Ce billet s’adresse aux établissements diffusant les thèses de doctorat de STAR vers la plateforme TEL.
Nouvelles consignes du CCSD pour le référentiel AuréHAL
À l’été 2020, le CCSD a diffusé de nouvelles consignes concernant le signalement des structures dans le référentiel AuréHAL. En tant que référentiel reposant sur la hiérarchie des structures, chaque structure, de même que les équipes de recherche et les laboratoires, est subordonnées à une structure de rattachement (université, ComUE, regroupement expérimental). Or, avec les nouvelles consignes du CCSD, lorsqu’une structure de rattachement disparaît ou évolue, sa fiche AuréHAL doit être clôturée, ainsi que celles de l’ensemble des structures qui lui sont subordonnées. De nouvelles fiches structures doivent ensuite être créées afin de décrire la nouvelle structure de rattachement et celles qui lui sont subordonnées.
Cette pratique diffère radicalement de celle mise en place dans IdRef, qui consiste à l’inverse à n’avoir qu’une seule notice d’autorité pour les laboratoires ou les équipes de recherche : si la tutelle évolue, cette information est être saisie dans la notice IdRef. On se trouve donc aujourd’hui avec la situation suivante : pour un laboratoire décrit dans IdRef, il peut exister plusieurs laboratoires dans AuréHAL….
Quelles conséquences dans STAR ?
La façon dont le référentiel AuréHAL est géré est importante pour le traitement des thèses dans STAR. En effet, pour envoyer des thèses sur la plateforme TEL, c’est l’identifiant labTEL des laboratoires et structures de recherche qui est requis dans STAR. LabTEL faisant office de « clé d’entrée » dans TEL, est envoyé une première fois par STAR au moment de la création de la notice de thèse dans TEL, puis renvoyé à chaque mise à jour effectuée dans STAR.
Les mises à jour STAR peuvent être effectuées :
- manuellement par l’établissement
- automatiquement par l’Abes lors des rediffusions de masse liées aux évolutions catalographiques
- automatiquement par les programmes de l’Abes qui assurent quotidiennement la mise à jour des autorités dans STEP, STAR et theses.fr
Notons que les données issues de STAR écrasent systématiquement les données corrigées ou saisies directement dans TEL.
Lorsque la création des nouvelles structures AuréHAL suit immédiatement le changement de tutelle et que les catalogueurs STAR utilisent tout de suite le « labTEL » valide au moment de la soutenance de la thèse, les nouvelles consignes du CCSD ne posent pas de difficulté particulière. En revanche, la reprise rétrospective des structures AuréHAL s’avère plus problématique. C’est dans ce sens que plusieurs chantiers ont été menés par les établissements depuis cet été avec l’aide du CCSD afin de créer rétrospectivement des labTEL et réaffilier les documents dans HAL et TEL. Malheureusement, ces corrections n’ont pas été répercutées dans STAR. Pourtant, si les labTEL sont modifiés dans AuréHAL pour des thèses déjà soutenues et traitées dans STAR, il faut impérativement reprendre la fiche STAR et la mettre à jour avec le bon labTEL. Si cela n’est pas fait, STAR renvoie dans AuréHAL un labTEL incorrect et écrase la correction effectuée par le CCSD ou par l’établissement.
Compte tenu de l’ampleur des corrections à apporter, les établissements ne peuvent effectuer les mises à jour dans STAR manuellement. De même, l’Abes ne peut effectuer ces mises à jour de manière automatique, ce qui serait techniquement faisable, bien que complexe et exigeant des moyens informatiques importants que l’équipe Thèses de l’Abes ne peut mobiliser pour ce type d’opérations de mise à jour d’identifiants.
Solution mise en place par le CCSD
Pour contourner le problème, le CCSD a proposé à l’Abes de protéger les affiliations dans TEL de la manière suivante :
- STAR envoie un ou plusieurs labTEL au moment de la première validation de la fiche de thèse et de la création de la thèse dans TEL
- lors des mises à jour STAR (manuelles ou automatiques), l’affiliation TEL est protégée : STAR ne peut plus ni modifier ni ajouter d’affiliation TEL. Celle-ci doit donc être modifiée directement dans TEL.
Même si elle comporte des inconvénients, cette solution, plus économique, est la seule qui ait pu être mise en place rapidement. D’autres scénarios ont été envisagés : aucun n’était pleinement satisfaisant ou réalisable à court terme.
Nouvelles consignes pour la mise à jour des affiliations dans STAR et TEL
La protection des affiliations dans TEL est désormais effective et permettra de préserver les corrections de masse effectuées par les établissements dans TEL à l’occasion des chantiers de reprise d’AuréHAL.
Se pose néanmoins la question de la gestion des mises à jour « manuelles » des affiliations effectuées par les établissements à la demande des auteurs, des laboratoires ou des équipes de recherche. En effet, il faudra désormais distinguer l’affiliation AuréHAL (onglet 4 du formulaire STAR), à corriger ou compléter dans TEL (et non plus dans STAR), de l’affiliation IdRef (onglet 2 du formulaire STAR), à corriger ou compléter dans STAR, ce qui impose une double saisie.
Corriger une affiliation AuréHAL
La correction d’une affiliation AuréHAL s’effectue directement dans TEL, et non plus dans STAR. Si l’affiliation AuréHAL qui figure dans STAR est incorrecte, ce n’est pas grave : cette donnée n’est pas exploitée dans les applications thèses de l’Abes, elle sert uniquement de porte d’entrée dans TEL.
Ex : on souhaite remplacer l’affiliation AuréHAL « Laboratoire d’Informatique de Grenoble n°1041964 » par l’affiliation « Laboratoire d’Informatique de Grenoble n°24471 ». Il faut opérer cette correction directement dans TEL et ne pas intervenir dans l’onglet 4 « Incarnation de la thèse » de STAR.
- Important : Les établissements qui ne disposent pas d’identifiants pour se connecter à TEL doivent faire une demande de mise à jour à l’Abes, via le guichet ABESstp : https://stp.abes.fr/node/3?origine=STAR
Corriger une affiliation AuréHAL ET une affiliation IdRef
Si la correction à effectuer concerne également l’affiliation IdRef, il est impératif de corriger l’affiliation IdRef dans STAR (onglet 2 « Personnes et organismes liés »).
Ex : on souhaite corriger une affiliation à l’INRA en affiliation à l’INRAE. Il convient de corriger dans TEL l’affiliation à la structure AuréHAL 92114 en la remplaçant par la structure AuréHAL 1053312. Dans STAR, onglet 2 « Personnes et organismes liés », il faudra corriger l’affiliation à la structure IdRef 02638809X en la remplaçant par la structure IdRef 24064882X.
Figure 5 – L’affiliation IdRef est incorrecte et doit être corrigée
Ajouter une affiliation
S’il s’agit d’ajouter une affiliation : l’affiliation AuréHAL doit être ajoutée dans TEL, et il est fortement recommandé d’ajouter également une affiliation IdRef dans STAR (onglet 2, « Personnes et organismes liés »).
Si la structure ne dispose pas d’une notice IdRef (cas fréquent pour les équipes de recherche par exemple) et que l’établissement ne souhaite pas créer de notice IdRef faute de temps, il est fortement recommandé de saisir a minima une chaîne de caractères dans le formulaire STAR. Cette chaîne de caractères permettra l’affichage de l’information dans theses.fr et dans le Sudoc
Ex : on souhaite ajouter une affiliation à l’INRAE. Il convient d’ajouter ; dans TEL, l’affiliation à la structure AuréHAL 1053312 ET dans STAR, l’affiliation à la structure IdRef 24064882X.
Bien que la double saisie TEL / STAR devienne une contrainte, celle-ci est importante pour éviter un décrochage de données trop prononcé entre les deux bases. Par ailleurs, si les données de STAR ne sont pas utilisées à des fins d’évaluation comme celles de TEL, elles sont exposées via theses.fr, dans le Sudoc, ainsi que dans l’entrepôt OAI-PMH que moissonnent plusieurs bases internationales (NDLTD, DART-Europe, BASE, bientôt OpenAIRE). Il est donc important que ces données soient les plus complètes possibles.
Précisons enfin que la protection des affiliations s’étend désormais aux IdHAL « auteur » : ainsi, lorsqu’un docteur dispose déjà d’un IdHAL, il pourra le rattacher à sa thèse STAR, le système ne sera plus en mesure ni d’écraser la donnée ni de la supprimer.
- A noter : une session J.e-cours est prévue le jeudi 6 mai pour présenter ces nouvelles consignes.
- Pour toute demande de précision : guichet d’assistance ABESstp