CERCLES : tous concernés !

 Mon établissement n’est pas dans CERCLES. En quoi suis-je alors concerné par ce dispositif ?

Le dispositif CERCLES est le premier dispositif formalisé d’enrichissement collaboratif au sein du réseau Sudoc. Les établissements volontaires prennent en charge un corpus, et concentrent leur activité d’enrichissement des notices sur ce seul corpus. Au niveau du réseau, la charge de travail est mieux répartie, et les corpus qui bénéficient d’un travail d’enrichissement programmé sont mieux identifiés.

Le résultat sert la communauté. Tout membre du réseau Sudoc est donc concerné par CERCLES, que son établissement soit actif dans le dispositif ou pas.

Tout catalogueur peut être amené à travailler sur une notice d’un corpus CERCLES.

Parce que son établissement a acquis la ressource, au titre ou dans le cadre d’un bouquet, un catalogueur peut être amené à se localiser sous une notice bibliographique d’un des corpus pris en charge.

Parce qu’il est toujours consciencieux, le catalogueur examinera la notice avant d’y créer son exemplaire, et sera tenté, s’il y voit des erreurs ou des lacunes, de les corriger. S’agissant d’erreurs ou de lacunes « classiques » (i.e. vérification de conformité aux normes de catalogage), il a toute la légitimité pour le faire. S’agissant d’enrichissements ciblés et propres aux particularités de ce corpus, il pourrait empiéter sur les prérogatives des référents dudit corpus. Et risquer, en toute bonne foi mais par mégarde, d’interférer dans leur travail.

Un exemple récent illustre ce risque.

Le corpus des e-books d’Open Edition, pour lequel le SCD François Rabelais de Tours est référent CERCLES,  présente des notices bibliographiques avec de multiples mentions de responsabilité (en 200 $f ou $g). En accord avec l’ABES, une consigne particulière a été adoptée pour le traitement de ces notices : basculer les mentions de responsabilité en zone 314, créer des liens auteur (701) pour au moins les 3 premières mentions signalées, et laisser les autres accès auteur, même non liés.
Un catalogueur non avisé de cette consigne risquerait de défaire le travail initié par les collègues tourangeaux.

La consigne a donc fait l’objet d’un message sur la liste des catalogueurs (SUCAT) et des correspondants catalogage (CORCAT).

Nous invitons par conséquent tout catalogueur, lorsqu’il souhaite intervenir sur une notice d’un corpus CERCLES pour y apporter des modifications d’importance,  à contacter le référent du corpus, afin de s’assurer que son intention ne contredit pas un consigne spécifique.

Pour cela, il lui faut bien connaître les corpus CERCLES, les chantiers en cours, et les référents à contacter.

Une excellente solution serait l’insertion, dans ces notices, d’une note interne 830, destinée aux catalogueurs des réseaux Sudoc et Sudoc-PS, qui dirait (pour l’exemple du corpus Open Edition) « Chantiers CERCLES : cette notice fait partie du corpus Open Edition (collections courantes). Merci de ne pas la modifier sans l’accord du responsable de chantier (SCD de l’université François Rabelais de Tours). Pour plus d’information, consulter le guide méthodologique… ». L’ABES y est favorable, mais la solution n’est pas encore techniquement mise en place. Alors en attendant, pour informer largement le réseau des chantiers en cours, c’est un nouveau manuel qui donnera aux catalogueurs toutes les informations nécessaires.

Dans ce nouveau manuel « CERCLES », on trouvera :

• la présentation du dispositif CERCLES
• la procédure pour candidater
• le tableau récapitulatif des chantiers, et l’établissement référent

Et chaque lecteur aura la possibilité de suivre l’avancée d’un chantier particulier, via un document d’information dynamique mis à jour par le responsable du chantier lui-même.

Tout administrateur du catalogue peut vouloir récupérer les notices enrichies

L’enrichissement des notices doit profiter à tous les établissements, c’est le principe de la mutualisation. Comment peut-on récupérer dans son SIGB local les notices bibliographiques enrichies dans le cadre de CERCLES ?

A) Si mon établissement est déjà localisé sous les notices

• la récupération peut se faire via les transferts réguliers ; la condition, pour cela, est de paramétrer son transfert avec l’option « toutes mises à jour ». L’établissement récupère alors chaque notice bibliographique enrichie par l’établissement CERCLES, pour laquelle il possède au moins un exemplaire.
• la récupération peut se faire via le service Export à la demande, si l’établissement souhaite conserver l’option « mise à jour propre » de ses transferts réguliers. Un fichier de notices bibliographiques du corpus lui sera envoyé sur demande, gratuitement dans la limite d’une demande par an.

B) Si mon établissement n’est pas encore localisé sous les notices

• la récupération se fera lors de l’exemplarisation automatique que l’établissement aura demandé ; il récupérera les notices enrichies, et son exemplaire.

En résumé

• Un établissement prend en charge l’enrichissement d’un corpus au nom de tous.
• Tous les établissements en bénéficient, en récupérant, via les services ABES, des notices enrichies.
• Un manuel informe les catalogueurs des chantiers en cours.
• Tous les catalogueurs peuvent solliciter les responsables des chantiers, et collaborer.