoi nous avons également été amenées à travailler avec Véronique Comby, responsable du CR 26.

Nous nous sommes interrogées sur les justificatifs à fournir pour la demande de numérotation ainsi que sur la conservation des liens 452 (lien type de support de la version électronique vers  la version papier – la conservation d’un lien impliquant deux demandes de numérotation : une pour la version électronique et une pour la version imprimée). Au final, pour les justificatifs nous avons fourni les captures d’écran des collections du site éditeur. Et, pour les zones de lien 452 vers la version imprimée de la collection, les demandes n’ont tout simplement pas été traitées quand nous n’avions pas de localisation sous ces notices.

 

Les moyens mis en place

Création de scripts locaux et zones spécifiques

Afin de gagner du temps et éviter les oublis et les erreurs de saisie, différents scripts ont été créés :

  • Scripts des zones 3XX (zones spécifiques aux ressources électroniques) : Suite à un rechargement de l’ABES des notices de De Gruyter, le script de départ a dû être légèrement modifié (remplacement de la zone 336 par la zone 339). Par ailleurs, certaines zones propres aux ressources électroniques étaient déjà présentes dans beaucoup de notices, comme la 310 ou 337. Nous avons alors veillé à ne pas doubler ces zones.
 303 ##$aNotice rédigée d’après la consultation du AAAA-MM-J
304 ##$aTitre provenant de l’écran titre
305 ##$aVersion électronique de l’édition de Berlin : De Gruyter, XXXX
307 ##$aLa pagination de l’édition imprimée correspondante est de : … pages
310 ##$aL’accès complet à la ressource est réservé aux usagers des établissements qui en ont fait l’acquisition
337 ##$aNécessite navigateur et un lecteur de fichier PDF
339 ##$aPDF$dAAAA
339 ##$$aEPUB$dAAAA
  •  Script de la Zone 615 : nous avons choisi cette zone pour identifier chaque bouquet car la recherche sur le sous-bouquet « Classical studies » était impossible dans le SUDOC. Cette zone 615 permettra aux établissements qui voudront se localiser sous certains bouquets de les distinguer parmi les 38 418 notices d’e-book de l’éditeur De Gruyter. Cette zone a été ajoutée dans chaque notice, y compris lorsqu’il y avait plusieurs bouquets. La sous zone $n permet d’identifier le bouquet grâce à un numéro ISBN fourni par l’éditeur (une discussion est en cours au sein de l’ABES pour valider cette façon d’identifier les sous-lots).
615 ##$aClassical Studies 2011$n978-3-110-26121-9$2De Gruyter
615 ##$aClassical Studies 2012$n978-3-11-028896-4$2De Gruyter
615 ##$aClassical Studies 2013$n978-3-11-031709-1$2De Gruyter
615 ##$aClassical Studies 2014$n978-3-11-036961-8$2De Gruyter
  •  Script de localisation des e-books payants : zone E856 d’accès direct à la ressource en ligne : lien permanent doi -Digital Object Identifier -, ou à défaut autre lien fourni par l’éditeur  (décision collégiale avec la cellule informatique et des ressources électroniques).

 e01 $bx

930 ##$b751052105$aRessource en ligne$js
999 ##$aInitiales catalogueur
E856 4#$qPDF$zTexteintégral$uhttp://janus.biu.sorbonne.fr/login?url= http://dx.doi.org/…..
  •  Script de localisation des e-books gratuits : zone 856 et non E856 et code PEB différent (= « g » – non disponible pour le PEB car disponible pour tous).
 856 4#$qPDF$uhttp://www.degruyter.com/doc/cover/9783110266405.jpg
859 4#$qPDF$uhttp://www.degruyter.com/search?f_0=isbnissn&q_0=9783110266405&searchTitles=true
859 4#$qPDF$uhttp://dx.doi.org/10.1515/9783110266405
e01 $a21-09-15$bx
930 ##$b751052105$aRessource en ligne$jg
999 $aInitiales catalogueur
  •  Script de localisation d’une collection d’e-books :

 

e01 $bxO
930 ##$b751052105$js
955 41$4Collection de livres électroniques
999 ##$aInitiales catalogueur
E856 4#$uhttp://www.degruyter.com…

 

Outil collaboratif

Pour avancer dans ce chantier, en plus de l’organisation de plusieurs réunions et d’une correspondance email avec l’EFA pour faire le point sur les difficultés rencontrées, nous avons pu disposer d’ un espace de travail collaboratif en ligne pour un échange entre l’ABES et les établissements participant à CERCLES .

Cet outil nous a permis d’accéder à différents fichiers modifiables ou en mode de lecture seule , notamment un tableau de bord nous permettant de communiquer avec l’EFA et l’ABES. Nous avons également pu y déposer un fichier afin de suivre notre avancée sur les différents bouquets : quatre tableaux Excel indiquant la progression de notre travail avec la liste des PPN, les notices traitées, les corrections et remarques, etc..

Nous avons parfois dû reprendre l’ensemble des notices d’un bouquet en fonction des réponses données dans le tableau par l’ABES ou l’EFA ; en  exemple, la zone 336 et 339 sur le(s) format(s) : toutes les zones 336 ont été écrasées lors de chargements de l’ABES. Après demande via Bouda et attente de confirmation de l’ABES, il a fallu reprendre l’ensemble d’un bouquet pour ajouter cette zone quand elle ne figurait pas déjà dans la notice.

Bilan du chantier

Le chantier s’est déroulé sur 5 mois, de juillet à novembre 2015.

 Bilan quantitatif

L’outil Check Sudoc a permis de corriger quelques oublis : incohérences entre la date saisie en zone 100 et 210, absence de zone 410.

Eléments quantitatifs du chantier : 288 notices

  • 9 notices de collections créées
  • 15 demandes de numérotation ISSN via CIDEMIS
  • 9 autorités auteurs créées
  • 195 liens 410 faits
  • 10 liens 461 faits
  • 260 notices ayant reçu une indexation matière
  • 1026 liens 6XX faits
  • 417 liens 7XX faits  (+ les 71X non visibles par Check Sudoc)
  • 522 liens 452 dans les notices de monographies (de l’électronique vers le papier et inversement)
  • 76 liens 452 faits dans les notices de collection (de la collection électronique vers la collection papier et inversement)

 

Bilan qualitatif

La qualité des notices fournies par l’éditeur :

Les notices fournies par l’éditeur De Gruyter sont complètes mais leur structuration ne correspond pas à celle attendue dans le Sudoc.

Si le gain de temps est manifeste grâce à la saisie des données et à l’utilisation des notices bibliographiques décrivant les versions papier des ouvrages, il ne l’est pas sur les modifications à apporter pour rendre les notices du bouquet De Gruyter conformes aux exigences de qualité du Sudoc.

En moyenne, nous évaluons à 40 minutes le temps passé sur une notice entre le contrôle de la saisie des données (titres faux, tronqués …), la restructuration des champs (notamment pour le bloc des 3XX, avec des 359 inexploitables), la création des liens, l’exemplarisation …

L’ABES incite chaque établissement à mener des négociations directes avec l’éditeur afin d’obtenir des notices de meilleure qualité. (cf. démarche suivie par la MSH auprès de CUP, Cambridge University Press, ils ont conditionné leurs futurs achats à la fourniture de notices de qualité).

Un outil collaboratif plus performant :

L’outil utilisé par l’ABES (Bouda) pour permettre des échanges simplifiés entre l’EFA, l’ABES et la BIS n’a pas toujours été performant. Il devait permettre aux bibliothèques participant au projet CERCLEde poser des questions, de voir les questions posées par les autres établissements ainsi que les réponses apportées par l’ABES. Il devait aussi permettre à l’ABES d’avoir une visibilité sur le travail accompli.

Il faut noter que cet outil ne permet pas aux participants d’être prévenus lorsqu’une question a été posée ou qu’une réponse a été apportée par l’ABES ou par un autre établissement.

Sur le plan technique, la plate-forme a connu plusieurs dysfonctionnements nous obligeant à trouver des solutions pour pallier les manques (notamment lorsque l’accès à la plate-forme n’a pas été possible pendant plusieurs jours).

L’ABES est consciente des limites de cet outil (double saisie, suivi difficile des questions et des réponses) et travaille à son évolution. Une solution de contournement provisoire est le recours à Google Drive.

Réactivité de l’ABES :

Suite aux contraintes de l’EFA (mutation au 31 août de la responsable du chantier), le travail sur les notices a débuté au mois de juillet.

La période estivale a perturbé les temps de réponses de l’ABES et les temps de traitement par l’équipe de la BIS. Certaines réponses tardives de l’ABES nous ont contraintes plusieurs fois à reprendre des données (336/339, E856…).

 

Conclusion

CERCLES_le_cercle_eternel_Serge_Gladky

Rideau de fond pour Le Cercle Eternel (http://gallical.bnf.ark:/12148/btv1b8436894k)

 

 

Un traitement « facilité » :

Pour le corpus De Gruyter, nous avons bénéficié de la présence quasi systématique des notices bibliographiques de la version imprimée des documents. Cela nous a permis de copier-coller l’indexation, les liens vers les notices Autorités…

Dans une certaine mesure, on peut penser que cela a un peu contrebalancé le temps nécessaire à la restructuration des données.

La collaboration :

Ce projet a permis le travail en collaboration de deux bibliothèques distantes. Nous avons pu discuter de nos pratiques de catalogage respectives, les mettre en perspective et parvenir à établir un socle commun sur les modifications à faire.

La même démarche a été mise en place à la BIS. Des réunions régulières (6 réunions d’environ 2 heures entre juillet et début décembre) nous ont permis de discuter de nos pratiques, d’échanger nos points de vue et de valider des choix. Ces réunions étaient aussi l’occasion de faire le point sur l’avancée du chantier, de répartir les notices à traiter ou les reprises de données, poser des questions à l’ABES et discuter de leur réponse via la plate-forme Bouda …

Les objectifs et les moyens définis au départ (nombre de notices, délais, nombre restreint de personnes impliquées) ont permis que ce chantier soit conduit dans de bonnes conditions.

 La valorisation et la visibilité :

Les livres électroniques présents depuis plusieurs années en bibliothèques sont encore, à ce jour, rarement catalogués.

Le dispositif CERCLE mené par l’ABES autour de 10 corpus permet de :

  • mener une réflexion sur le catalogage des ressources électroniques
  • mettre l’accent sur la collaboration en mettant à disposition du réseau des notices de qualité, permettant une localisation automatique
  • valoriser ces ressources en les rendant visibles dans le Sudoc et dans les catalogues des établissements participants.

Pour la BIS, il permet de rendre visibles des ressources électroniques non intégrées à ENCORE et de s’inscrire dans un programme national de valorisation de ces ressources. Pour donner une suite à ce chantier, on pourra s’orienter vers une nouvelle participation à CERCLEsur un autre corpus, ou, en lien avec la Cellule des Ressources électroniques, envisager le catalogage des bases de données.

 

BISPour la bibliothèque de la Sorbonne : Marie-Line Guillaumée, Pascale Guillen-Casadesus, Natacha Sauques, Virginie Sourget.

Lien vers le catalogue de la BIS : https://catalogue.biu.sorbonne.fr/

EFAPour la bibliothèque de l’Ecole Française d’Athènes : Clélia Roos, Marie Jean.

Lien vers le catalogue de l’EFA : http://www.catalogue.efa.gr/client/efa