Cidemis version 3.0.0 : des améliorations à l’écoute des besoins des utilisateurs

En production depuis 2015, l’application professionnelle CIDEMIS – Circuit des Demandes ISSN est un outil de workflow dédié aux demandes de correction/numérotation ISSN des ressources continues signalées dans le Sudoc. Il a été conçu afin de fluidifier les échanges entre les bibliothèques membres des réseaux Sudoc/Sudoc-PS, le CIEPS et les différents Centres ISSN, notamment le Centre ISSN France. Les modalités de collaboration entre le CIEPS et l’Abes, de fait antérieures à la création de l’Abes, ayant été détaillées dans un précédent billet Punktokomo, il n’en sera donc pas question dans le présent billet.

Rappelons que Cidemis a été conçue initialement comme une application « one shot » – c’est-à-dire non susceptible d’évolutions majeures mais pour laquelle des améliorations peuvent être apportées pour répondre aux besoins exprimés par ses utilisateurs professionnels. Dans cet esprit, au cours de l’hiver 2018, certaines évolutions ont été réalisées principalement en vue d’améliorer le confort d’usage des catalogueurs de la BnF et du centre ISSN France, qui traitent à eux seuls plus de la moitié des demandes.

Il restait cependant à développer certaines améliorations demandées à plusieurs reprises par les responsables des Centres du Réseau Sudoc-PS, principaux utilisateurs de Cidemis en dehors du CIEPS et des centres qu’il coordonne. De plus, victime de son succès, et du nombre de demandes enregistrées, il fallait songer à «apurer» la base en archivant un certain nombre de demandes, un archivage prévu dès l’origine par les concepteurs de Cidemis comme devant être régulièrement pratiqué.

Enfin, même si l’opération est a priori transparente pour les utilisateurs, Cidemis devait bénéficier de la réécriture d’une large partie de son code, en vue d’en améliorer la portabilité et de la rendre conforme aux principes du schéma directeur informatique de l’Abes.

Une page d’accueil revisitée

Même s’il s’agit d’une évolution mineure d’un point de vue technique et graphique, le graphisme de l’application elle-même restant inchangée, la page d’accueil a été légèrement modifiée afin d’harmoniser son interface d’authentification avec les applications développées récemment par l’Abes, comme l’application professionnelle ITEM.

Un nouveau statut : « demande archivée »

Jusqu’à présent, une demande est considérée comme « Terminée » dès lors que le centre ISSN concerné a, soit refusé, soit accepté cette demande, ce qui se traduit dans ce cas : par l’attribution d’un numéro ISSN (demande de numérotation) ou par la modification d’une notice déjà présente dans le Registre de l’ISSN (demande de correction).

Cependant, les Centres Régionaux, notamment ceux ayant à gérer un grand nombre de demandes, souhaitaient pouvoir revenir sur les demandes ayant le statut « Terminée » – pour vérifier par exemple la bonne prise en compte des corrections dans le Sudoc – ce qui impliquait d’être en mesure de distinguer les demandes considérées comme « Terminées » par le CIEPS et les agences ISSN (ne pouvant donc plus être modifiées) et celles considérées comme « Terminées » par les CR eux-mêmes dans le cadre de leur mission de contrôle bibliographique dans le Sudoc.

A cette fin, un nouveau statut « Demande archivée » a été développé. Son usage est réservé aux responsables des Centres Régionaux qui ont seuls la faculté de basculer une demande dans ce statut. Cette fonctionnalité améliore considérablement la gestion du tableau de bord, qui constitue l’interface la plus courante des utilisateurs de Cidemis.

Par ailleurs, le statut « Demande archivée » a été ajouté en tant que filtre au statut « Demande terminée » déjà existant. Ainsi, sauf avis contraire de l’utilisateur, l’affichage des demandes « archivées / terminées » est désactivé à chaque début de session. S’affichent uniquement par défaut les demandes ayant le statut « en cours », ce qui devrait améliorer le confort d’usage du tableau de bord mais également les performances en termes d’affichage. Ce sont en effet essentiellement des contraintes techniques d’affichage qui obèrent les temps de réponse de l’applicatif.

Un envoi de courriels automatisé

Parmi les préoccupations récurrentes des Centres Régionaux, figurait le fait de devoir se connecter à Cidemis et consulter le tableau de bord pour suivre l’état d’avancement des demandes en cours. Jusqu’à présent, un CR devait en effet avoir recours au tableau de bord pour suivre, par exemple, l’avancée du traitement d’une « demande de précisions » transmise par ce canal à un catalogueur, ce qui supposait que lui-même ait consulté le tableau de bord de Cidemis pour prendre connaissance de la demande.

Avec la mise en place d’un nouveau workflow d’envoi automatisé de courriels, le suivi du traitement des demandes sera considérablement simplifié. Désormais, des courriels programmés automatiquement sont envoyés à la personne dont on attend une réponse pour valider une demande, ce qui concerne les catalogueurs, mais également les responsables CR à qui le CIEPS et ISSN France transmettent également des « demandes de précisions ».

De même, les catalogueurs et les responsables CR recevront un courriel automatique pour les « demandes refusées » par le CIEPS. En revanche, pour éviter un trop grand afflux de courriels, ce qui serait contre-productif puisqu’il s’agit de l’usage le plus courant de l’application, cette fonctionnalité n’a pas été étendue à la fonction « Validation de la demande » (par le catalogueur ou le CR).

Un processus de contrôle bibliographique renforcé

Afin d’améliorer encore la qualité des notices bibliographiques des ressources continues dans le Sudoc, qu’elles soient ou non issues du Registre ISSN, des processus de contrôle sont désormais activés aussi bien lors de l’émission de demandes via Cidemis que suite à l’identification d’une notice de ressources continue erronée dans le Sudoc.

Ainsi, lors du dépôt d’une demande de numérotation/correction ISSN, l’utilisateur de Cidemis peut être invité à modifier au préalable la notice concernée dans le Sudoc afin de la rendre conforme à certaines contraintes propres au catalogage des ressources continues dans le Sudoc, gage de l’intégrité des formats d’échange. Par cette optimisation des process de contrôle, l’application Cidemis renforce in fine la qualité des données bibliographiques.