En complément du billet Fil’Abes au sujet de l’accord Elsevier 2019-2022 (Complete Freedom Collection (CFC), Bibliothèque médicale française (BMF) et Cell Press), les équipes de l’Abes proposent une analyse plus poussée de certains aspects techniques du contrat.

Tout d’abord, comme pour les autres groupements portés par l’Agence, le rôle de l’Abes en tant que coordonnateur du groupement de commandes Elsevier, inclut plusieurs volets. Côté établissements, le plus visible reste le volet financier – rédaction des conventions, calendrier de facturation, relances… – mais il s’agit là seulement de la pointe de l’iceberg.

En effet, les équipes de l’Abes participent, en collaboration avec le consortium Couperin.org, aux discussions menées avec l’éditeur ; en véritable cheville ouvrière, elles gèrent de nombreux aspects de la relation avec l’éditeur, notamment pour retranscrire en clauses contractuelles les principes sur lesquels les négociateurs et l’éditeur sont tombés d’accord et pour assurer, sur toute la durée du groupement, l’exécution du marché.

Plus de 2300 revues et des services associés

Le contrat Abes-Elsevier, avec ses 488 pages (incluant les annexes, bien entendu) et un montant du marché de 138 946 566,63 € HT correspondant à 227 abonnés pendant une durée de 4 ans, témoigne de la complexité de l’exercice, puisqu’il agrège des clauses diverses : abonnement électronique,  livraison de versions imprimées, accès pérenne, versement des données dans d’autres plates-formes (PANIST, ISTEX), fourniture des métadonnées de revues et d’articles, ainsi que plusieurs dispositifs en faveur de l’open access, dans le sillage des accords transformants (accès libre aux manuscrits auteur acceptés, réduction des APC – frais du publication en accès ouvert).

Des abonnements par milliers…

En 2019, la complexité de l’exercice a consisté à intégrer, en plus de la Freedom Collection (près de 2300 titres), la Bibliothèque médicale française, une collection de 47 titres fort utilisée dans les établissements de l’ESR et les établissements de santé.

De nombreuses institutions comptant encore des abonnements imprimés à des titres de cette collection, souscrits essentiellement auprès d’agences d’abonnements, l’épreuve pour l’Abes consistait à mener à bien des vérifications croisées entre les données globales fournies par l’éditeur, les données des bibliothèques, souvent lacunaires, et les centaines de pages de factures censées correspondre aux dépenses des institutions dans leur globalité (BU, services de médecine du travail, centre de documentation…).

Une fois ce jeu de puzzle fini, il a fallu jongler entre des pourcentages, des additions et parfois même des soustractions, pour répartir aussi correctement que possible les montants à l’intérieur même des conventions de certains membres, lorsque, par exemple, l’université porte également l’abonnement d’un ou plusieurs CHU.

Des archives imprimées et numériques…

Le contrat maintient et renforce le dispositif de fourniture d’exemplaires papier au titre de la collection de conservation : des titres correspondant à deux fois le prix de la Complete Freedom Collection et la Bibliothèque Médicale française peuvent être commandés gracieusement (le recueil des besoins est en cours par le consortium Couperin.org). En dehors de cette limite de prix, les établissements peuvent bénéficier de la procédure SPS pour commander davantage d’exemplaires papier, si besoin.

Le contrat prévoit également l’archivage numérique de l’ensemble des titres souscrits (CFC, BMF, Cell Press) via la plate-forme PANIST, ainsi que le versement dans ISTEX des titres de la CFC pour la période 2002-2012.

…sans oublier les métadonnées

Compte tenu du noyau dur des activités de l’Abes, tout abonnement devrait inclure la fourniture des métadonnées des revues pour les outils nationaux de signalement (Sudoc, BACON…). C’est chose faite et, depuis fin novembre, les fichiers KBart correspondant aux trois collections – CFC, BMF, Cell Press – sont disponibles via BACON-base de connaissance nationale, facilitant ainsi leur signalement dans les outils documentaires locaux.

Côté visibilité de la production scientifique française, le signalement du niveau article reste néanmoins incontournable. Le contrat Elsevier fait un pas en ce sens, puisqu’il stipule l’intégration (par API) dans HAL des métadonnées des articles ayant au moins un auteur affilié à une institution française, quel qu’en soit le statut. Les métadonnées seront fournies en licence CC0 ou CC-BY-NC, selon une typologie listée dans l’une des annexes du contrat.

La mise à disposition des manuscrits auteur acceptés dans HAL

Rendre visible va de pair avec faciliter l’accès. Aussi, l’une des nouveautés du contrat concerne la livraison au CCSD des fichiers de tous les manuscrits auteurs acceptés dont l’auteur de correspondance est affilié à une institution de l’ESRI français, pour une diffusion via HAL ou via d’autres archives institutionnelles, au bout de 24 mois à partir de la date de publication.

La livraison des fichiers, sous licence CC-BY-NC, sera semestrielle. Elle interviendra avant la fin de la période d’embargo de 12 mois après la publication en ligne. Comme l’automatisation du dépôt ne doit pas entraver l’auto-archivage, le contrat réaffirme de manière très claire la possibilité pour l’auteur de déposer lui-même – ou grâce à un mandataire autre que l’éditeur – ses écrits dans une archive ouverte, dans les conditions rendues possibles par la Loi pour une République numérique, avec un délai plus court (6 à 12 mois, selon le domaine). Il était effectivement important de lever toute ambiguïté et de préciser que les conditions de la fourniture des fichiers prévue par ce contrat ne se substitue pas à la démarche des chercheurs.

Enfin, une autre clause prévoit l’accès libre à ces mêmes manuscrits auteurs acceptés, au bout de 12 mois après la publication, via une plate-forme spécifique développée par l’éditeur : une URL stable et structurée, intégrée aux notices HAL concernées, pointera vers cette plate-forme externe, à condition que l’auteur n’ait pas déjà déposé son article dans HAL.

Encadrement et suivi des APC

Dans la logique du Plan S, le contrat prévoit une remise de 25% sur le tarif public des APC des revues hybrides et full Open Access à l’exception de certains titres (Lancet ; revues de la collection Cell Press et certains titres de revues de sociétés savantes n’acceptant pas l’intégration de leur portefeuille dans l’accord). La remise s’appliquera de façon rétroactive au 1er janvier 2019 et le remboursement sera effectué auprès du chercheur ou de toute autre personne/entité à qui la facture initiale a été envoyée pour paiement.

L’éditeur mettra en place deux types de tableaux de bord pour le suivi des demandes de financement des publications par les auteurs de correspondance : un tableau par abonné et un tableau de bord national. Chaque abonné désignera un référent qui devra valider les auteurs qui soumissionnent pour une publication en accès ouvert. Les données d’APC seront mises à la disposition de l’Abes à partir de la plate-forme Elsevier et seront téléchargeables dans un format structuré exploitable. Le consortium Couperin.org, l’Abes et l’éditeur  préparent actuellement la mise en place des circuits pour rendre ce volet de l’accord opérationnel dans les meilleures conditions.

• Pour toute question sur le contrat Elsevier, les équipes de l’Abes restent à votre disposition via le guichet d’assistance ABESstp