Rapport du groupe technique sur le Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé

Le contexte

L’ABES a mené depuis le début de l’année 2011 une réflexion sur un projet de SIGB  mutualisé. Aux premières réflexions conduites en interne a succédé, le 16 mai dernier, un atelier ouvert aux établissements de nos réseaux qui a permis de préciser les scénarios envisageables (degrés d’implication de l’ABES dans la mutualisation, système hébergé dans les nuages…).

Le groupe technique

Parallèlement à la réflexion menée par l’ABES, plusieurs établissements préparant une réinformatisation à moyen terme ont mis en place un groupe technique avec pour objectif premier de rédiger un cahier des charges de système de gestion de nouvelle génération dont l’acquisition serait mutualisée.

Ce groupe a été piloté par Nicolas Morin du PRES de Toulouse. L’ABES y était représentée.

Rapport final de Nicolas Morin au nom du PRES de Toulouse

Relevé de conclusions du groupe technique

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Rapport du groupe projet ENSSIB sur le Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé

Le groupe projet a travaillé d’août 2011 a janvier 2012.

Le Projet :

Quelle articulation entre le projet de SGB (système de gestion de bibliothèque) nouvelle génération et la mission de signalement des ressources documentaires portée par l’ABES ?

Origine du projet

Plusieurs bibliothèques universitaires envisagent de changer à court ou moyen terme leurs systèmes locaux, et s’organisent pour préparer la commande de façon mutualisée (rédaction commune du cahier des charges, choix d’un même système). Des solutions de nouvelle génération arrivent sur le marché, et le concept de solution « dans les nuages » (cloud computing) ouvre de nouvelles perspectives.

Ce projet est lancé dans le contexte du projet d’établissement 2012-2015 de l’ABES. Il est considéré comme une priorité par le conseil scientifique et le conseil d’administration de l’ABES, à mettre en œuvre rapidement car plusieurs établissements ont fait part de leur intention de changer rapidement de système.

Lire le rapport final du groupe projet

Le cercle vertueux de theses.fr : mise en relation de l’utilisateur et du producteur de données

Depuis début avril, le bouton « signaler un problème » de theses.fr présent sur les pages de thèses en préparation et de thèses soutenues permet à un utilisateur lambda d’entrer en contact avec l’établissement de soutenance responsable des données. Le Fil ABES expose le contexte de la mise en place du feedback dans theses.fr.

L. Par J.G. Park. CC BY-NC 2.0. Source : Flickr

Comment ça marche ?

Toutes les thèses en préparation et soutenues présentes dans theses.fr proviennent de deux applications alimentées par les personnels des établissements de soutenance, STEP et STAR.
La description des thèses en préparation et des thèses soutenues respecte, partiellement pour les premières, strictement pour les secondes, la recommandation TEF.
TEF exige la présence d’un élément établissement de soutenance et prévoit la possibilité d’identifier cet établissement de soutenance en recourant à un référentiel. STEP et STAR exige le recours au référentiel des autorités Sudoc IdRef. Ainsi tous les établissements de soutenance dans theses.fr sont identifiés par leur numéro PPN. Cela permet notamment de générer les pages des établissements de soutenance (comme celle-ci ou celle-là).

Indépendamment de theses.fr, l’ABES gère pour ses besoins internes une base de données recensant tous ces interlocuteurs. Cette base de données est modélisée de telle façon qu’une personne est toujours rattachée à un organisme et qu’un organisme peut être qualifié par son numéro PPN.

Une fois par semaine, une extraction de cette base interne est chargée dans theses.fr. theses.fr peut ainsi savoir pour un PPN d’établissement de soutenance donné qui est correspondant STEP ou correspondant STAR.
Par exemple, prenons une thèse en préparation à l’université de Poitiers. L’établissement de soutenance est identifié par son PPN. Quelqu’un constate une erreur sur cette page et clique sur le bouton « signaler une erreur ». Il aboutit à un formulaire où il peut décrire l’erreur et laisser ces coordonnées. L’URL de ce formulaire pour cette thèse est :
http://www.theses.fr/feedbacktheses.jsp?origine=s11831&ppn_origine=026403765&appli_origine=Step
origine=s11831 indique la page de theses.fr faisant l’objet d’une réclamation
&ppn_origine=026403765 précise le PPN de l’établissement de soutenance
&appli_origine=Step est la source des données de theses.fr

theses.fr balaye alors l’extraction de la base de données d’adresses et repère en fonction de la source et du PPN le mail du correspondant à qui doit être envoyé la réclamation. Dans cet exemple la validation du formulaire génère l’envoi d’un mail au correspondant STEP de l’université de Poitiers, avec en copie le demandeur (et en copie cachée l’ABES). Les échanges éventuels se poursuivent hors theses.fr.

Est-ce transposable ?

Ce circuit de feedback est possible dans la mesure où les projets de thèses et les thèses déposées lors de la soutenance sont toujours des objets originaux donc la description est assurée par un et un seul établissement : l’établissement de soutenance est l’unique responsable de la qualité des données.

Dans le contexte d’un outil de catalogage partagé de ressources possédées et donc décrites par plusieurs organismes, ce cercle vertueux est beaucoup plus délicat à mettre en place. Qui se sent responsable de la qualité de la notice : l’établissement qui a créé la notice ? celui qui a procédé à la dernière modification ? tous les établissements localisés sous cette notice ? A suivre…