Les origines
Les questions sur SUCAT
Nouvelle adjointe à la gestion de la bibliothèque numérique dans mon établissement, et chargée du signalement des e-books, je me suis posé beaucoup de questions quant au traitement de ces ressources. J’ai étudié de près les avantages et inconvénients de l’exemplarisation automatique, notamment en terme de qualité et de complétude des notices, et lancé une question ouverte aux catalogueurs de ressources en ligne sur SUCAT (ndlr : la liste de diffusion des catalogueurs du réseau Sudoc), posant les questions qui me taraudaient, intitulée : « Aux catalogueurs des bibliothèques numériques ».
Les réponses ont afflué, l’ABES a également répondu que cela figurait parmi ses préoccupations actuelles.
La mise en place de CERCLES
Des pistes de résolution et une expérimentation avec un SCD sur le principe de mutualisation du traitement de la qualité des données de ressources électroniques dans le Sudoc étant déjà en cours, l’ABES m’a proposé de faire partie du projet naissant.
L’engagement
Avec l’accord de ma hiérarchie, un acte d’engagement a été signé entre mon établissement et l’ABES, mentionnant le périmètre d’action et les délais engagés.
Délimitation du périmètre d’action :
Un corpus clos a été établi par l’ABES, avec l’édition d’un tableau de PPN, édité à une date D, et dans lequel tout nouveau versement n’apparaîtra pas, soit une liste de 4852 notices à traiter.
Axes d’enrichissements :
L’accord initial prévoyait une mise en lien des 7xx, et le travail collatéral : indicateurs, codes de fonction, création d’autorités au besoin.
Évaluation en amont des notices du corpus :
Un travail préalable, sur un échantillon de 50 notices, m’a permis de faire une estimation du temps passé, mais aussi et surtout de constater nombre de surprises, et donc, d’élaborer quelques changements d’orientation, exposés et acceptés par l’ABES : ainsi, les notices dans lesquelles les auteurs étaient déjà liés, ont été exclues de mon champ d’action. Les notices dans lesquelles des liens étaient à créer sont restées à ma charge (1484 PPN).
Pour celles-ci, je me suis engagée, en plus de créer les liens et les notices d’autorité le cas échéant (+ travail collatéral pré-cité) :
- à contrôler la construction des 200 ($f $g) ;
- à redistribuer en conséquence les zones et codes de fonction en 7xx ;
- à assurer les modifications suivantes : caractères parasites, arobase mal positionné, désordre des sous-zones en 200 ;
- à signaler tout problème d’URL (ABES et Cairn).
Mon périmètre initial a été certes réduit (on est passé de 4852 notices à 1484), mais les modifications apportées sont finalement plus nombreuses et plus poussées.
Le chantier d’enrichissement
Traitement en pratique
Étape 1 : j’ouvre les outils dont j’ai besoin
- l’espace collaboratif CERCLES (les 3 documents « tableau de bord », « suivi pour info réseau » et « tableau de suivi »)
- WinIBW
- la plateforme « Cairn.info«
Étape 2 : j’affiche la notice WinIBW à étudier (je copie/colle le PPN à partir de mon « tableau de suivi »)
Étape 3 : je copie/colle l’URL de la zone 859 dans « Cairn.info » pour vérifier l’URL fournisseur et accéder à la ressource
Si l’URL est erronée, je recherche par titre puis demande de modification de la zone 859 à l’ABES via le guichet d’assistance + signalement à Cairn + transmission au Correspondant Catalogage pour diffusion de l’information sur les listes, afin que les bibliothèques actualisent leur E856. Je corrige immédiatement la zone E856 de mon exemplaire.
Étape 4 : j’ouvre le document dans « Cairn.info » (en PDF ou en HTML) pour accéder à la page de titre notamment, source principale de catalogage. Je commence le travail de vérification / enrichissement :
- vérification de la conformité de la zone 200 $a, $e ; $f ; $g, et corrections le cas échéant
- toujours, les auteurs, toutes responsabilités confondues, sont présents en $f
- souvent, il manque $e
- souvent, $e est mal placée (après $f)
- redistribution des 7XX et des codes de fonction, corrections
- toujours, il n’y a que des 700 et 701, pas de 702 (beaucoup d’auteurs en réalité « directeurs »)
- toujours, les indicateurs des 7XX sont erronés
- mise en lien des 7XX
- création d’Autorités Personnes Physiques (APP) le cas échéant
- vérification des liens déjà faits : parfois, les liens sont erronés (homonymes)
- vérification des données codées des APP (zone 106 en particulier)
- si un doublon APP est identifié, transmission au Correspondant Autorité
- vérification de l’indication du type de document : 200 $b ou 181-182
- parfois, les deux coexistent : suppression de 200 $b
- vérification de la zone 300, et corrections le cas échéant
- souvent, des caractères parasites sont présents
Étape 5 : je légende mon document « tableau de suivi », selon mon code couleurs
Étape 6 : je trie et chiffre le travail effectué
Étape 7 : je reporte les informations dans le « tableau de bord » (le récit au jour le jour de mon travail, pour l’ABES et pour moi) et dans le document « Suivi pour info réseau » (les infos sur l’avancée du chantier, pour les membres du réseau).
Dans le SIGB Horizon, la mise à jour du catalogue local s’effectue au fil des corrections, par le transfert régulier quotidien.
Les moyens
Outil collaboratif et référent :
Le répertoire BOUDA (GED de l’ABES), un temps utilisé, puis le GoogleDrive permettent un accès garanti aux outils de suivi. Merci à l’ABES de les avoir mis à disposition.
Outils « maison » :
Pour gagner du temps, je me suis créé des « messages-modèles », à destination du guichet d’assistance ABESstp, des Correspondants Catalogage et Autorité de mon établissement, de mon interlocutrice chez Cairn. Je n’ai plus qu’à y remplacer les PPN et/ou URL.
Les difficultés :
- L’engagement dans le temps : seule sur la gestion de ce chantier, et occupée comme tout un chacun par les tâches quotidiennes et les autres projets de mon établissement, je n’ai pas pu respecter le délai imparti. De plus, l’accord initial ne prévoyant pas un travail si poussé sur les notices, l’estimation du temps de traitement s’est vite avérée complètement fausse.
- Les créations d’APP : elles peuvent s’avérer difficiles, si ni IdRef ni l’ouvrage lui-même ne fournissent d’information sur l’auteur. La zone 340 de l’autorité ne peut donc être renseignée.
Conclusion
Bilan quantitatif
C’est là où le bât blesse : surprises au gré du chantier, suivi du chantier en solitaire, charge de travail, … La quantité de notices traitées est loin de celle visée. Le traitement est long. En cette fin d’ année universitaire 2015-2016, 493 notices sont traitées selon les modalités approfondies, pour 814 liens en 7XX et 56 créations d’APP.
Bilan qualitatif
- La qualité du Sudoc : à propos du travail effectué, je suis plutôt satisfaite. Une satisfaction à la fois personnelle, parce que le format des notices d’e-books, nouveau à mes yeux n’a plus de secret pour moi, et aussi professionnelle, de par la contribution à l’enrichissement de ces notices, et ceci non seulement pour mon établissement, mais à l’échelle du réseau (ndlr : depuis avril 2016, la BNU de Strasbourg s’est aussi lancée dans un chantier CERCLES sur les monographies encyclopédiques CAIRN).
- La qualité des notices fournies par l’éditeur : mon interlocutrice chez Cairn compile les types de problèmes rencontrés, et veille à l’amélioration future de la fourniture des métadonnées, afin de ne pas reproduire ces problèmes désormais identifiés.
L’ABES et moi
Mon référent est toujours disponible. Merci à Kattialyn G. et aussi à Laurent P. ! J’ai été très honorée que l’ABES m’ait proposé ce projet. Je me sens d’autant plus active au sein du réseau que mon établissement participe à un chantier de mutualisation d’enrichissement des données.
La valorisation et la visibilité des données n’est pas une mince affaire, mais à l’heure de l’évolution des catalogues de bibliothèques, une collaboration entre les éditeurs et l’ABES, mise en pratique par les membres du réseau, est capitale.
Aurélie Bec, pour le SCD de l’université de Picardie Jules Verne 
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