Accès national aux thèses de doctorat de l’UGA : réalisations et mise en œuvre

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A l’université Grenoble Alpes (UGA), l’élargissement du périmètre a minima de diffusion des thèses de doctorat, prévu par l’arrêté du 25 mai 2016, a nécessité la refonte de l’outil de gestion des dépôts et des accès aux thèses intranet. L’application développée en interne pour répondre à ce nouvel impératif a été déployée au sein du SID (Service Interétablissement de la Documentation) en 2018. Pour autant, la mise en œuvre effective de ces accès à l’ensemble de la communauté universitaire n’a été effective qu’au premier semestre 2020.

Aujourd’hui, sur les quelques 900 « thèses intranet » (sur environ 7 000 thèses électroniques) des 13 écoles doctorales du site, seules les thèses soutenues à partir du 1er septembre 2016 (environ la moitié) sont concernées par l’élargissement du périmètre de diffusion à l’ensemble de l’enseignement supérieur et de la recherche. En 2020, celles-ci totalisaient 74 % des 1 128 consultations effectives des « thèses intranet ».

Mise en place d’un accès national aux thèses électroniques grenobloises

De Thares 1.0 à Thares 2.0

Développée dès 2009 – soit avant l’ouverture de theses.fr – en vue du passage au dépôt électronique des thèses à Grenoble, l’application pour la gestion des dépôts et des accès aux thèses intranet grenobloises, Thares, était alors liée à Absysnet, l’un des SIGB du site. Complexe à maintenir, il est apparu, au moment de penser la mise en œuvre de l’accès élargi aux thèses intranet, que cette solution était impossible à faire évoluer pour répondre à cet attendu.

Le choix a donc été fait de développer un nouveau Thares. Cette nouvelle mouture devait se démarquer de la précédente par une conception simple et robuste. Nous avions décidé d’éliminer tout lien avec le SIGB, de ne pas utiliser de base de données et de stocker les fichiers de thèse de façon simple et sécurisée sur les serveurs de l’université pour qu’un administrateur puisse, le cas échéant, y accéder.

Une gestion différenciée des accès aux fichiers de thèses

Ceci donne en outre la possibilité aux lecteurs extérieurs à l’université de venir consulter ces thèses dans l’une des bibliothèques universitaires du site. Pour la diffusion aux membres de la communauté universitaire des thèses soutenues après l’entrée en vigueur de l’arrêté du 25 mai 2016, nous avons estimé que l’appartenance à un établissement membre du réseau RENATER serait un critère répondant à cette condition.

 

Date de soutenance des thèses Avant l’entrée en vigueur de l’arrêté du 25 mai 2016 Après l’entrée en vigueur de l’arrêté du 25 mai 2016
Périmètre de diffusion A minima dans l’enceinte de l’établissement de soutenance. A minima dans l’enceinte de la communauté universitaire.
Modalités techniques de diffusion Reconnaissance IP : l’IP utilisée appartient aux plages IP de l’Université Grenoble Alpes. Fédération d’identité RENATER : la personne appartient à un établissement membre du réseau RENATER

Tableau 1 – Synthèse des modes d’accès aux thèses électroniques grenobloises

L’exception de copie privée

Restait à répondre à la question de savoir si nous devions – ou non- laisser  la possibilité aux utilisateurs de télécharger le fichier des thèses consultées, l’arrêté ne nous semblant pas fournir de réponse évidente. Nous avons tranché en nous fondant sur l’exception pour copie privée, celle-ci permettant à toute personne de reproduire sans autorisation une œuvre pour son usage privé.

Cahier des charges de la nouvelle application Thares

Trois fonctionnalités principales ont été retenues lors du développement de la nouvelle application Thares en 2018.

Chercher les thèses soutenues localement

Thares est un outil qui permet de rechercher les thèses soutenues au sein de l’Université Grenoble Alpes (université fusionnée, ComUE et établissement expérimental) :

  • recherche par NNT, nom d’auteur, titre, école doctorale, intervalle de dates de soutenance
  • affichage de l’état de disponibilité : libre, en intranet, en intranet avec fin d’embargo, confidentiel, inconnu … pour chaque thèse ramenée par l’outil de recherche.

Gérer les dépôts de thèses

Thares est un outil de gestion qui permet de déposer des thèses et de gérer un calendrier pour le suivi des thèses confidentielles :

  • mise en place de contrôles permettant d’éviter des erreurs de dépôt (NNT erronés essentiellement) lors du dépôt si l’accès au fichier de thèse se fait par reconnaissance IP ou par appartenance au réseau RENATER.
  • ajout, lors du dépôt du fichier, d’une première page rappelant le cadre légal de la diffusion intranet des thèses.
  • présence d’un outil simple de rappel des dates des opérations à effectuer pour le suivi des thèses confidentielles qui doivent être déposées dans Thares ultérieurement à leur signalement (à la fin de la période de confidentialité).

Gérer les accès aux thèses intranet

Thares est un outil d’accès simplifié et sécurisé aux thèses intranet :

  • chaque thèse hébergée doit être récupérable via une URL normalisée (à défaut d’être véritablement pérenne) : https://thares.univ-grenoble-alpes.fr/NNT.pdf
  • si la soutenance est antérieure à l’entrée en vigueur de l’arrêté du 25 mai 2016 (1er septembre 2016), l’application doit vérifier si l’utilisateur requête le document depuis une adresse IP autorisée. Si c’est le cas le document est délivré, sinon un message expliquant les raisons du refus est affiché.
  • si la soutenance de la thèse est postérieure à l’entrée en vigueur de l’arrêté du 25 mai 2016, l’application doit vérifier l’appartenance du demandeur à la communauté universitaire française pour autoriser l’accès au document.
  • en accord avec le RGPD, aucune information concernant les demandeurs n’est stockée. En revanche, les demandes et la suite qui y a été apportée, sont dûment enregistrées, anonymement, à des fins statistiques.

Notes de développement

Module de recherche

L’outil de recherche s’appuie sur l’API proposée par l’Abes pour accéder aux informations diffusées viatheses.fr. Sans rentrer dans le détail de la programmation, le formulaire de recherche génère une requête encodée dans une URL soumise à theses.fr. Le résultat de la requête est transmis en XML, lequel est ensuite décodé pour permettre l’affichage des informations.

Interface du module Recherche de Thares

 

Affichage des résultats d’une recherche en mode tableau

Module de gestion : interface de dépôt

Le bibliothécaire dispose d’une interface lui permettant d’uploader un fichier dont la taille peut atteindre jusqu’à 250 Mo, nommé « NNT.pdf ». Si la taille du fichier est supérieure à 250 Mo, le bibliothécaire le transmet à l’administrateur technique de Thares qui l’ajoute en SFTP sur le serveur Thares.

Le bibliothécaire choisit le type de « protection » désiré : restriction d’adresse IP ou appartenance à la communauté ESR (par défaut).

L’application utilise le nom du fichier déposé (NNT.pdf) pour récupérer dans theses.fr les informations relatives à la thèse identifiée par son NNT, puis les affiche. Le bibliothécaire s’assure que les informations affichées correspondent bien au fichier de thèse uploadé. Si le NNT ne correspond à aucune thèse, ou si la thèse existe déjà sur Thares, un message d’erreur l’indique et la tâche est annulée.

Module de gestion : interface de dépôt – étape de contrôle avant finalisation

 

Thares vérifie que le fichier a été correctement uploadé. Si c’est le cas, un module ajoute au fichier PDF une première page prédéfinie qui rappelle les conditions légales d’accès aux thèses.

Page d’avertissement ajoutée au début de la thèse

 

Le fichier est finalement placé dans un dossier correspondant à son mode d’accès : l’un rassemble les fichiers accessibles par reconnaissance IP (« accesLocal« ), l’autre rassemble ceux accessibles suite à une reconnaissance Shibboleth sur RENATER (« accesESR« , voir ci-dessous). A noter, une directive serveur interdit l’accès direct à ces 2 dossiers depuis une requête web.

L’application confirme la bonne intégration du nouveau fichier de thèse et fournit l’URL d’accès à la thèse à intégrer dans STAR.

Module de gestion : interface de dépôt – page de confirmation du dépôt

 

Module de gestion : calendrier

L’interface de l’application intègre un calendrier. Nous y reportons les NNT des thèses intranet confidentielles. Le dépôt sur Thares de ces thèses doit être réalisé à échéance de la confidentialité.

Module de gestion – calendrier

 

Module de gestion : calendrier (suite)

 

Accès aux fichiers de thèses

L’usager envoie une requête à Thares, depuis theses.fr, avec une URL de type https://thares.univ-grenoble-alpes.fr/NNT.pdf. L’application vérifie que le NNT est de la bonne forme (correspondance du code court des ED) puis détermine si le fichier NNT.pdf correspond à un fichier détenu dans l’un des deux dossiers « accesLocal » ou « accesESR« .

Si le fichier est contenu dans le dossier « accesLocal », l’application vérifie que l’IP de requête est bien dans l’une des plages autorisées (la liste des plages IP est mise à jour une ou deux fois par an). Si c’est le cas, le fichier est rendu accessible, avec un message d’avertissement sur son usage et ses restrictions de diffusion.

Si le fichier est contenu dans le dossier « accesESR », l’application demande l’exécution d’un script situé dans un dossier surveillé par Shibboleth . Ceci déclenche l’affichage du module d’identification Shibboleth qui demande successivement de choisir un établissement d’appartenance et de s’authentifier. Si ces opérations sont validées, le script demandé est autorisé à s’exécuter. Il permet de donner accès au fichier NNT.pdf, accompagné d’un avertissement sur son usage et les restrictions de diffusion qui lui sont apposées.

Accès à une thèse pour les membres de l’enseignement supérieur : étape 1

 

Accès à une thèse pour les membres de l’enseignement supérieur : étape 2

 

Accès à une thèse pour les membres de l’enseignement supérieur : étape 3

En conclusion…

L’application Thares fonctionne depuis maintenant 2 ans et donne entière satisfaction. Il est extrêmement simple – en SFTP ou SSH – d’accéder aux fichiers de thèses, pour effectuer les maintenances courantes : changement de nom, suppression d’un fichier, passage d’un fichier d’un mode d’accès à l’autre, upload d’un fichier de taille supérieure à 250 Mo, etc.

La prise en main par l’équipe du service des thèses a été immédiate et le flux opérationnel (workflow) a été allégé. Surtout, il nous permet de répondre de manière simple et efficace à l’impératif de diffusion nationale des thèses de doctorat.

 

Jean-Michel Mermet, ingénieur assistance à Maitrise d’ouvrage, responsable du développement de l’outil Thares – DGDSI UGA

jean-michel.mermet@univ-grenoble-alpes.fr

Nicolas De Clercq, responsable du Pôle gestion des thèses et appui aux doctorants – BAPSO UGA

nicolas.de-clercq@univ-grenoble-alpes.fr

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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