La production de notices bibliographiques de qualité est une préoccupation constante de tous les contributeurs du catalogue collectif Sudoc ainsi que de l’Abes (Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur), qui en administre les données.
Qu’entend-on par « qualité » ? Pourquoi la rechercher ?
Comme il s’agit d’une valeur subjective, il est difficile de définir la « bonne qualité » d’une notice bibliographique. Disons qu’il s’agit de l’addition de critères de cohérence (dans l’utilisation des zones du format Unimarc), de pertinence (dans le choix des éléments retenus pour déc rire une ressource) et d’exactitude (dans leur transcription).
Si cette qualité est souhaitée, c’est pour :
– satisfaire les besoins de recherche des utilisateurs des catalogues ;
– valoriser les ressources acquises par les bibliothèques ;
– améliorer le travail des catalogueurs : suppression des doublons, désambiguïsation des données, meilleure identification des ressources ;
– mettre les notices en conformité avec le nouveau code de catalogage RDA-FR et préparer la Transition bibliographique ;
– faciliter l’exposition et la réutilisation des données dans d’autres environnements.
L’Agence, comme tête de réseau, s’efforce de placer chaque catalogueur en capacité de produire de telles notices, en édictant des consignes et en délivrant assistance et formations.
Chaque établissement, grâce à l’investissement de ses Correspondants Catalogage et Autorités, ainsi que de son Coordinateur Sudoc, accompagne et prolonge cet effort par de riches et multiples initiatives (“café catalogage”, formations spécifiques, chantiers-qualité, etc.).
Chaque catalogueur, avec sérieux et rigueur, essaie de respecter cet objectif de qualité qui fait la renommée du catalogue collectif des bibliothèques françaises de l’enseignement supérieur et de la recherche.
Pourtant, avec un code de catalogage en pleine transition et un format qui évolue, il devient impossible de connaître toutes les règles, même pour le plus passionné des catalogueurs. Et le manque de moyens alloué à l’activité de catalogage dans beaucoup d’établissements ne permet pas toujours de maintenir l’échelon d’expertise requis et le niveau de qualité souhaité.
Pour continuer à se sentir reconnus, utiles, et donner du sens à leur travail, les catalogueurs rêvent alors d’un outil qui vérifierait, en un clic, la notice bibliographique créée et leur expliquerait ce qui peut être amélioré et pourquoi. Chacun continuerait ainsi à travailler à la qualité globale du catalogue, pour le bien commun et gagnerait en compétences professionnelles, pour son intérêt personnel.
Un nouvel outil comme un tuteur bienveillant, un ami (catalogueur) qui nous veut du bien.
Trois initiatives, pour dessiner les contours
En 2014, à la suite de l’apparition de l’outil “Eppnator”, un membre du réseau crée l’outil “CheckSudoc” (voir ce billet), outils en ligne et en libre-accès qui, en échange d’un PPN, détectent les améliorations à apporter à une notice.
En 2018, au sein de la structure documentaire devenue aujourd’hui la Direction Générale Déléguée aux Bibliothèques et Musées de l’Université Paris Cité, naît l’outil en ligne VerifSudoc, qui permet de vérifier, selon des règles définies, la qualité des notices bibliographiques reçues via les transferts réguliers ou soumises individuellement via leurs numéros PPN.
En 2021, c’est Kalidos (voir ces billets), développé par le SCD de l’université Claude Bernard en partenariat avec des étudiants dans le cadre d’un Master 2 en informatique, qui ajoute aux fonctionnalités de contrôle bibliographique celles d’un générateur de règles, pour répondre aux besoins de vérifications précises.
Au fur et à mesure, en fonction des besoins et des compétences de leurs créateurs, s’est dessiné ainsi l’outil idéal :
Un outil qui diagnostique la qualité des notices bibliographiques, à la volée ou par lot, explique les enrichissements à apporter, permet de consulter les règles élaborées pour ce diagnostic et d’en créer de nouvelles, propres à ses besoins ou à un chantier de vérification précis.
L’Abes a suivi ces initiatives avec intérêt, jusqu’à proposer son aide pour créer et maintenir un outil unique, national, facile à prendre en main et héritier de ces belles réalisations, en l’enrichissant de nouvelles fonctionnalités : dans une première version, l’utilisateur aura le choix entre plusieurs types de diagnostic (rapide, expert ou ciblé) ; dans une version ultérieure, il pourra créer son espace personnalisé pour y créer, stocker ses propres règles de diagnostic, gérer ses statistiques.
Cet outil, ce sera QualiMarc ! Un petit nom facile à mémoriser, juste et qui tient sa promesse : garantir la production de notices de qualité en format Marc.
La naissance du projet
Au début de l’année 2021, les services “Monographies et Archives” et “Accompagnement des Réseaux” de l’Abes contactent les auteurs des 3 outils existants pour recueillir leurs avis : “développer un quatrième outil, réunissant le meilleur des trois, serait-il pertinent ?”.
Les réponses convergent rapidement vers un consensus positif, puisque cet outil, doté d’un caractère national et officiel, serait facilement accepté par la communauté des catalogueurs et que l’Abes offrirait une garantie de moyens (tant humains qu’informatiques) dédiés à sa maintenance et son évolution.
Le printemps venu, une équipe projet se constitue, composée donc des responsables fonctionnels de CheckSudoc, VerifSudoc et Kalidos, auxquels s’ajoutent deux Coordinatrices Sudoc d’établissements réputés pour leur investissement dans des chantiers qualité. Pour la première fois, des établissements membres du Sudoc font pleinement partie de l’équipe projet (jusqu’à présent, l’Abes sollicitait des volontaires pour des tests fonctionnels sur une version beta). La notion de co-construction, prônée dans le projet d’établissement 2018-2021, uniquement illustrée jusqu’alors par des brainstorming communs et des partages de webservices, prend une nouvelle forme. Huit agents de l’Abes (3 pour la partie fonctionnelle, 5 pour la partie informatique) complètent l’équipe.
La première réunion a lieu aux premiers jours de l’été 2021 : il est naturellement décidé de travailler prioritairement sur les règles de diagnostic.
L’automne, l’hiver et un nouveau printemps seront nécessaires pour compiler, dédoublonner, catégoriser, corriger, créer puis modéliser les presque 500 règles (tous types de document confondus) que QualiMarc saura appliquer.
À l’issue de ce colossal travail, pour lequel l’expérience, l’expertise, la rigueur et l’investissement de l’équipe fonctionnelle furent d’inestimables atouts, les développements informatiques ont pu commencer, un an après, au début de l’été 2022.
Parallèlement, l’équipe UX Design de l’Abes accompagne l’équipe fonctionnelle pour élaborer les interfaces.
Une fois les tests-utilisateurs réalisés, la documentation rédigée et le dispositif d’accompagnement (formation, assistance) prêt, QualiMarc devrait être proposé au réseau des catalogueurs avant la fin de l’année universitaire 2022-2023.
Un avant-goût de QualiMarc
- soumettre au diagnostic qualité un ou plusieurs PPN de notices bibliographiques créées avec WinIBW , soit par saisie des PPN au clavier soit par import d’un fichier txt, csv, xls ou ods (les numéros invalides seront détectés)
- choisir le type de diagnostic souhaité :
- “rapide”, pour vérifier si les règles de base ont été respectées ;
- “expert”, pour peaufiner et étendre l’analyse à toutes les zones Unimarc de la notice ;
- “ciblé”, pour choisir des vérifications répondant à un besoin précis (par exemple par types de documents) ou par axe de travail (par exemple, les données codées ou les nouveautés Unimarc de telle année).
- visualiser immédiatement ou exporter un rapport d’analyse : les PPN avec ou sans erreur
- détailler la liste des erreurs, prendre connaissance de ce qui ne va pas, suivre la consigne donnée pour enrichir la notice
Si l’utilisateur soumet au diagnostic une notice d’ebook, QualiMarc pourra indiquer, par exemple : « Avez-vous pensé à saisir le DOI en zone 017 ?”. Et s’il soumet une notice incomplète de thèse – reproduction : « Vous avez oublié de faire le lien vers la notice de thèse – version de soutenance ». - récupérer la requête à copier/coller dans WinIBW pour obtenir la notice afin de la corriger
- relancer le diagnostic après corrections, pour constater la progression du chantier
- consulter le tableau des règles appliquées pour en prendre connaissance ou interpréter le diagnostic : en rechercher une en particulier, les filtrer, les trier
- consulter, pour éventuellement rejouer, les analyses déjà effectuées lors d’une même session
- créer ses propres règles, en langage naturel, selon ses propres besoins de vérification (par exemple “les notices de tel RCR uniquement”) pour lancer un diagnostic personnalisé – ceci est prévu dans une version ultérieure de l’outil.
Objectif qualité
Ces dernières années, de nombreuses voix se sont élevées dans le réseau pour défendre la qualité des données et du catalogue : lors des Jabes 2019, un forum “Au fait, la qualité, c’est quoi ?” avait remporté un franc succès ; les outils “CheckSudoc” puis “VerifSudoc” ont été adoptés par les catalogueurs ; des organisations spécifiques (pôle / cellule / équipe “Qualité”) ont été mises en place dans certains établissements ; l’Abes a été interpellée pour rappeler leurs engagements à certaines bibliothèques ne jouant pas le jeu collectif de la qualité. Enfin, pendant les confinements successifs de 2020 et 2021, de très nombreuses initiatives (bilan à lire ici) ont démontré l’intérêt croissant du réseau pour améliorer sans cesse le catalogue collectif.
Avec QualiMarc, le réseau Sudoc se dote d’un outil supplémentaire pour atteindre cet objectif : que chacun, quel que soit son niveau de catalogage, puisse produire des données de qualité pour l’ESR français, en étant guidé sans être surveillé et en apprenant de ses erreurs.
L’équipe projet QualiMarc
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