Bilan du chantier Qualité autour des notices d’autorité Personnes physiques de statut 1 - #billet1 

Premier d’une série de 3 billets dressant le bilan du chantier lancé début 2022 et terminé le 21 mars 2024 pour traiter des notices d’autorité Personnes physiques en statut 1 (dites notices Tp1), ce billet décrit la finalité et l’ampleur du chantier. Le billet n°2 décrit les opérations menées de janvier 2022 à octobre 2022, dont la participation des Correspondants Autorités au printemps 2022 (étape ayant fait l’objet d’un billet Punktokomo publié le 29 mars 2022). Le billet n°3  décrit la dernière phase du chantier, menée de novembre 2022 au 21 mars 2024, avec le concours de collègues volontaires. 

 17 mois, 4 phases de travail aux méthodologies distinctes, 150 catalogueurs de plusieurs dizaines d’établissements, beaucoup de café et de gâteaux, de la musique, de la convivialité auront été nécessaires pour améliorer la qualité de 35 000 notices d’autorité Personnes physiques et de leurs liens bibliographiques dans le Sudoc. 

C’était quoi les notices Tp1 ? 

Le statut 1, précisé dans la zone A008, une zone UNIMARC spécifique au Sudoc, permet de distinguer des notices d’autorité Personnes physiques (Tp) particulièrement pauvres des autres. Le chantier visait à la disparition de ces notices au profit de notices enrichies et fiabilisées, basculées en statut 5 pour acter ces améliorations. 

Pourquoi des notices en statut 1 ?  

Ces notices provenaient du chargement initial, au début des années 2000, des données du catalogue de la BnF vers la base des autorités Sudoc.  Réduites à un simple point d’accès, ces notices d’autorité avaient été chargées avec un statut particulier indiquant leur faible complétude.  

Quels problèmes posaient ces notices d’autorité ? 

Les catalogueurs Sudoc pouvaient utiliser ces notices mais avaient pour consigne de les améliorer pour les basculer en statut 5. Plusieurs cas de figure étaient à distinguer :

• Dans certains cas, les améliorations avaient été réalisées mais les catalogueurs avaient cependant oublié de modifier le statut. 
• Dans d’autres cas, les notices n’avaient pas été retouchées et restaient très pauvres. Faute d’élément discriminant, les catalogueurs les avaient laissées en l’état, créant parfois d’autres notices en statut Tp5 qui se sont révélées être des doublons de notices Tp1. 
• Dans d’autres cas encore, ces notices pauvres avaient tout de même été utilisées à des fins de liage. Ainsi, une notice d’autorité pauvre pouvait être dotée d’une douzaine de liens bibliographiques correspondants à plusieurs personnes « dans la vraie vie ». 

A partir de 2017,  quand l’Abes a commencé à développer et utiliser massivement des programmes d’alignement automatisés, ces notices Tp1 « attrape-tout » ont posé problème, notamment du fait qu’elles induisaient les programmes en erreur. 

L’ampleur du chantier 

Si, au milieu des années 2010, on décomptait jusqu’à 100 000 notices d’autorité en statut Tp1, dès 2017, l’Abes a cherché à en réduire le nombre. Début 2022, il restait environ 35 000 notices TP1 à traiter, il a donc été décidé de régler définitivement cette question par le lancement de ce chantier Qualité.

Dix-sept mois auront été nécessaires. Les billets n°2 et n°3 détaillent les méthodologies employées.