En 2024, le service des bibliothèques de l’université de Strasbourg s’est lancé dans un chantier autour des identifiants des structures de recherche dans le référentiel ROR et par extension dans IdRef et AuréHAL.
Pourquoi ce chantier ?
Depuis plusieurs années, particulièrement dans le cadre de sa politique de science ouverte, l’université de Strasbourg porte une attention spécifique aux identifiants de la recherche : l’archive ouverte institutionnelle univOAK s’appuie notamment sur les identifiants IdRef pour ses chercheurs et ses structures. De même, l’équipe en charge des thèses travaille régulièrement à la mise à jour, toujours dans IdRef, des Ecoles doctorales de l’université.
A l’été 2023, le service des bibliothèques commence à s’intéresser aux identifiants ROR pour ses unités de recherche. Un premier inventaire réalisé à cette époque montre une couverture très parcellaire des unités de recherche strasbourgeoises dans ROR. Nous saisissons donc cette occasion pour proposer à notre direction de la recherche de mettre à jour le référentiel ROR pour les unités de recherche de l’université.
Après échanges avec la direction de la recherche, il est décidé d’attendre 2024 pour commencer les mises à jour dans ROR. En effet, le nouveau contrat quinquennal de l’université, qui a débuté en 2024, ayant fait évoluer le paysage des unités de recherche de l’université (fusions, éclatements, changement de noms, de tutelles, etc.), il a donc semblé plus pertinent d’attendre les changements de 2024 avant de se lancer dans cet important chantier.
Et tant qu’à plonger tête la première dans nos structures de recherche, l’occasion était parfaite pour faire également un état des lieux dans IdRef et AuréHAL, référentiels sur lesquels nous gardons un œil depuis plusieurs années mais dans lesquels nous n’avions jusqu’à présent pas fait d’opération de vérification systématique.
Quel périmètre ?
L’université de Strasbourg est une université de recherche pluridisciplinaire. Elle accueille un peu plus de 3 400 enseignants et enseignants chercheurs et 55 000 étudiants.
Le périmètre choisi pour le chantier ROR est celui des 66 unités de recherche de l’université dont plus de la moitié sont en cotutelle avec d’autres établissements et organismes de recherche. Lors de l’inventaire des structures existantes dans ROR à l’été 2023, d’autres types de structures ont été repérées (par exemple des fédérations de recherche). Dans un premier temps, il a été décidé de se concentrer uniquement sur les unités de recherche, que ce soit pour les créations de notices ou les modifications des notices déjà existantes.
Pour les autres types de structures, la réflexion est encore en cours quant à la pertinence de les créer dans ROR.
Qui est intervenu dans ce chantier ?
Le chantier a été mené par l’équipe Publications scientifiques du Pôle appui à la diffusion de la recherche (4 personnes) au premier semestre 2024. Cependant, nous n’avons pas travaillé seuls : nous avons échangé avec différents interlocuteurs au sein du service des bibliothèques mais aussi au sein de l’université.
La première étape a été d’identifier les services de l’université qui interviennent sur les différents référentiels (RNSR, ROR, AuréHAL, IdRef). A l’université, il s’agit du service des bibliothèques pour AuréHAL et IdRef et de la direction de la recherche pour le RNSR. Après échanges avec la direction de la Recherche, il a été décidé que le service des bibliothèques interviendrait également dans ROR, l’organisation de points mensuels depuis plusieurs années ayant facilité les échanges d’informations entre nos deux services. Dernier acteur identifié sur la question des structures de recherche, la direction du pilotage et de l’amélioration continue de l’université, en charge notamment des référentiels chercheurs et structures pour l’université.
Focus sur le service des bibliothèques
Ce chantier autour des identifiants structures, ainsi qu’un chantier précédent sur les identifiants chercheurs, a été l’occasion de mettre en place une organisation spécifique pour le traitement des identifiants liés à la recherche dans le service. En concertation avec le Pôle collections (catalogage, circuit des thèses), la correspondante autorité et l’équipe Publications scientifiques du Pôle appui à la diffusion de la recherche, des procédures ont été mises en place concernant les identifiants structures et chercheurs.
- Pour les identifiants structures : l’équipe Publications scientifiques s’occupe des référentiels ROR et AuréHAL, ainsi que des structures de recherche de types laboratoires de recherche dans IdRef. Consigne est donnée aux catalogueurs de passer par l’équipe Publications scientifiques en cas de demande de modification des notices IdRef des unités de recherche de l’université. Les collègues en charge des thèses s’occupent du suivi des notices IdRef des écoles doctorales.
- Pour les identifiants chercheurs : dans IdRef, les identifiants ORCID et IdHAL sont ajoutés pour les chercheurs de l’université. L’équipe Publications scientifiques crée les IdRef des chercheurs de l’université. Les catalogueurs sont sensibilisés à l’ajout des identifiants pour les personnes physiques.
Enfin la correspondante Autorités vient en appui à l’ensemble des collègues catalogueurs sur les notices personnes-physiques, le dédoublonnage et pour la rédaction des consignes de catalogage.
En pratique, comment avons-nous procédé ?
- Récupération de la liste à jour des unités de recherche avec leur nom, tutelles, acronymes etc., auprès de la direction de la recherche. C’est ce service qui nous a fourni le fichier source sur lequel tout le travail s’est basé.
- Identification des structures déjà existantes dans ROR et mise à jour quand cela était nécessaire. Nous avons utilisé pour cela le formulaire de demande de modification en ligne proposé par ROR (Google form)
- Création des structures manquantes. Nous avons fait une demande de création en lot des structures en complétant un tableur Excel fourni par ROR
- Chantier « bonus » : alignements ROR-IdRef-AuréHAL-RNSR
Dans ROR, nous nous sommes concentrés sur les métadonnées ROR suivantes pour nos unités de recherche :
- Les relations type parent-enfant pour les tutelles/co-tutelles et les liens qualifiés de « related organization ». Nous avons utilisé ce dernier type de lien pour expliciter les relations entre par exemple, certaines fédérations de recherche et l’université. Nous avons réservé le lien parent-enfant au lien de tutelle pour les unités de recherche.
- Le statut des ROR (active/inactive), notamment pour passer en « inactive » les unités de recherche n’existant plus
- Le lien successeur /prédécesseur quand nécessaire
- Les variantes du nom : alias et acronymes. En accord avec la direction de la recherche, il a été choisi de créer les ROR en utilisant le nom officiel des laboratoires comme nom principal et de mettre en variante de nom les traductions anglaises de leur nom (à l’exception de deux laboratoires dont le nom officiel est en anglais)
- Les site web, adresse, etc.
Pour finir, lors des demandes de créations ou modifications, nous avons également toujours transmis à ROR les n°RNSR de nos structures de recherche.
Bilan pour ROR
- 28 créations, 6 modifications et un doublon supprimé.
Les curateurs de ROR ont toujours été très réactifs, les demandes ont été traitées en général dans le mois suivant nos demandes. Le suivi des demandes avec le système des issues GIT est assez facile à prendre en main. Nous avons également pu échanger avec Carole Melzac de l’Abes qui fait partie du curation advisory board de ROR quand nous avions des questions spécifiques à l’écosystème français de la recherche, ce qui nous a facilité le travail.
Mais pourquoi s’arrêter en si bon chemin ?
Puisque nos unités de recherche avaient toutes un ROR, la deuxième étape a été d’ajouter ces identifiants dans les référentiels AuréHAL et IdRef. Par la même occasion cela nous a permis de vérifier que les N° RNSR et toutes les co-tutelles étaient bien renseignés dans ces référentiels.
- IdRef : Mise à jour de tous les laboratoires14 changements de nom, de tutelle, fermeture ou création/fusion. Ajout des N° ROR, AuréHAL et RNSR. Une quarantaine de ROR ajoutés.
Suite à ce chantier, l’Abes a proposé d’appliquer une méthodologie basée sur les microwebservices idref2id et id2idref aux structures de l’université de Strasbourg, permettant ainsi de repérer quelques incohérences/doublons ou métadonnées manquantes. Après un dernier nettoyage, toutes nos unités de recherche sont maintenant à jour et « propres » dans Idref.
- AuréHAL : Mise à jour de tous les laboratoires. 14 changements de nom, de tutelle, fermeture ou création/fusion. Ajout des N° ROR, IdRef et RNSR. Une quarantaine de ROR ajoutés.
Et pour la suite ?
L’objectif est de prévoir une campagne annuelle de mise à jour/nettoyage des référentiels afin de conserver une couverture la plus complète possible de nos unités de recherche dans les référentiels structures. Si ce chantier nous a pris un peu de temps au démarrage (beaucoup d’UR étaient manquantes dans ROR) maintenant que nos référentiels sont à jour nous ne prévoyons qu’un nettoyage annuel ou des modifications ponctuelles en cas de changement pour une unité de recherche.
Pour le service des bibliothèques, l’objectif est également de poursuivre la collaboration avec les autres services de l’université sur la question des identifiants structures afin de continuer à avancer ensemble sur cette thématique.
Enfin, nous avons commencé un travail d’acculturation de tous nos collègues sur la question des identifiants structures mais aussi chercheurs. Pour le moment, notre « plan de communication » passe par le journal interne du service et la mise en place de formations et ateliers à la fois pour les catalogueurs (avec des aspects pratiques de création/mise à jour via IdRef) et pour tous les collègues intéressés par le sujet (présentation plus générale des identifiants et de leurs utilisations).
Et bien sûr, nous continuons notre travail de veille et nos échanges avec l’Abes sur ces sujets !
Héloïse Gazeau, Service des Bibliothèques d’Unistra