Eplouribousse, une application web pour dédoublonner les périodiques

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Qu’il s’agisse des nombreuses fusions d’établissements, des regroupements ou  des intégrations de bibliothèques, ces opérations, souvent réalisées dans un délai restreint et avec les moyens du bord, ont généré et génèrent encore d’importantes opérations de dédoublonnages des collections. En effet,  ces opérations, qui ne reposent généralement pas sur une infrastructure déterminée, font l’objet de protocoles maisons ingénieux et plus ou moins complexes utilisant une batterie d’outils disparates (tableurs, messagerie, dépôts de fichiers…), ce qui implique des manipulations fastidieuses et potentiellement génératrices d’erreurs.

C’est dans l’objectif de faciliter ce type d’opérations que le Service des Bibliothèques de l’Université de Strasbourg a mis au point une application inédite  dédiée au dédoublonnement des périodiques : nommée Eplouribousse – du latin «e pluribus unum» ou «de plusieurs un seul», expression forgée par Virgile dans le poème «Moretum», cette application a été développée en interne par un personnel de la filière bibliothèques, en relation avec le le pôle Communication de l’établissement qui s’est chargé de son ergonomie et son habillage graphique.

Eplouribousse est actuellement utilisée dans le cadre de 3 projets de conservation partagée impliquant 8 bibliothèques de l’université de Strasbourg et d’établissements partenaires (École Nationale du Génie de l’Eau et de l’Environnement et Institut National des Sciences Appliquées de Strasbourg).

à noter : le code source d’Eplouribousse est disponible sous licence GPLv3 à partir du GitHub de l’Abes. Chacun est invité à l’adapter, le modifier, y contribuer …

Une application web sécurisée

Application web sécurisée, Eplouribousse intègre toutes les fonctionnalités de base attendues d’un tel outil : calcul des candidats, positionnement, instruction et édition de rapports. Elle embarque son propre workflow, un outil de suivi, un module complet d’administration et d’authentification (Framework Django) et divers utilitaires, comme la recherche croisée par PPN et par bibliothèque.

Fonctionnant sur toutes les plateformes (Linux, BSD, MacOS, Windows etc.) et tous les types d’appareils (PC, tablettes, smartphones …), Eplouribousse ne nécessite aucune installation spéciale sur le poste de l’utilisateur. L’application est gratuite et aucune autorisation n’est requise pour la déployer et s’en servir.

Différentes fonctionnalités complémentaires sont disponibles, comme :

  • la gestion autonome du mot de passe,
  • le workflow intégré avec l’envoi d’une alerte aux personnes concernées en temps voulu,
  • la recherche croisée « revue x / bibliothèque » pour vérifier à tout moment où en est le traitement d’un PPN,
  • la gestion dynamique des utilisateurs grâce au module d’administration de Django,
  • la possibilité d’administrer les enregistrements sans avoir à manipuler la base de données elle-même, 
  • la présence d’indicateurs de supervision,
  • la possibilité d’éditer, exporter et imprimer des rapports de résultantes soignés au format PDF, soit à l’unité soit en globalité.

à noter :  L’utilisation d’Eplouribousse est facilitée par la mise à disposition d’un manuel de l’utilisateur complet, accessible depuis l’application elle-même.

Déterminer la collection résultante : le workflow d’Eplouribousse

Avant tout conçue pour les établissements membres des réseaux de l’Abes. Eplouribousse fonctionne sur la base des deux identifiants uniques -bien connus du réseau Sudoc – que sont le n°PPN des notices et le n°RCR des bibliothèques, tous deux fournis par l’Abes. De plus, Eplouribousse propose un renvoi vers l’outil Périscope, développé par l’Abes pour faciliter la gestion des collections de périodiques.

A l’aide d’Eplouribousse, une collection dite «collection résultante» est recomposée grâce aux fragments de collections présents dans les différentes bibliothèques participantes. Cette collection, la plus étendue possible, résulte de l’agrégation des éléments présentant le meilleur état physique au sein de la collection la plus complète, dite «collection mère»,

Après que l’ensemble des bibliothèques rattachées se sont positionnées sur une revue, l’instruction de la « collection résultante » peut commencer. Elle se déroule en deux cycles : les éléments reliés d’abord, les éléments non reliés ensuite. Le principe est de  porter à chacune de ces phases uniquement les éléments qui améliorent la collection résultante en cours d’instruction. Celle-ci est parfois déjà complète après le premier cycle d’instruction. Dans ce cas, le cycle d’instruction des éléments non reliés est de pure forme.

Déroulé en images de l’utilisation d’Eplouribousse

La page d’accueil du site présente les quatre fonctionnalités disponibles :

  • Positionnement
  • Arbitrage
  • Instruction
  • Résultantes

La fonctionnalité « positionnement » permet à chaque bibliothèque participante de prendre rang dans l’ordre d’instruction de la collection résultante :

La fonctionnalité « instruction » – des éléments reliés d’abord, des éléments non reliés ensuite- permet de créer la collection résultante :

La fonctionnalité « édition » permet d’obtenir une vue de la collection résultante :

Recherche croisée PPN / RCR : présentation des résultats

Récapitulatif du workflow général 

Appel à participation : deux sessions de présentation d’Eplouribousse et une offre aux établissements

L’application Eplouribousse a été conçue pour être utilisée bien au-delà des Bibliothèques de l’Université de Strasbourg. C’est pourquoi le Service des Bibliothèques a décidé d’offrir, pour une durée d’un an, au premier établissement intéressé par le déploiement de l’application un certain nombre de prestations telles que l’aide au paramétrage complet de la base de données, la formation, l’assistance.

Consulter la proposition  : https://github.com/GGre/promo/blob/master/reglement_offre_Eplouribousse.pdf

 

Afin que les établissements s’engagent en toute connaissance, deux visioconférences de présentation leur sont proposées les jeudi 11 et lundi 15 mars (14:00-16:30). Pour s’inscrire à l’une de ces sessions, merci d’utiliser l’adresse mail indiquée sur les dépôts :

à noter : La clôture des inscriptions est prévue 7 jours avant la session. Le nombre de participants est limité à 20 par session et à deux agents par établissement.

En savoir plus : note technique

  Georges Gressot, Conservation et valorisation des collections, 

Service des Bibliothèques  de l’Université de Strasbourg

 

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