CERCLES : retour d’expérience de la FMSH

Un premier chantier terminé

Un premier chantier terminé

Pour un signalement collectif des ebooks

À la bibliothèque de la Fondation Maison des sciences de l’homme, l’accroissement de l’achat d’ebooks à titre pérenne en bouquets, et la volonté de valoriser ces achats par un signalement titre à titre qui soit à la fois de qualité et partagé dans le catalogue collectif du Sudoc, nous a amené à rejoindre en mars 2015 l’expérimentation CERCLES lancée par l’ABES.

Une question sur SUCAT…

Dès novembre 2014, sur la liste SUCAT, en réponse à une question au sujet de la complétude des notices de ressources électroniques, nous avions en effet pointé le risque pour le réseau des bibliothèques universitaires et de recherche, de voir le Sudoc rater le tournant numérique pour les ouvrages, si les bibliothèques qui y participent n’y signalaient pas leurs bouquets d’ebooks, et souligné l’utilité du catalogue collectif national pour toute politique documentaire cohérente quel que soit son niveau (local, COMUE, national, …). Nous ne pouvions que soutenir la volonté de l’ABES d’associer les forces du réseau à sa propre action en promouvant  le partage du travail au sein du réseau.

Alors que pour certains bouquets nous avions pu bénéficier dans le Sudoc du travail d’amélioration de notices d’éditeurs effectué par d’autres établissements (notamment le chantier mené par la Bibliothèque Diderot de Lyon pour le bouquet Cambridge Histories Online), nous n’avons pas trouvé les notices des ebooks de nos bouquets Cambridge University Press dans le Sudoc.

Dialogue de la FMSH avec l’éditeur CUP d’un côté et l’ABES de l’autre

Comme l’ABES le fait au-delà des licences nationales pour un certain nombre d’éditeurs, nous avons mené, à notre échelle, en fin d’année 2014, une négociation directe avec Cambridge University Press (CUP) afin que cet éditeur nous fournisse des notices conformes aux demandes de l’ABES, en faisant valoir auprès de celui-ci le fait que cette adaptation devrait intéresser potentiellement toutes les bibliothèques déployées dans le Sudoc.

Alors que nous avions catalogué l’année précédente, à l’unité, 102 ebooks d’un bouquet thématique (« Social theory ») de cet éditeur, nous souhaitions expérimenter un processus plus rapide sans renoncer à un signalement de qualité au niveau Sudoc. En effet, parallèlement, l’outil de découverte qui était en train de se mettre en place à la FMSH offrait de nombreuses perspectives mais restait insatisfaisant sur le plan de la qualité des métadonnées.

Après de nombreux échanges avec les services informatiques de l’éditeur afin de rendre les notices conformes aux exigeances du Sudoc, notamment pour ce qui concerne les dates de publication (les notices initialement fournies par Cambridge donnaient en date d’édition de l’ebook celle de l’ouvrage papier), les notices ont passé les « tables de validation » de l’ABES.

Celle-ci nous a ensuite facilité le travail qui allait suivre en ajoutant les zones propres aux ressources électroniques (230, 303, 304, 310, 337 etc) et nous a exemplarisé sous ces notices (en deux lots, les 14 janvier et 23 mars 2015).

Une première étape était franchie. Il nous restait le travail d’amélioration de ce corpus de 877 notices.

La FMSH rejoint CERCLES

Alors que nous commencions le travail d’amélioration de ces notices, nous avons logiquement rejoint l’expérimentation « Correction et Enrichissement par le Réseau de Corpus de LEnseignement Supérieur » (CERCLES) pour ce corpus de sociologie et anthropologie de l’éditeur Cambridge University Press (877 titres).

Après signature en mars 2015 d’un « acte d’engagement » entre nos deux établissements, précisant interlocuteurs de part et d’autre, corpus concerné, améliorations qui seraient faites et calendrier prévisionnel, l’ABES nous a donné accès à la plateforme de travail collaboratif. Sur cet espace figuraient un fichier témoin – image du corpus au démarrage du chantier – ainsi qu’un tableau de bord, centralisant nos questions qui ont été nombreuses.  Cet espace nous donnait aussi visibilité sur les documents similaires des autres chantiers CERCLES, nous permettant de prendre connaissance des questions posées dans chaque établissement pour chacun des corpus.

Nous rentrions de plein pied dans le travail.

Fonctionnement technique du travail sur ce corpus à la FMSH

En local, comme nous avions déjà commencé le travail avant de rejoindre CERCLES, nous avons continué à noter son avancement  sur le fichier Excel fourni par l’éditeur (comportant notamment le titre, l’auteur, l’e-ISBN, la collection, etc).

 Nous avons isolé les notices traitées avant l’exemplarisation automatique, puis au fur et à mesure les notices électroniques qui semblaient faire doublon dans le Sudoc, en attendant des réponses à nos questions des établissements les ayant créées ou de l’ABES.

Nous avons ajouté au fichier de l’éditeur des colonnes pour les initiales du catalogueur ayant traité l’ebook, indiqué s’il avait donné lieu à la création d’une collection (dans ce cas nous y notions le PPN créé) ou si, déjà créée, seul le lien avait été fait.

Après l’entrée dans CERCLES, nous avons essayé (sans y parvenir toujours) de noter dans ce document toutes les informations qui nous semblaient utiles (« 1 auteur créé », « pas de notice papier » , etc.).

Nous avons dû revenir sur certaines notices du corpus pour lesquelles nous avions fait un lien 410 à la collection papier avant les recommandations de l’ABES prônant la création de collections électroniques. Mais nous n’avons pas corrigé, au-delà du corpus CERCLES, les 102 ebooks Cambridge UP traités en 2013.

Dans WinIBW, pour aller au plus vite (lorsque la notice papier existait ainsi que les liens), le processus fut le suivant :

  • Recherche par MTI
  • Affichage des notices papier et électronique en « mosaïque verticale » et mise des 2 notices en « modification »
  • Copier-coller de 452 ##$0 dans les 2 notices puis copier-coller du PPN de l’autre notice après le $0
  • Copier-coller des 6XX du papier vers l’électronique
  • Copier-coller des 7XX du papier vers l’électronique
Travail dans WinIBW en

Travail dans WinIBW en « mosaïque verticale »

Pour la création des notices de collections électroniques (Odx), préconisées par l’ABES, et à la création desquelles nous sous étions engagés, nous avons jugé plus rapide, au vu de notre expérience, de créer un modèle sur Word plutôt que de créer un vrai « script local» WinIBW. Pour créer une collection nous partions d’un simple copier/coller de ce document, auquel il nous suffisait d’entrer à la main les données propres à chaque collection.

En fin de chantier, nous avons compté pour chaque Odx créée à combien de notices bibliographiques (Oax) elles étaient liées,  pour savoir combien de demandes de numérotation ISSN il nous faudrait faire, pour suivre la fameuse règle des 5 notices bibliographiques liées à une notice de collection.

Le bilan

Fonctionnement humain :

Il est difficile d’évaluer le temps/homme que nous a pris ce chantier, étant donné que le travail a été très découpé dans le temps et que nous n’avions pas prévu de l’évaluer au départ.

Nous avions d’abord pensé mobiliser nos collègues catalogueurs sur ce chantier d’amélioration des notices et répartir le travail entre 8 personnes, mais nous nous sommes très vite rendu compte qu’être deux sur le chantier, même à temps très partiel, facilitait le dialogue sur les décisions à prendre, gagnait donc du temps, et était préférable pour l’homogénéité du traitement.

Eléments  qualitatifs du chantier :

Aux modifications prévues au départ se sont bien souvent ajoutées d’autres, telles que :

  • Liens Rameau 6XX ajoutés dans la notice papier (quand ils en étaient absents et que nous les avons créés pour la notice électronique)
  • Liens auteurs 7XX ajoutés dans la notice papier (pour les mêmes raisons)
  • Transformation, dans certaines notices papier, des zones 856 (table des matières, description de l’éditeur) en 300 car la 856 dans les notices papier bloque l’enregistrement de la notice après y avoir inséré la 452
  • Demande de dédoublonnage à notre collègue munie du login dédoublonneur pour des notices papier de CUP sous lesquelles nous étions localisés et qui étaient des doublons.

Eléments quantitatifs de ce chantier concernant 877 ebooks :

Calcul fait à l’aide de Check Sudoc, qui nous a permis par d’ailleurs de corriger quelques oublis :

  • 94 notices de collections créées
  • 23 demandes de numérotation ISSN via CIDEMIS
  • 86 autorités auteurs créées
  • 485 liens 410 faits
  • 874 notices ayant reçu une indexation matière (+ les notices papier auxquelles nous avons ajouté l’indexation matière quand elle n’existait pas)
  • 2590 Liens 6XX faits
  • 1528 Liens 7XX faits  (+ les 71X non visibles par Check Sudoc)
  • 1414 Liens 452 dans les notices de monographies (de l’électronique vers le papier et inversement)
  • 158 Liens 452 faits dans les notices de collection (de la collection électronique vers la collection papier et inversement)

… voir double …

Si le traitement tel que défini dans les objectifs s’est comme prévu terminé pour les journées ABES (27-28 mai 2015) – au risque de voir un peu double -, les échanges avec l’ABES nous ont amené ensuite à des ajustements en termes de catalogage et à produire un bilan en septembre-octobre ; les demandes Cidemis ont quant à elles également été faites après l’été.

Le travail sur ce corpus s’est réellement terminé pour nous après la création (automatisée) des exemplaires dans notre SIGB.

Le débat : de l’utilisation de la 452 dans le Sudoc

Au fil du chantier, nous avons sollicité l’ABES de nombreuses fois, via le tableau de bord. Nos questions ont souvent porté sur la zone 452. Les choix faits, il nous a fallu, dans certain cas, revenir sur nombre de notices pour en harmoniser le traitement.

Si les directives de traitement de l’ABES, ajoutées récemment sur le document du Guide méthodologique « Catalogage des monographies électroniques » nous paraissent à présent claires pour les catalogueurs, il nous semble que l’intitulé public de la zone 452 « Autre édition sur un autre support » reste équivoque  pour les lecteurs qui consultent le Sudoc.

La notice de l'ebook dans le Sudoc

La notice de l’ebook dans le Sudoc

En effet,

  • Dans certains cas il s’agit d’un lien vers la même « œuvre » (au sens des FRBR) sur un support différent :
    • Lien vers la version papier parue en même temps chez le même éditeur à partir du même fichier dans le cas des années récentes
    • Lien vers la même œuvre version papier parue chez un éditeur commercial différent dans le cas de la collection « Cambridge Library collection » qui est la version numérisée d’une édition ancienne parue chez un autre éditeur que Cambridge
  • Dans d’autres cas il s’agit d’un lien vers une autre « édition » au sens de la 205, parue chez le même éditeur (donc pas de la même « œuvre » au sens des FRBR), et non vers les n autres éditions (au sens éditeur commercial) qui peuvent exister (ce que pourrait comprendre l’usager à la lecture de l’intitulé dans le Sudoc public).

En conclusion

Notre politique en matière d’ebooks étant orientée à ce jour vers des achats pérennes, nous sommes convaincus que le signalement et la valorisation de nos acquisitions d’ouvrages doit être de même qualité, que le support soit numérique ou papier, et que l’achat se fasse à l’unité ou par bouquets.

L’expérimentation CERCLES témoigne d’une prise de conscience par différents acteurs du réseau de la nécessité d’un signalement de qualité des ressources électroniques, et vient compléter l’action de l’ABES via le Hub de métadonnées, les Licences nationales ou Bacon. Pour réussir, elle nécessitera cependant une mobilisation large des établissements et autres acteurs de l’IST.

Jeanne Longevialle & Fabrice Mouillot, logo FMSHcoordinateurs Sudoc à la FMSH